Cómo configurar fuera de la oficina en Teams (guía completa)

Si necesitas suspender temporalmente tus actividades en Microsoft Teams y notificar a tus colegas que no estarás disponible, tienes diez fáciles pasos para configurar un mensaje de fuera de la oficina. Esto no solo mejorará la comunicación, sino que también optimizará tu tiempo fuera del trabajo. A continuación, te mostramos ambos métodos: desde Teams y Outlook.

Mira nuestro video tutorial

Para un aprendizaje más visual, echa un vistazo a nuestro video a continuación, donde podrás ver exactamente cómo hacer esto. También puedes seguir las imágenes paso a paso en la guía completa.

Importancia de un mensaje 'Fuera de la oficina'

El mensaje de fuera de la oficina es crucial, ya que permite a tus compañeros saber que no estás disponible en ese momento. Aunque los servicios de chat continúan activos y pueden enviarte mensajes, tener un mensaje automático ayuda a gestionar mejor las expectativas de respuesta.

Pasos para configurar los mensajes 'Fuera de la oficina'

Microsoft Teams permite a los usuarios establecer un mensaje automático de fuera de la oficina. Este mensaje se enviará a quienes intenten ponerse en contacto contigo a través del chat o una conversación de grupo/equipo.

1. Establezca el estado Fuera de la oficina en Microsoft Teams

1. Abre Microsoft Teams.
2. Haz clic en tu perfil en la parte superior derecha.
3. Selecciona "Establecer mensaje de estado" en el menú desplegable.
4. Redacta un mensaje que no exceda 280 caracteres. Puedes mencionar a un compañero si es necesario.
5. Abre el menú "Borrar mensaje de estado después de".
6. Selecciona "Personalizado".
7. Elige la última fecha en la que estarás fuera.
8. Haz clic en "Listo" para completar la configuración.

2. Configuración desde la aplicación de Outlook

Si usas la misma cuenta para Teams y Outlook, configurar un mensaje de fuera de la oficina en Outlook permitirá la sincronización con Teams.

1. Abre Outlook en tu escritorio.
2. Selecciona Archivo.
3. Haz clic en "Respuestas automáticas".
4. Activa 'Enviar respuestas automáticas'.
5. Redacta tu respuesta personalizada.
6. Selecciona 'Enviar solo durante este intervalo de tiempo'.
7. Define el intervalo de fechas para el envío del mensaje automático.
8. Haz clic en 'Aceptar'.
9. Agrega excepciones si lo deseas presionando 'Reglas' en la parte inferior.

Desactivar el estado Fuera de la oficina

Desde Microsoft Teams

Si deseas desactivar el estado antes de la fecha programada, sigue estos pasos:

1. Abre Microsoft Teams.
2. Haz clic en tu perfil en la parte superior derecha.
3. Haz clic en el botón eliminar/papelera en la parte inferior derecha del mensaje de fuera de la oficina.
4. El mensaje/estado será eliminado automáticamente.

Desactivar el mensaje de Alertas en Outlook

Si configuraste un mensaje en Outlook, deberás desactivarlo desde allí para que la sincronización funcione adecuadamente:

1. Abre Outlook.
2. Dirígete a Archivo.
3. En Respuestas automáticas, haz clic en el botón "Desactivar".

Nota: El estado puede tardar en sincronizarse con Microsoft Teams.

Conclusión

En resumen, configurar un estado de fuera de la oficina en Microsoft Teams es simple y efectivo. Se recomienda utilizar la opción nativa sobre Outlook, ya que las respuestas automáticas pueden no sincronizarse correctamente, lo que podría dejar mensajes activos mucho después de haber regresado. Para aquellos que utilizan cuentas no de Microsoft, la opción integrada en Outlook no estará disponible.