🚀 Étape par étape : Créez des salles de sous-groupes avant le début de votre réunion Zoom (Conseils de pro inclus !)

Vos réunions virtuelles vous semblent interminables et sans véritable interaction ? Les salles de sous-groupes sont votre atout secret pour des discussions dynamiques, des séances de brainstorming en équipe et un travail de groupe ciblé. Pourquoi attendre le début de la réunion ? Configurer les salles de sous-groupes avant le début de la réunion permet de gagner du temps, de réduire le chaos et de pré-assigner les participants pour une dynamique de groupe optimale. Ce guide vous propose une procédure claire et détaillée, étape par étape, utilisant les dernières fonctionnalités de Zoom. Prêt à transformer vos sessions ? C’est parti ! ➡️

Pourquoi préparer les salles de réunion en petits groupes avant le début d'une réunion ? ⭐

• Stimuler l'engagement : Les petits groupes favorisent des conversations plus approfondies – jusqu'à 70 % de participation en plus selon les études Zoom.
• Gain de temps : aucun tâtonnement pendant la session en direct ; tout est prêt à démarrer.
• Personnalisation : Pré-attribution par rôle, département ou aléatoire pour plus d'équité.
• Fluidité optimale : les participants rejoignent les salles instantanément, ce qui maintient un rythme soutenu. 😊

Idéal pour les ateliers, les cours ou les réunions d'entreprise. Voici maintenant les prérequis pour un déroulement sans accroc :

Prérequis rapides

Guide étape par étape : Comment créer des salles de sous-groupes avant le début d’une réunion

Nous utiliserons le portail web et l'application de bureau de Zoom pour une fiabilité optimale. Suivez ces étapes à la lettre pour bénéficier de la dernière interface. Conseil : entraînez-vous d'abord lors d'une réunion test ! ✅

1. Connectez-vous et planifiez une nouvelle réunion.
   Ouvrez le portail web de Zoom , connectez-vous et cliquez sur Réunions > Planifier une nouvelle réunion . Indiquez la date, l'heure et le sujet. Accédez aux Options avancées et cochez Salles de sous-groupes . Choisissez le nombre de salles (par exemple, 4 à 8) et le type d'attribution : manuelle, aléatoire ou aucune (pour une attribution ultérieure). Enregistrez !
   Votre réunion prend désormais en charge les salles de sous-groupes.

2. Configurez les salles dans l'éditeur de réunion.
   Après avoir planifié votre réunion, accédez à Réunions à venir , cliquez sur votre réunion, puis sur l'onglet Modifier > Salles de sous-groupes . Renommez les salles (par exemple, « Équipe Alpha », « Bénévolat Bêta ») et définissez des minuteurs (5 à 60 minutes). Activez des fonctionnalités comme le déplacement des participants entre les salles ou le compte à rebours pour une présentation plus soignée. Cliquez sur Enregistrer .
   Vous avez déjà l'impression de réaliser un film à succès ? Vous y êtes presque ! 🎥
3. Pré-attribution des participants (L'étape magique)
   Toujours dans l'onglet Salles de sous-groupes , cliquez sur Ajouter des participants . Recherchez par adresse e-mail/nom ou importez un fichier CSV (téléchargez d'abord le modèle). Glissez-déposez les participants pour les attribuer (par exemple, 4 par salle). Pour les grands groupes, le format CSV est idéal : exportez la liste, modifiez-la dans Excel, puis réimportez-la. Confirmez et enregistrez . Les participants sont automatiquement notifiés !
   Le guide officiel de Zoom confirme que cette méthode fonctionne parfaitement avec les dernières mises à jour.

4. Testez et finalisez depuis l'application de bureau :
   téléchargez et ouvrez l'application Zoom, puis démarrez votre réunion (même seul). Cliquez sur « Salles de sous-groupes » > « Ouvrir toutes les salles » . Vérifiez les attributions et les paramètres. Ajustez-les si nécessaire ; les modifications sont synchronisées instantanément. Terminez le test, et c'est tout bon !
   Astuce : activez l'option « Autoriser les participants à revenir à la session principale » pour faciliter leur retour.
5. Lancement pendant la réunion :
   Au démarrage, cliquez sur Salles de sous-groupes > Ouvrir toutes les salles . Et voilà ! Les participants sont automatiquement placés dans leurs groupes prédéfinis. Surveillez la réunion via les vignettes, diffusez des messages ou rejoignez les salles. Rappelez tout le monde en un clic. Magique ! ✨

Conseils de pro pour des sessions de travail en petits groupes réussies

• Variez les équipes : mélangez-les d'une session à l'autre pour susciter des idées nouvelles.
• Donnez des instructions claires : Épinglez un document ou utilisez le chat : « Discutez des objectifs du T1 — faites un compte rendu dans 10 minutes. »
• Rôle de co-animateur : désignez des co-animateurs pour gérer les salles pendant que vous animez.
• Compatible avec les appareils mobiles : La dernière version de l’application Zoom prend en charge l’accès complet aux groupes de discussion sur les téléphones.
• Intégrations : Liez-vous aux calendriers Google Workspace ou Microsoft Teams pour les invitations.

Pièges courants à éviter ❌

Vous avez réussi à les éviter ? Vos réunions seront impeccables. Vous rencontrez toujours des difficultés ? Le centre de ressources « Salles de réunion » de Zoom regorge de solutions.

Prêt à passer au niveau supérieur ? Votre prochaine étape

Mettez ces étapes en pratique dès aujourd'hui et constatez une augmentation significative de l'engagement. Quel sera le sujet de votre première réunion ? Partagez-le dans les commentaires ci-dessous ! Nous sommes tous dans le même bateau ! 👏 Pour découvrir des alternatives à Google Meet ou des automatisations avancées, restez connectés : le prochain guide arrive bientôt. Vous allez y arriver !