Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool für Besprechungen, aber für viele Benutzer ist eine Besprechung einfach ein Videoanruf. Erst wenn sie Videoanrufe tätigen müssen und mit den verschiedenen Einschränkungen konfrontiert werden, die mit einfachen Videoanruf-Tools einhergehen, verstehen sie, dass eine ausgefeiltere Lösung wie Microsoft Teams erforderlich ist.
Die 5 besten Microsoft Teams-Funktionen
Wenn Sie schon viel über Microsoft Teams gehört haben, sich aber nicht sicher sind, welche Funktionen es besser als andere Online-Meeting-Tools machen, schauen Sie sich die Liste unten an, um es herauszufinden.
1. Terminplanung und Einladungen
Ad-hoc-Meetings lassen sich problemlos mit allen Online-Meeting-Tools abhalten, die Planung ist jedoch komplexer. Wenn ein Online-Meeting geplant ist, müssen nicht nur Uhrzeit und Datum mitgeteilt werden. Außerdem muss ein Link zur Besprechung geteilt werden, auf den Benutzer klicken können.
Theoretisch können Sie wahrscheinlich den Link zu einem Meeting teilen, wenn es Zeit ist, damit es beginnt, aber das ist mühsam und nimmt Zeit von der Besprechung in Anspruch. Mit Microsoft Teams können Sie eine Einladung erstellen und diese an alle senden. Diese Einladung kann jederzeit aktualisiert werden und enthält einen Link zum Meeting. Der Benutzer muss lediglich auf die Schaltfläche „Beitreten“ klicken.
2. Breakout-Räume
Breakout-Räume sind eine relativ neue Funktion in Microsoft Teams. Breakout-Räume werden aus einem bereits laufenden Meeting erstellt und die Teilnehmer sind eine Teilmenge aller Teilnehmer des Meetings.
Breakout-Räume ermöglichen es allen Teilnehmern einer Besprechung, in der Besprechung zu bleiben, aber ihre eigenen separaten Unterbesprechungen darunter zu erstellen. Sie können bei Bedarf zwischen verschiedenen Räumen wechseln und zur Hauptbesprechung zurückkehren.
Stellen Sie sich das wie ein großes Treffen vor, bei dem sich die Mitglieder in kleinere Gruppen aufteilen, um etwas zu besprechen, und gelegentlich zurückkommen, um sich anderen anzuschließen. Breakout Rooms sind eine virtuelle Version dieser Übung.
3. Präsentationsmodus: Bildschirmfreigabe und Anforderungssteuerung
Die meisten Tools für Videoanrufe ermöglichen die Bildschirmfreigabe, auch diejenigen, die auf mobilen Plattformen laufen, aber die gemeinsame Nutzung eines Bildschirms reicht in einer Besprechung oft nicht aus.
Microsoft Teams verfügt über einen ausgefeilten Präsentationsmodus , der es Benutzern ermöglicht, eine PowerPoint-Präsentation zu präsentieren, ihre Foliennotizen anzuzeigen und zu steuern, welche Folien ein Benutzer während der Präsentation sehen und zu denen er navigieren kann.
Im Bildschirmfreigabemodus können Benutzer die Kontrolle anfordern und den Bildschirm des anderen Benutzers oder die App, die sie teilen, fernsteuern. Zusätzlich zur Anforderungskontrolle kann ein Moderator über die Funktion „Zugriff gewähren“ auch freiwillig die Kontrolle an einen Benutzer übergeben.
4. Hintergründe und Hintergrundunschärfe
Wenn Sie zu Hause kein Büro eingerichtet haben oder während eines Videoanrufs andere Personen im Hintergrund blockieren möchten, reicht es aus, den Hintergrund unscharf zu machen oder einen benutzerdefinierten Hintergrund hinzuzufügen.
Microsoft Teams bietet diese Funktion nativ und sie ist ausgezeichnet. Es kann eine Person genau erkennen, sie von ihrem Hintergrund isolieren und sie verwischen oder vollständig ersetzen . Die Funktion ist nur für Desktop-Apps und nicht für die Microsoft Teams-Web-App verfügbar .
5. Aufnahmen und Transkripte
Treffen, die im realen Leben abgehalten werden, d. h. bei denen alle Mitglieder physisch in einem Raum anwesend sind, werden nach Tagesordnungen organisiert und anschließend finden Treffen statt. Bei Online-Meetings gibt es keinen Grund, eines dieser Tools nicht mehr zu verwenden, wenn es später hilft.
Mit Microsoft Teams können Benutzer nicht nur ein Meeting aufzeichnen , sondern auch ein Transkript des Meetings erstellen . Zugegeben, für diese spezielle Funktion ist eine Unternehmenslizenz erforderlich, aber das Transkript ist ziemlich genau und muss von niemandem manuell erstellt werden.
Abschluss
Dies ist eine kurze Liste der Microsoft Teams-Funktionen für Besprechungen. Besprechungen sind nur ein Teil der App; Es bietet außerdem Schichtplanung, eine umfassende Anruflösung und eine hervorragende Einrichtung für die Zusammenarbeit. Möglicherweise finden Sie Besprechungstools, die ähnliche oder einigermaßen vergleichbare Funktionen wie Microsoft Teams bieten, aber die Alternativen sind in der Regel auf Besprechungen ausgerichtet und haben außerhalb von Webkonferenzen kaum etwas anderes zu bieten.
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