Cómo cifrar el correo electrónico en Outlook para Windows 11 y web

En Windows 11 , si usas la aplicación de escritorio o la versión web de Outlook, puedes usar el cifrado para añadir una capa adicional de seguridad a los correos electrónicos que envías y así proteger tus mensajes y archivos confidenciales. En esta guía, te mostraré cómo hacerlo.

Si bien los correos electrónicos que envías utilizando tu dirección de “Outlook.com” utilizan diferentes tipos de capas de seguridad (como Transport Layer Security (TLS) ) para cifrar la conexión entre tu dispositivo y los servidores de Microsoft y proteger los datos durante la transmisión, estas son solo características de seguridad básicas.

Si tienes una suscripción a Microsoft 365 Personal o Familiar , Microsoft también ofrece funciones para cifrar el contenido de tus correos electrónicos, tanto durante la transmisión como cuando están en reposo. Esto significa que el mensaje y los archivos adjuntos se codifican en un formato ilegible que solo puede ser leído por el destinatario con la clave de descifrado correcta.

En esta guía , te mostraré los pasos para enviar correos electrónicos cifrados utilizando una dirección de correo electrónico de Outlook.com, Hotmail.com, Live.com o MSN.com en la aplicación Outlook o en la versión web del servicio de Microsoft.

Envía correos electrónicos cifrados con la aplicación y la web de Outlook.

Para enviar un correo electrónico completamente cifrado a través de la aplicación o la web de Outlook, siga estos pasos:

1. Abra la aplicación (o la versión web) de Outlook .

    

    

2. Haz clic en el botón "Nuevo" para redactar un nuevo mensaje.

3. Haz clic en la pestaña Opciones .

4. Haz clic en el botón Cifrar .

5. (Opción 1) Seleccione la opción No reenviar para cifrar el mensaje y los archivos adjuntos.

   Nota importante: Al usar esta opción, los documentos de Microsoft 365 (Office) de Word, Excel, PowerPoint, etc., permanecerán cifrados después de su descarga. Sin embargo, el destinatario podrá descargar otros archivos, como PDF e imágenes, sin cifrado.

6. (Opción 2) Seleccione la opción Cifrar para cifrar el mensaje y los archivos adjuntos.

   

   Nota importante: Al usar esta opción, los mensajes permanecerán cifrados y no saldrán del contenedor de Microsoft 365. El destinatario podrá descargar los archivos adjuntos sin cifrado desde Outlook.com o la aplicación móvil. Sin embargo, si utiliza un cliente de correo electrónico de terceros, se requerirá un código de acceso para descargar los archivos desde el sitio web de Cifrado de mensajes de Microsoft 365.

7. Redacta tu mensaje.

8. (Opcional) Configure el archivo adjunto.

9. Haz clic en el botón Enviar .

Una vez completados los pasos, el destinatario podrá leer y responder a los mensajes cifrados con normalidad utilizando la aplicación Outlook o el sitio web Outlook.com.

Siempre puedes hacer clic en «Eliminar cifrado» para desactivar la función de seguridad de un correo electrónico específico antes de enviarlo. Si ya enviaste el mensaje, no podrás eliminar el cifrado, pero siempre puedes enviar otro mensaje sin cifrar.

Cifrado de correo electrónico para diferentes destinatarios

Cuando envías un correo electrónico cifrado y el destinatario usa una aplicación de correo electrónico de terceros, recibirá un mensaje aparte con instrucciones sobre cómo acceder al contenido cifrado. Para continuar, deberá iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta de Microsoft 365.

Si el destinatario usa Gmail o Yahoo Mail, puede acceder al mensaje iniciando sesión con su cuenta. También puede usar un código de acceso temporal que se incluye en el correo electrónico.

En el caso de AOL u otros proveedores de correo electrónico menos comunes, el destinatario debe utilizar una contraseña temporal para leer el mensaje cifrado.

Permisos de acceso para archivos adjuntos

Si selecciona la opción "Cifrar" , los destinatarios que utilicen Outlook.com, Hotmail.com, Live.com o MSN.com (a través de Outlook en la web o en la aplicación de escritorio) podrán descargar los archivos adjuntos sin cifrado adicional.

Sin embargo, los destinatarios que utilicen otros servicios o clientes de correo electrónico deberán usar un código de acceso para descargar los archivos adjuntos desde el portal de descargas de Microsoft.

Al seleccionar la opción "No reenviar" , los archivos de Word, Excel y PowerPoint permanecen cifrados incluso después de que el destinatario los descargue. Si el destinatario reenvía el archivo a otra persona, esta no podrá abrirlo porque no tiene permiso.

Sin embargo, los usuarios de Outlook.com pueden abrir archivos de Office cifrados mediante aplicaciones de escritorio en Windows 11. Asimismo, los usuarios de Microsoft 365 pueden abrir estos archivos en cualquier plataforma compatible con las aplicaciones de Microsoft Office.

Estas restricciones solo se aplican a los formatos de archivo de Microsoft 365 (Office), como Word, Excel y PowerPoint. Otros tipos de archivo, como PDF, imágenes o vídeos, generalmente se pueden descargar sin cifrado, a menos que se configure de otra manera.