¿Qué es Google Docs y cómo aprovecharlo al máximo?

Google Docs es uno de los procesadores de texto en línea más populares que existen. Utilizado por profesionales y aficionados por igual, puede crear, editar, guardar, compartir e incluso trabajar en documentos con compañeros de equipo en tiempo real. Además, ¿mencionamos que es gratis? Aquí hay una introducción a Google Docs y lo que puede hacer por usted.

¿Qué es Documentos de Google?

Google Docs es un procesador de textos en línea que le permite crear documentos de texto sin ningún software especial, de forma gratuita. Cualquier dispositivo con conexión a Internet y la capacidad de escribir debería permitirle usarlo, ya sea una computadora portátil, una tableta, una computadora o incluso su teléfono.

Sin embargo, hay mucho más en Google Docs que solo documentos de texto normales. Es parte de Google Workspace, que es un conjunto de aplicaciones que incluye Sites, Drive, Calendar, Chat, Sheets, Slides, Forms, Keep, Gmail y Meet. Todas estas son aplicaciones basadas en la nube que son excelentes para colaboraciones, uso personal o incluso empresas, que pueden comprar diferentes niveles de servicios. Hablando de compras, es importante tener en cuenta que, si bien Google Docs es gratuito, al igual que Google Meet, Gmail y algunas otras aplicaciones similares, Google Workspace no lo es. Brinda una mayor variedad para colaboraciones a mayor escala y tiene diferentes niveles de precios, por lo tanto, tenga en cuenta sus necesidades para encontrar qué productos de Google se adaptan mejor a sus necesidades.

Google Docs viene con características sorprendentes, como la cooperación en tiempo real entre varias personas en los mismos documentos. Otros beneficios incluyen seguridad y privacidad, guardado automático e historial de versiones, conexión perfecta con otras aplicaciones de Google, complementos de terceros, acceso sin conexión, inteligencia integrada para cosas como la gramática y la ortografía, y toneladas de capacidades de edición para que sea fácil. para trabajar en proyectos de grupo.

Cómo usar Documentos de Google

Si eres nuevo en Google Docs, puede parecer abrumador al principio, pero la aplicación es muy intuitiva y fácil de aprender. Aquí hay algunos pasos para comenzar.

Acceso a Documentos de Google

Según el dispositivo que esté utilizando, los pasos para acceder a Google Docs pueden ser ligeramente diferentes. Estos son los pasos básicos para los diferentes dispositivos. Tenga en cuenta que todos ellos requerirán que tenga una cuenta de Google, que es gratis para registrarse.

Acceso al navegador web de Google Docs:

1. En su dispositivo (cualquiera que tenga un navegador web), vaya a drive.google.com. Si ha iniciado sesión en su cuenta de Google, lo llevará a " Mi unidad ".
2. Desde allí, puede cargar, crear, compartir u organizar archivos.

Otro método de navegador es:

1. Otra forma de acceder a Google Docs es iniciar sesión en su cuenta de Gmail o Google desde cualquier navegador web.

1. Desde allí, en la parte superior derecha, verá un menú de aplicaciones de Google. Haga clic en él, luego desplácese hacia abajo hasta Google Drive y acceda a Docs allí, o puede desplazarse más hacia abajo y acceder a Google Docs individualmente.

PC de escritorio y portátil Acceso a Google Docs:

1. Vaya a https://www.google.com/drive/download/ e instale Google Drive para su Mac o PC.
2. Abra Google Drive desde su escritorio, prestando atención a dónde se guarda la carpeta para que pueda acceder a ella fácilmente. Desde allí puede acceder a Docs.

* Tenga en cuenta que los dispositivos basados ​​en Linux deberán acceder a Google Docs a través de su navegador web en lugar de descargar Google Drive, ya que no está disponible para ese sistema operativo.

Acceso a Documentos de Google desde dispositivos móviles/tabletas

1. Según su dispositivo, puede instalar la aplicación Google Drive desde Play Store para Android o App Store para iOS.
2. Abra la aplicación Drive desde su dispositivo
3. Accede a Documentos de Google desde Drive

Creación y edición de documentos en Google Docs

Una de las principales razones para usar Google Docs es crear y editar documentos. Los diferentes dispositivos tendrán diferentes métodos para hacerlo, todo lo cual se tratará a continuación.

Creación de documentos con PC

1. Desde la pantalla de inicio de Docs (abierta a través de su computadora), busque "Iniciar un nuevo documento", en la parte superior izquierda.
2. Haga clic en la opción "En blanco" para crear un nuevo documento. Nota: a la derecha de esto también hay varias plantillas para elegir, como folletos y propuestas de proyectos.
3. Desde allí, puede crear y editar un documento, utilizando las barras de herramientas y las opciones desplegables para personalizar o realizar cambios. Se guardará automáticamente durante todo el proceso.

Hay mucha personalización disponible al crear documentos. Aquí hay un consejo útil sobre cómo configurar un tamaño de página personalizado en Google Docs .

Creación de documentos a través de móvil/tableta

1. Ve a tu aplicación y ábrela. Inicie sesión si se le solicita.
2. En la parte inferior, toque la opción "Crear +". Esto creará un nuevo archivo. También puede usar esta opción para abrir una plantilla, como un currículum o una carta, para trabajar.

Funciones de edición en PC

Las posibilidades de edición en Google Docs son lo suficientemente numerosas como para justificar su propio artículo. Algunos de los conceptos básicos, sin embargo, están a continuación. Vaya a un documento para explorarlos.

• Deshacer/Rehacer : Vaya a "Editar" en la barra de herramientas para acceder. Deshace o rehace la última acción realizada.
• Copiar/Pegar , Buscar y Reemplazar : todo bajo "Editar" Copiar y pegar es útil para texto e imágenes, Buscar es perfecto para buscar palabras clave y Reemplazar es una forma de ahorrar tiempo para reemplazar palabras específicas dentro de todo el documento.

• La opción "Ver" mostrará cosas como la regla y el diseño de impresión para que tenga una idea de cómo se verá su documento.

• El menú desplegable "Insertar" en la parte superior izquierda tiene todo tipo de funciones, como la inserción de tablas, números de página, imágenes, gráficos, tabla de contenido, enlaces y más.

• "Formato" tiene características de párrafo como espaciado, viñetas, texto, etc.

• Nota: Al hacer clic con el botón derecho, se abrirán algunas de las opciones de edición más utilizadas, como pegar, comentar, insertar enlace , etc. Esto le ahorra tiempo. Además, la mayoría de estas funciones tienen atajos de teclado que puede ver y aprender para editar documentos aún más rápido.

Funciones de edición en dispositivos móviles/tabletas

La aplicación móvil todavía tiene muchas capacidades de edición, incluso si hay algunas diferencias con la versión para PC.

• En la esquina superior derecha: Botones Deshacer y Rehacer , Insertar + barra de herramientas y opciones de formato de texto/párrafo si toca la A. La parte inferior de la versión móvil tiene opciones de fuente como negrita o subrayado , funciones de resaltado, alineación de texto e incluso viñetas y numeración.

• La pestaña de inserción parece un " + " e incluye: hipervínculo, comentario, imagen, tabla, salto de página, línea horizontal, número de página y varias otras opciones de inserción.

• Al hacer clic en los tres puntos horizontales, se abren más opciones, como cambiar el tema claro, el recuento de palabras , la configuración de la página, buscar y reemplazar , y más.
• Nota: si está tratando de editar un documento a través de la aplicación móvil, es posible que deba tocar dos veces o tocar el ícono del lápiz para ingresar al modo de edición, ya que de manera predeterminada está en modo de solo lectura.

Colaborar y compartir documentos en Google Docs

Compartir documentos a través de PC

Los archivos y las carpetas de Google Drive se pueden compartir con cualquier persona. Puede controlar si la otra persona puede editar, comentar o simplemente ver el archivo. Aquí están los pasos:

1. Abra el archivo que desea compartir.
2. Haga clic en el botón azul "Compartir"

1. Agregue a las personas con las que desea compartirlo escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico. Si no tienen una cuenta de Google Doc, se les invitará a configurar una gratis antes de ver el archivo.

1. Elija sus permisos para compartir, como espectador (solo lectura, no puede editar ni comentar), editor (privilegios de edición completos) o comentarista (no puede cambiar el archivo, pero puede ver y dejar comentarios). Tiene la opción de enviar un mensaje con el archivo.
2. Haga clic en el cuadro "Notificar a las personas" para enviar por correo electrónico, o puede copiar y pegar el enlace antes de finalmente presionar "Enviar". Nota: puede optar por compartir el archivo con cualquier persona que tenga el enlace, lo que haría a través del menú desplegable "Acceso general" . Pero, si lo hace, su documento no será muy seguro. Cualquiera podría compartirlo con cualquier otra persona y ellos podrían verlo.

Compartir documentos a través de dispositivos móviles/tabletas

1. Accede al documento desde tu dispositivo móvil o tablet
2. Toque el icono de compartir en la esquina superior derecha de la pantalla (la persona con el símbolo +)

1. Ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el documento. Si no tienen una cuenta de Google Doc, se les invitará a configurar una gratis antes de ver el archivo.

1. Elija sus permisos para compartir, como espectador (solo lectura, no puede editar ni comentar), editor (privilegios de edición completos) o comentarista (no puede cambiar el archivo, pero puede ver y dejar comentarios).
2. Escriba un mensaje para el destinatario (opcional). Tenga en cuenta que Google Docs enviará automáticamente una notificación por correo electrónico a la persona a menos que toque los tres círculos para acceder a la opción " omitir el envío de notificaciones ".

1. Cuando esté listo para enviar, toque el botón de avión de papel " enviar " en la esquina inferior derecha.

Para enviar un Doc a través de un enlace a cualquier persona a través de un dispositivo móvil/tableta

1. Accede al documento desde tu dispositivo
2. Toque el icono de compartir (persona y signo +)
3. Toque Administrar acceso (la silueta de 2 personas) y luego Restringido > para abrir las opciones.

1. Toque Restringido> nuevamente y luego toque la nueva opción " Cualquiera con el enlace ", momento en el que también puede tocar el botón de enlace para copiarlo en su portapapeles. En ese momento, podrá determinar el nivel de acceso que tendrá la persona con el enlace, como espectador, editor, comentarista.

1. Pegue el enlace a la otra persona a través de un mensaje de texto o correo electrónico.

Funciones de colaboración avanzadas

Aquí hay algunas herramientas y características para hacer que compartir y trabajar en archivos juntos sea más fácil:

• Chatea a través del documento con colaboradores en tiempo real
• Modo de sugerencia para ediciones, de modo que solo las sugerencias aprobadas se conviertan en cambios reales
• Documente el historial de versiones para mantenerse al tanto de los cambios y las versiones anteriores
• Crear comentarios a través del signo + en la parte superior del documento, para tomar notas para usted o para otros sobre aspectos específicos del documento.
• @-menciones ayudan a realizar un seguimiento de otros contactos y colaboradores en el proyecto
• Los niveles de acceso y permiso ayudan a mantener los proyectos seguros
• Invita a otros a ver o editar documentos

Funciones principales de Google Docs

Además de las herramientas y habilidades de colaboración obvias por las que Google Docs es apreciado, aquí hay algunas características útiles de la aplicación que quizás no conozcas.

Habilidades de traducción

Con la opción Herramientas-Traducir documento , esta capacidad es excelente para crear una versión traducida de un archivo o incluso para leer un documento en otro idioma, ya que puede copiar y pegar el texto en un Documento de Google para hacerlo usted mismo. una versión en su idioma nativo para leer.

Escritura de voz

Nuevamente accesible a través de Herramientas , esto le permite usar su micrófono para dictar texto a Google Doc. Esta es una excelente opción para aquellos que pueden tener problemas de destreza, baja visión u otros desafíos similares, o incluso para aquellos que simplemente prefieren vocalizar sus documentos en lugar de escribirlos.

Explorar la barra lateral

Otra herramienta , abre una barra lateral con una función de búsqueda. Puede escribir el tema para encontrar contenido relacionado para su documento. Puede buscar esto a través de la web, imágenes o incluso su propio Google Drive.

Preguntas frecuentes

¿Cómo veo el recuento de palabras en Google Docs?

Vaya a la barra de menú, haga clic en Herramientas , haga clic en Contar palabras . Si desea la información de un párrafo específico, resáltelo primero y luego siga estos mismos pasos.

¿Es Google Docs realmente gratis?

Sí. Cualquier persona con una cuenta de Google (también gratuita), puede acceder a ella.

¿Cómo importo un archivo de Word a Google Doc?

Ve a tu Google Drive

Haga clic en "Nuevo" y luego en "Cargar archivo"

Navegue a su archivo y haga clic en "Abrir".

Cuando su archivo esté cargado, haga clic derecho y luego seleccione "Abrir con Google Docs".

¿Cómo exporto un documento de Google a Microsoft Word?

Abre tu documento de Google

Vaya a Archivo, luego coloque el cursor sobre la opción "descargar"

Desde allí, mueva el cursor hacia la derecha y seleccione "Microsoft Word". Se descargará una versión de Word del documento para su uso.

¿Quiere conocer más consejos excelentes, como cómo guardar Google Docs como PDF ? Lo tenemos cubierto, como con este método para insertar un cuadro de texto .

Conclusión

Google Docs es una gran herramienta para la creación de documentos, así como para colaborar, compartir y ajustar esos documentos. Se conecta sin problemas con otras aplicaciones y complementos, es fácilmente accesible para todos y tiene potentes funciones, como traducción, importación y exportación, e incluso chat en el documento. Hay docenas de maneras de hacer que su proyecto sea perfecto, todo por el precio de nada.

¿Qué funciones de Documentos de Google te encantan? ¿Algo sobre lo que te gustaría saber más o te mueres por que Google agregue? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!