So richten Sie automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen in Outlook ein

Öffnen Sie die automatischen Antworten , aktivieren Sie sie, verfassen Sie Ihre Nachricht und legen Sie einen Zeitplan fest. Wählen Sie eine Endzeit oder deaktivieren Sie die Antworten manuell.

Outlook sendet in der Regel automatisch eine Antwort an jeden Absender, solange diese Funktion aktiviert ist. Befolgen Sie die unten stehenden Schritte für Ihre Version und überprüfen Sie die Absendereinstellungen, bevor Sie Details zu Ihrer Abwesenheit mitteilen.

Wählen Sie die richtigen Outlook-Anweisungen aus

Unter Windows befindet sich das neue Outlook oben rechts in der Nähe des Zahnradsymbols für die Einstellungen ; das klassische Outlook hat die Registerkarte „Datei“ am linken Ende des Menübands. Microsoft unterscheidet außerdem zwischen Outlook.com für private Konten und Outlook im Web für Geschäfts- oder Schulkonten . Auch der Kontotyp ist wichtig: Automatische Antworten in Outlook werden für Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten unterstützt, nicht jedoch für Gmail-, Yahoo- oder andere POP/IMAP-Konten, die zu Outlook hinzugefügt wurden.

Automatische Antworten im neuen Outlook für Windows einrichten

1. Wählen Sie im Menüband „Ansicht“ und anschließend „Ansichtseinstellungen“ .
2. In den Einstellungen wählen Sie „Konten“ > „Automatische Antworten“ .
3. Automatische Antworten aktivieren . Um Ihre Abwesenheit zu planen, wählen Sie „Antworten nur während eines Zeitraums senden“ und geben Sie Start- und Enddatum sowie -uhrzeit ein.

Nutzen Sie den Zeitplan, um Ihre gesamte Abwesenheitszeit abzudecken. Falls Sie die Option für den Zeitraum nicht auswählen, denken Sie daran, die automatischen Antworten anschließend manuell zu deaktivieren.

4. Bei einem E-Mail-Postfach für die Arbeit oder Schule können Sie festlegen, ob Sie auch außerhalb Ihrer Organisation antworten möchten. Falls diese Option verfügbar ist, können Sie durch die Beschränkung externer Antworten auf Ihre Kontakte die Anzahl der E-Mails in Newslettern oder Spam-Ordnern reduzieren.
5. Geben Sie eine Nachricht für Kollegen ein und, falls aktiviert, eine separate Nachricht für externe Absender. Wählen Sie Speichern .

Antworten im klassischen Outlook für Windows festlegen

1. Wählen Sie Datei > Automatische Antworten .
2. Wählen Sie „Automatische Antworten senden“ . Um diese zu planen, wählen Sie „ Nur in diesem Zeitraum senden“ und legen Sie die Start- und Endzeit fest.
3. Verfassen Sie Ihre Nachricht im Bereich „Organisationsintern“. Bei einem Geschäfts- oder Schulkonto können Sie den Bereich „Organisationsextern“ für eine separate Nachricht verwenden und auswählen, ob Sie nur Ihren Kontakten oder allen externen Absendern antworten möchten. Klicken Sie auf „OK“ .

Wenn die Option „Automatische Antworten“ unter „Datei“ fehlt, unterstützt das Konto möglicherweise keine automatischen Exchange-Antworten. Microsoft bietet eine regelbasierte Problemumgehung für das klassische Outlook an, die jedoch voraussetzt, dass die Outlook-App während Ihrer Abwesenheit ausgeführt wird. Lesen Sie daher die Anweisungen von Microsoft zum Erstellen einer Abwesenheitsregel, bevor Sie diese verwenden.

Antworten in Outlook im Web oder in Outlook.com festlegen

1. Wählen Sie das Zahnradsymbol für die Einstellungen und anschließend Accounts > Automatische Antworten .
2. Aktivieren Sie die automatischen Antworten und wählen Sie gegebenenfalls „Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden“ . Legen Sie die Daten und Uhrzeiten Ihrer Abwesenheit fest.
3. Verfassen Sie Ihre Nachricht. Bei Geschäfts- oder Schulkonten können Sie festlegen, ob eine externe Antwort gesendet und ob diese auf Ihre Kontakte beschränkt werden soll. Wählen Sie „Speichern“ .

Je nach Ihrem Konto können Sie möglicherweise auch Ihren Kalender sperren, neue Einladungen automatisch ablehnen oder Besprechungen während des Zeitraums absagen. Prüfen Sie jede Option sorgfältig, bevor Sie sie aktivieren: Das Ablehnen oder Absage von Besprechungen kann sich auf bereits in Ihrem Kalender eingetragene Einladungen auswirken.

Wenn Sie keine Endzeit festgelegt haben, gehen Sie zu Einstellungen > Konten > Automatische Antworten und deaktivieren Sie die Funktion, sobald Sie wieder online sind. Die Steuerung und die Formulierung können in älteren Versionen von Outlook im Web abweichen; Microsoft bietet in seiner Anleitung für automatische Antworten in Outlook.com und im Web separate Schritte für die klassische Weboberfläche an .

Richten Sie in Outlook für iOS oder Android eine Abwesenheitsnotiz ein.

1. Öffnen Sie Outlook und tippen Sie auf Einstellungen .
2. Tippen Sie auf das Konto, das Sie aktualisieren möchten, und anschließend auf Automatische Antworten .
3. Aktivieren Sie automatische Antworten. Aktivieren Sie die Option „Antworten innerhalb eines Zeitraums“ und geben Sie Datum und Uhrzeit ein, wenn Sie einen Zeitplan festlegen möchten.
4. Wählen Sie aus, ob Sie Ihren Kalender blockieren möchten, legen Sie die Zielgruppe fest und verfassen Sie Ihre Nachricht. Tippen Sie auf Speichern .

Der mobile Support umfasst Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Hybrid- und Outlook.com-Konten.

Outlook für Mac und Kalenderstatus

Öffnen Sie auf dem Mac „Mail“ > „Tools“ > „Automatische Antworten“ , wählen Sie das Konto aus, aktivieren Sie die Antworten und geben Sie eine Nachricht ein. Die Optionen für die Planung und externe Antworten variieren je nach Konto; siehe die Anweisungen von Microsoft für Mac .

Automatische E-Mails blockieren Ihren Kalender möglicherweise nicht. Erstellen Sie bei Bedarf einen separaten Termin mit der Bezeichnung „Abwesend“, damit Ihre Kollegen sehen, wann Sie nicht erreichbar sind. Weitere Informationen finden Sie in der Kalenderanleitung von Microsoft .

Verfassen Sie eine klare Abwesenheitsnotiz

Geben Sie Ihr Rückreisedatum und eine alternative Kontaktperson an, vermeiden Sie jedoch sensible Reisedetails. Zum Beispiel:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum [Datum] abwesend und werde Ihnen nach meiner Rückkehr antworten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [Kontakt].

Externe Antworten können an Verteilerlisten oder unerwünschte Nachrichten gelangen. Wählen Sie, falls verfügbar, nur die Option „Nur Kontakte“.

Schnelle Fehlerbehebung

• Keine Schaltfläche in der klassischen Outlook-Version: Prüfen Sie, ob es sich um ein POP/IMAP-Konto handelt; möglicherweise erfordert eine Regel, dass Outlook geöffnet bleibt.
• Antworten werden fortgesetzt: Fügen Sie eine Endzeit hinzu oder deaktivieren Sie die Antworten manuell.
• Externe Antworten fehlen: Überprüfen Sie die Option für externe Absender und die Kontaktbeschränkungen.
• Die Menüs unterscheiden sich: Bitte prüfen Sie, welche Outlook-Version Sie verwenden, und folgen Sie den Anweisungen im obigen Abschnitt.

Für kontospezifische Details beginnen Sie mit dem Leitfaden für automatische Outlook-Antworten von Microsoft .