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So aktivieren Sie automatische Abwesenheitsantworten in Outlook
Eine Pause bedeutet, die Arbeit liegen zu lassen, und dazu gehören auch Ihre E-Mails. Eine Abwesenheitsnotiz informiert jeden, der Ihnen eine E-Mail sendet, darüber, dass Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind.
Zu wissen, wie Sie Abwesenheitsantworten in Outlook aktivieren, ist aus zwei Gründen wichtig: Sie sparen Zeit, da Sie nicht jedem antworten müssen, der versucht, Sie zu erreichen, und niemand muss auf Ihre Antwort warten, da in der E-Mail genau steht, warum Sie abwesend sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht in Ihrem E-Mail-Postfach einrichten und Ihren Abwesenheitsstatus in Ihren Kalender eintragen. Die Anweisungen gelten für Desktop- und Mobilbenutzer.
Abwesenheitsnotiz in Outlook in der App senden
Outlook ist sowohl als Desktop-App als auch als mobile App verfügbar. Sehen wir uns an, wie dies auf beiden Plattformen funktioniert:
- Klicken Sie oben in der Desktop-App auf das Einstellungs-/Zahnradsymbol .
- Wenn die Einstellungen geöffnet werden, wählen Sie links „Konten“ und anschließend „Automatische Antworten“ aus .
- Wählen Sie Automatische Antworten aktivieren aus .
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden“ und wählen Sie dann die Daten und Uhrzeiten aus, an denen Sie nicht bei der Arbeit sind.
- Geben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz in das Textfeld ein und aktivieren Sie optional alle Kontrollkästchen auf dieser Seite, die Sie aktivieren möchten.
- Drücken Sie Speichern .
Tipp : Abwesenheits-E-Mails unterscheiden sich von geplanten E-Mails, obwohl Sie E-Mails auch in Outlook problemlos planen können .
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Abwesenheitsnotiz in der mobilen Outlook-App einzurichten. Wir verwenden die Outlook-Android-App , aber sie sollte unter iOS und iPadOS ähnlich funktionieren:
- Tippen Sie oben links auf die Menüschaltfläche .
- Wählen Sie das Einstellungs-/Zahnradsymbol unten im Ausziehmenü.
- Tippen Sie unter E-Mail-Konten auf Ihr Konto .
- Wählen Sie Automatische Antworten aus und tippen Sie dann noch einmal darauf.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Antworten innerhalb eines bestimmten Zeitraums“ .
- Schreiben Sie Ihre Abwesenheits-E-Mail-Antwort und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, wann Ihre Abwesenheits-Antwort gesendet werden soll.
- Tippen Sie zum Speichern oben auf das Häkchen .
Senden einer Abwesenheitsantwort in Outlook über einen Webbrowser
Wenn Sie Outlook.com verwenden , ist das Einrichten von Abwesenheitsnotizen genauso einfach, die Schritte unterscheiden sich jedoch etwas von denen in der App. So aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook:
- Klicken Sie oben rechts auf das Einstellungs-/Zahnradsymbol .
- Wählen Sie in der linken Spalte „Mail“ und in der rechten Spalte „Automatische Antworten“ aus.
- Klicken Sie auf den Schalter neben Automatische Antworten aktivieren .
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden .
- Geben Sie die Start- und Endzeiten ein und aktivieren Sie optional alle weiteren Optionen, die Sie interessieren. Sie können beispielsweise Besprechungen während Ihrer Abwesenheit automatisch ablehnen und Ihre Nachricht auf Kontakte beschränken.
- Schreiben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht in das Textfeld.
- Drücken Sie Speichern , um Ihre Abwesenheitsnachricht in Outlook einzurichten.
Tipp : Abwesenheitsnotizen wirken professionell. Richten Sie daher unbedingt eine entsprechende E-Mail-Signatur ein .
So fügen Sie Abwesenheitsnotizen zu meinem Outlook-Kalender hinzu
Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender mit Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern oder anderen Personen teilen, die Ihren Aufenthaltsort kennen müssen, empfiehlt es sich, eine Abwesenheitsmeldung einzurichten. So ist leicht zu erkennen, dass Sie im Urlaub sind, wenn andere während Ihrer Abwesenheit Besprechungen planen. So aktivieren Sie die Abwesenheitsmeldung im Outlook-Kalender:
- Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender .
- Wählen Sie Neues Ereignis aus .
- Geben Sie Ihrem Abwesenheitstermin einen Namen. Es ist nicht wirklich wichtig, was Sie schreiben; das bleibt ganz Ihnen überlassen.
- Wählen Sie die Startzeit, die Endzeit und die genauen Stunden aus, zu denen Sie nicht im Büro sind.
- Ändern Sie Ihren Status in „ Abwesend“ oder „Beschäftigt“ .
- Drücken Sie Speichern .
So legen Sie weitere Abwesenheitsnachrichten fest
Es ist besonders wichtig, Abwesenheitsnachrichten dort einzurichten, wo Sie während Ihrer Abwesenheit am wahrscheinlichsten kontaktiert werden, z. B. per E-Mail und in Teams . Aber wussten Sie, dass auch andere Apps Abwesenheitsnachrichten unterstützen? Wenn Sie diese Apps verwenden, sollten Sie auch dort eine automatische Antwort einrichten, falls Sie über diese Plattformen kontaktiert werden.
Es gibt beispielsweise eine App, die dies für Android ermöglicht , wenn Sie keine manuellen Antworten von Ihrem Telefon oder Tablet senden möchten. Oder vielleicht verwalten Sie eine Facebook-Seite; richten Sie dort eine Abwesenheitsnotiz ein, um Ihre Nutzer dort zu erreichen. Es gibt auch eine für Twitter und natürlich andere E-Mail-Clients wie Gmail.
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