So stellen Sie in Gmail Ihre Abwesenheit ein

Die Abwesenheitsfunktion in Gmail eignet sich perfekt zum Einrichten, wenn Sie nicht im Büro sind und Ihre potenziellen Kunden nicht mit keiner Antwort warten lassen möchten. Sie können es mithilfe des Schalters in den Gmail-Einstellungen einrichten. Als Geschäftsinhaber ist es wichtig, Leads/Interessenten so schnell wie möglich anzusprechen, da ihre Aufmerksamkeitsspanne minimal ist.

Die automatische Abwesenheitsantwortfunktion in Gmail versorgt Absender mit dringend benötigten Informationen über Ihre Verfügbarkeit. Die gute Nachricht ist, dass Sie sie in der mobilen Gmail-App oder auf Ihrem Desktop einrichten können. Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie dazu benötigen.

So stellen Sie „Abwesend“ in Gmail Desktop ein

Sie können die automatisierte Nachricht über Ihren Webbrowser auf Ihrem PC einrichten. Um dies zu tun,

1. Öffnen Sie Gmail in Ihrem bevorzugten Browser
2. Melden Sie sich an, wenn Sie noch nicht angemeldet sind
3. Navigieren Sie zur oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms (in Richtung Ihres Profils) und klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das für Einstellungen steht

       4. Wählen Sie als Nächstes die  Leiste „Alle Einstellungen anzeigen“.

       5. Scrollen Sie nach unten, um  unten den Abschnitt „Urlaubshelfer“ zu finden

       6. Sobald Sie gefunden haben, klicken Sie auf den Kreis neben „Vacation Responder On“.

       7. Sie sehen die Option, das Start- und Enddatum des Autoresponders festzulegen. Füllen Sie sie mit dem darin bereitgestellten Dropdown-Kalender aus

       8. Geben Sie als Nächstes die automatische Abwesenheitsnotiz ein, die Sie im Nachrichtenbereich verwenden möchten

       9. Fügen Sie einen Betreff oder Titel hinzu

       10. Um den Autoresponder zu personalisieren, klicken Sie auf das Kästchen neben „ Nur eine Antwort an Personen in meinen Kontakten senden“,  um ihn zu aktivieren.

       11. Klicken Sie abschließend auf Änderungen speichern  , um die Einrichtung abzuschließen

So richten Sie die Abwesenheitsnotiz in der mobilen Gmail-App ein

Das Einrichten des Abwesenheits-Autoresponders ist auf einem Mobiltelefon genauso einfach, unabhängig vom Betriebssystem (OS). Um dies zu tun,

1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Android-Smartphone oder iPhone
2. Tippen Sie auf die Hamburger-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Bildschirms

       3. Tippen Sie  im Menü auf Einstellungen

       4. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, für die Sie die automatische Abwesenheitsantwort aktivieren möchten

       5. Scrollen Sie im nächsten Bildschirm nach unten zu „Vacation Responder“ und tippen Sie darauf

       6. Schalten Sie den Urlaubsmelder mit dem Schieberegler ein

       7. Legen Sie die Start- und Endzeit für den Autoresponder fest

       8. Geben Sie die Nachricht und die Betreffzeile in die bereitgestellten Textfelder ein

       9. Wie in der Desktop-Version verfügbar: Wenn Sie möchten, dass nur Ihre Kontakte eine Abwesenheitsnotiz erhalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „ Nur an meine Kontakte senden“.

       10. Tippen Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Speichern“, um alle Änderungen zu speichern.

So funktioniert die Abwesenheitsnotiz in Gmail

Damit diese Funktion so effizient wie möglich funktioniert, steckt viel in den Backend-Befehlen, die Sie sehr praktisch finden werden. Sie sind dazu da, Ihre Autoresponder zu regulieren, damit sie nicht als Spam, überflüssig oder erzwungen wirken.

Sie sind wie folgt:

1. Sie können nur das Start- und Enddatum festlegen, nicht jedoch die Uhrzeit. Daher ist die automatische Startzeit für den Autoresponder 12:00 Uhr um Mitternacht und endet um 23:49 Uhr des Enddatums
2.  Ein Absender erhält die automatische Antwort nur einmal, wenn Sie nicht im Büro sind, sofern er innerhalb von vier Tagen keine weitere E-Mail sendet
3. Wenn derselbe Absender Ihnen nach vier Tagen erneut eine Nachricht sendet, erhält er die automatische Antwort
4. Wenn Sie Ihre automatische Antwortnachricht ändern, wird der Vier-Tage-Timer für alle Absender zurückgesetzt. Wenn Ihnen also jemand innerhalb der festgelegten Nachricht eine weitere Nachricht sendet, erhält er die neue automatische Antwort, unabhängig davon, wann er die vorherige erhalten hat
5. Sobald Sie die automatische Urlaubsantwort aktiviert haben, können andere Gmail-Nutzer Ihren Abwesenheitsstatus sehen, wenn sie ihre Nachrichten an Sie verfassen. Leider ist diese Funktion für diejenigen, die Ihnen über Apps wie Outlook Nachrichten senden, nicht verfügbar
6. Jede E-Mail, die in Ihren Spam-Ordner oder in die von Ihnen abonnierte Mailingliste gelangt, erhält keine automatische Antwort

Verwandte Themen: So löschen Sie ein Gmail-Konto: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

So teilen Sie Ihren Abwesenheitsstatus mit

Andere Benutzer können Ihren Abwesenheitsstatus wie oben beschrieben nur sehen, wenn Sie dies in Ihrem Google-Kalender zulassen. So funktioniert es: Sie müssen einen Abwesenheitstermin in Google Kalender erstellen und ihn mit Ihren Kollegen oder anderen Personen teilen, deren Status Sie sehen möchten. 

Es gibt jedoch einen Haken; Die Abwesenheitsveranstaltung muss über Ihre Arbeitszeit hinausgehen oder sich über einen ganzen Tag erstrecken. Sobald Sie fertig sind, können die von Ihnen zugelassenen Personen Ihren Status sehen, wenn sie Ihnen eine E-Mail senden.

So erhalten Sie eine bessere Abwesenheitsantwort in Gmail

Die Abwesenheitsnotiz ist intelligenter als Sie denken. Indem Sie tiefer in die Einstellungen eintauchen und bestimmte Filter aktivieren, können Sie personalisiertere Antworten mit unterschiedlichen Nachrichten für bestimmte Absender erstellen. Um dies zu tun,

1. Verfassen Sie die automatische Antwort in einer neuen E-Mail
2. Klicken Sie dabei auf die vertikalen drei Punkte unten rechts
3. Wählen Sie  Vorlagen aus
4. Klicken Sie anschließend auf  Entwurf als Vorlage speichern  und dann  auf Als neue Vorlage speichern
5. Benennen Sie die Vorlage im nächsten Fenster
6. Gehen Sie nun zu den Gmail-Einstellungen
7. Gehen Sie zur   Registerkarte Filter und blockierte Adressen
8. Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten und klicken Sie auf „  Neuen Filter erstellen“.

       9. Geben Sie im Feld „Von“  die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine personalisierte automatische Antwort senden möchten

       10. Klicken Sie anschließend auf Filter erstellen

       11. Markieren Sie nun im Fenster „Filter erstellen“ das Kontrollkästchen neben „ Vorlage senden“.

       12. Wählen Sie den Empfänger aus, den Sie in Schritt 9 eingegeben haben

       13. Klicken Sie abschließend auf Filter erstellen,  um alle Änderungen zu speichern

Jedes Mal, wenn Ihnen der Absender in Schritt 9 eine E-Mail sendet, wird die automatische E-Mail in Schritt 4 als Vorlage gespeichert.

So deaktivieren Sie die automatische Antwort in Gmail

Möglicherweise möchten Sie die automatische Antwort deaktivieren, wenn Sie zur Arbeit zurückkehren. Google hat es einfacher gemacht, da Sie Ihren Status direkt über Ihrem Posteingang sehen können und die Möglichkeit haben, ihn zu deaktivieren. Klicken Sie einfach auf  Jetzt beenden  , um es zu deaktivieren.

Wenn Sie es lieber in den Einstellungen deaktivieren möchten oder sich in der mobilen Gmail-App befinden, öffnen Sie die Einstellungen in Gmail . Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Vacation Responder“ und deaktivieren Sie ihn.