So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook für Windows 11 und im Web

Unter Windows 11 können Sie in der Desktop-App oder der Webversion von Outlook die E-Mails, die Sie an andere senden, verschlüsseln, um Ihre vertraulichen Nachrichten und Dateien zusätzlich zu schützen. In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie das geht.

Obwohl E-Mails, die Sie mit Ihrer „Outlook.com“-Adresse senden, verschiedene Arten von Sicherheitsebenen (wie z. B. Transport Layer Security (TLS) ) verwenden, um die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und den Servern von Microsoft zu verschlüsseln und die Daten während der Übertragung zu schützen, handelt es sich dabei nur um grundlegende Sicherheitsfunktionen.

Wenn Sie ein Microsoft 365 Personal- oder Family-Abonnement besitzen , bietet Microsoft Ihnen außerdem Funktionen zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Inhalte – sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand. Das bedeutet, dass die E-Mail-Nachricht und ihre Anhänge in ein unlesbares Format umgewandelt werden, das nur vom beabsichtigten Empfänger mit dem korrekten Entschlüsselungsschlüssel gelesen werden kann.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen die Schritte zum Versenden verschlüsselter E-Mails mit einer Outlook.com-, Hotmail.com-, Live.com- oder MSN.com-E-Mail-Adresse in der Outlook-App oder der Webversion des Microsoft-Dienstes.

Versenden Sie verschlüsselte E-Mails mit der Outlook-App und im Web.

Um eine vollständig verschlüsselte E-Mail über die Outlook-App oder das Web zu versenden, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie die Outlook- App (oder die Webversion).

    

    

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ , um eine neue Nachricht zu verfassen.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen .

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verschlüsseln “.

5. (Option 1) Wählen Sie die Option „Nicht weiterleiten“ , um die Nachricht und die Dateianhänge zu verschlüsseln.

   Kurzer Hinweis: Bei Verwendung dieser Option bleiben Microsoft 365 (Office)-Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint usw. nach dem Herunterladen verschlüsselt. Der Empfänger kann jedoch andere Dateien wie PDFs und Bilder unverschlüsselt herunterladen.

6. (Option 2) Wählen Sie die Option „Verschlüsseln“ , um die Nachricht und die Dateianhänge zu verschlüsseln.

   

   Kurzer Hinweis: Bei Verwendung dieser Option bleiben die Nachrichten verschlüsselt und verlassen den Microsoft 365-Container nicht. Der Empfänger kann die Anhänge unverschlüsselt von Outlook.com oder der mobilen App herunterladen. Nutzt er jedoch einen E-Mail-Client eines Drittanbieters, ist ein Kennwort erforderlich, um die Dateien von der Microsoft 365-Nachrichtenverschlüsselungs-Website herunterzuladen.

7. Verfassen Sie Ihre Nachricht.

8. (Optional) Dateianhang konfigurieren.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden “.

Sobald Sie die Schritte abgeschlossen haben, kann der Empfänger verschlüsselte Nachrichten wie gewohnt über die Outlook-App oder die Outlook.com-Website lesen und beantworten.

Sie können jederzeit auf „Verschlüsselung entfernen“ klicken, um die Sicherheitsfunktion für eine bestimmte E-Mail vor dem Senden zu deaktivieren. Wenn Sie die Nachricht bereits gesendet haben, können Sie die Verschlüsselung nicht mehr entfernen, aber Sie können jederzeit eine weitere unverschlüsselte Nachricht senden.

E-Mail-Verschlüsselung für verschiedene Empfänger

Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail senden und der Empfänger eine E-Mail-App eines Drittanbieters verwendet, erhält er eine separate Nachricht mit Anweisungen zum Zugriff auf den verschlüsselten Inhalt. Um fortzufahren, muss er sich mit einem Microsoft-Konto oder einem Microsoft 365-Konto anmelden.

Wenn der Empfänger Gmail oder Yahoo Mail nutzt, kann er die Nachricht durch Anmeldung mit seinem jeweiligen Konto abrufen. Alternativ kann er einen in der E-Mail enthaltenen temporären Passcode verwenden.

Bei AOL oder anderen, weniger verbreiteten E-Mail-Anbietern muss der Empfänger einen temporären Passcode verwenden, um die verschlüsselte Nachricht zu lesen.

Zugriffsberechtigungen für Anhänge

Wenn Sie die Option „Verschlüsseln“ auswählen , können Empfänger, die Outlook.com, Hotmail.com, Live.com oder MSN.com (über Outlook im Web oder als Desktop-App) verwenden, Anhänge ohne zusätzliche Verschlüsselung herunterladen.

Empfänger, die andere E-Mail-Dienste oder -Clients verwenden, benötigen jedoch einen Passcode, um Anhänge vom Microsoft-Downloadportal herunterzuladen.

Wenn Sie die Option „Nicht weiterleiten“ auswählen , bleiben Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auch nach dem Herunterladen durch den Empfänger verschlüsselt. Leitet der Empfänger die Datei an eine andere Person weiter, kann diese die Datei nicht öffnen, da sie keine Berechtigung dazu hat.

Outlook.com-Nutzer können jedoch verschlüsselte Office-Dateien mithilfe von Desktop-Apps unter Windows 11 öffnen. Auch Microsoft 365-Nutzer können diese Dateien auf jeder Plattform öffnen, die von Microsoft Office-Apps unterstützt wird.

Diese Einschränkungen gelten nur für Microsoft 365 (Office)-Dateiformate wie Word, Excel und PowerPoint. Andere Dateitypen wie PDFs, Bilder oder Videos können in der Regel unverschlüsselt heruntergeladen werden, sofern keine andere Konfiguration vorgenommen wurde.