eDoc Organizer es una aplicación de gestión documental que integra escaneos de documentos en papel y archivos digitales en una biblioteca con función de búsqueda. Organiza documentos de Word y PDF con etiquetas, permite filtrar un espacio de trabajo con miniaturas y escanear varias páginas en un solo PDF. Su idea principal es sencilla: categorizar un documento de diversas maneras para poder encontrarlo fácilmente sin tener que recordar la ruta de una carpeta.
Las ilustraciones de la interfaz que se muestran a continuación ilustran las tareas descritas aquí; son conceptos basados en la documentación publicada por el proveedor, no capturas de pantalla de una edición específica. El diseño y los controles disponibles pueden variar entre las versiones en la nube y las locales.
eDoc Organizer ofrece almacenamiento local en las instalaciones del cliente y una edición en la nube para acceso desde navegador y cliente. Elija según dónde deba almacenar los archivos y quién necesite acceso.
Las páginas de los proveedores ofrecen actualmente una prueba gratuita de 15 días y suscripciones de pago: la opción local cuesta 10 $ por ordenador al mes o 100 $ al año, mientras que la opción en la nube tiene un precio inicial de 10 $ por usuario al mes. El antiguo plan gratuito de 250 documentos ya no aparece, así que compruebe las condiciones actuales en la página de la opción local o en la página del plan en la nube .
Compruebe la compatibilidad antes de la instalación: los requisitos del sistema publicados por el proveedor indican que la instalación local incluye Windows 7, 8 y 10, pero no Windows 11. Confirme la compatibilidad con versiones más recientes de Windows antes de trasladar su archivo.
Si no se puede importar un archivo de Word, la impresora eDoc Organizer del proveedor puede crear un PDF desde una aplicación de Windows compatible con la impresión. Conserve el archivo de Word original por si necesita editarlo.
Un documento puede tener varias etiquetas en lugar de estar en una sola carpeta. Una factura de servicios públicos podría usar "Servicios públicos " , "Electricidad" y "2026" ; un contrato podría usar "Cliente", "Proyecto" y "Estado". Utilice nombres consistentes que pueda reconocer fácilmente.
Cree etiquetas desde categorías generales hasta otras más específicas, como año, tipo de documento y proveedor. Añada las categorías pertinentes desde el panel de etiquetas y revise las sugerencias automáticas antes de aplicarlas. El proveedor explica cómo se combinan las etiquetas en su guía de organización .
Busque un término específico o combine etiquetas. Por ejemplo, al seleccionar «Finanzas» y «2026» , la biblioteca se limita a documentos financieros de ese año. Las opciones de ordenación y las miniaturas le serán útiles para identificar un archivo por su nombre o apariencia.
Las páginas escaneadas necesitan reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para poder buscar texto en su contenido. En la aplicación de escritorio, abra Herramientas > Opciones y confirme que el OCR para escaneos esté habilitado; el proveedor indica que esto crea archivos PDF con capacidad de búsqueda. Verifique los nombres y números importantes en la página, ya que el OCR puede interpretar erróneamente escaneos de baja calidad.
Seleccione Escanear en la barra de herramientas o en el menú Archivo para abrir el Asistente para escanear documentos. La guía documenta los formatos TWAIN y WIA. Si dispone de un alimentador automático de documentos, cargue las páginas y active la opción correspondiente; si no, escanee la primera página y utilice la opción Anexar para las páginas restantes. Seleccione Guardar y Finalizar para guardar el lote como un único archivo PDF.
Revise el orden y la orientación de las páginas antes de guardar. El asistente incluye controles para revisar, rotar, recortar y limpiar las páginas. Active el OCR en las opciones de la aplicación si desea que el texto sea editable.
Si falta el escáner, compruebe su controlador y la compatibilidad con TWAIN/WIA, pruebe la aplicación de escaneo del fabricante o cambie la interfaz en Herramientas > Opciones . La monitorización de carpetas permite importar los escaneos guardados en una carpeta monitorizada mientras eDoc Organizer está abierto.
eDoc Organizer puede ser ideal para quienes desean una única biblioteca para documentos en papel y digitales, prefieren etiquetas multicategoriales y necesitan una opción local o en la nube. Pruebe sus formatos de Word, el escaneo de varias páginas y la función de búsqueda durante el período de prueba. Mantenga copias de seguridad de los archivos originales hasta que el flujo de trabajo se ajuste a su colección.
Para conocer los controles exactos y las condiciones vigentes, consulte la guía de organización del proveedor , la guía de menús , las opciones de OCR y escáner , y las preguntas frecuentes sobre escaneo .
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