Comment configurer les réponses automatiques d'absence du bureau dans Outlook

Ouvrez les réponses automatiques , activez-les, rédigez votre message et définissez une planification. Choisissez une heure de fin ou désactivez les réponses manuellement.

Outlook envoie généralement une réponse automatique à chaque personne qui vous contacte par e-mail lorsque cette fonctionnalité est activée. Suivez les étapes correspondant à votre version ci-dessous et vérifiez les paramètres de l'expéditeur avant de communiquer les détails de votre absence.

Choisissez les instructions Outlook appropriées

Sous Windows, la nouvelle version d'Outlook dispose d'une icône d'engrenage (Paramètres) en haut à droite ; la version classique d'Outlook propose un onglet Fichier à l'extrémité gauche du ruban. Microsoft distingue également Outlook.com (comptes personnels) d'Outlook sur le web (comptes professionnels ou scolaires) . Le type de compte a aussi son importance : les réponses automatiques dans Outlook sont prises en charge pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com, mais pas pour Gmail, Yahoo ni les autres comptes POP/IMAP ajoutés à Outlook.

Configurer les réponses automatiques dans le nouveau Outlook pour Windows

1. Dans le ruban, sélectionnez Affichage , puis Paramètres d'affichage .
2. Dans les Paramètres, choisissez Comptes > Réponses automatiques .
3. Activez les réponses automatiques . Pour programmer votre absence, sélectionnez « Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée » et saisissez la date et l’heure de début et de fin.

Utilisez le calendrier pour couvrir toute la période de votre absence. Si vous ne spécifiez pas la période, n'oubliez pas de désactiver manuellement les réponses automatiques.

4. Pour une boîte mail professionnelle ou scolaire, choisissez si vous souhaitez répondre à des personnes extérieures à votre organisation. Si cette option est disponible, limiter les réponses externes à vos contacts permet de réduire le nombre de messages envoyés aux newsletters ou aux courriers indésirables.
5. Saisissez un message pour vos collègues et, si cette option est activée, un message distinct pour les expéditeurs externes. Sélectionnez Enregistrer .

Définir les réponses dans Outlook classique pour Windows

1. Sélectionnez Fichier > Réponses automatiques .
2. Choisissez « Envoyer des réponses automatiques » . Pour les programmer, sélectionnez « Envoyer uniquement pendant cette plage horaire » et définissez les heures de début et de fin.
3. Rédigez votre message dans l'onglet « Interne à l'organisation ». Pour un compte professionnel ou scolaire, utilisez l'onglet « Externe à l'organisation » pour un message distinct et choisissez de répondre uniquement aux contacts ou à tous les expéditeurs externes. Cliquez sur OK .

Si l'option « Réponses automatiques » est absente du menu Fichier, il est possible que votre compte ne prenne pas en charge les réponses automatiques Exchange. Microsoft propose une solution de contournement basée sur une règle pour Outlook classique, mais celle-ci nécessite que l'application Outlook reste ouverte pendant votre absence. Consultez les instructions de Microsoft pour la création d'une règle d'absence du bureau avant de l'utiliser.

Configurez les réponses dans Outlook sur le web ou sur Outlook.com

1. Sélectionnez l' icône Paramètres , puis Comptes > Réponses automatiques .
2. Activez les réponses automatiques et, le cas échéant, choisissez « Envoyer les réponses uniquement pendant une période donnée » . Indiquez les dates et heures de votre absence.
3. Rédigez votre message. Pour les comptes professionnels ou scolaires, choisissez si vous souhaitez envoyer une réponse externe et si vous souhaitez la limiter à vos contacts. Sélectionnez Enregistrer .

Selon votre compte, vous pourrez peut-être bloquer votre calendrier, refuser automatiquement les nouvelles invitations ou annuler des réunions pendant cette période. Examinez attentivement chaque option avant de l'activer : refuser ou annuler des réunions peut affecter les invitations déjà présentes dans votre calendrier.

Si vous n’avez pas défini d’heure de fin, retournez dans Paramètres > Comptes > Réponses automatiques et désactivez la fonctionnalité. Les commandes et le libellé peuvent différer dans les anciennes versions d’Outlook sur le Web ; Microsoft fournit des instructions distinctes pour son interface Web classique dans son guide sur les réponses automatiques d’Outlook.com et du Web .

Configurer une réponse automatique d'absence du bureau dans Outlook pour iOS ou Android

1. Ouvrez Outlook et appuyez sur Paramètres .
2. Appuyez sur le compte que vous souhaitez mettre à jour, puis appuyez sur Réponses automatiques .
3. Activez les réponses automatiques. Activez l'option « Répondre pendant une période donnée » et indiquez les dates et heures si vous souhaitez programmer des réponses.
4. Choisissez si vous souhaitez bloquer votre calendrier, définissez le public cible et rédigez votre message. Appuyez sur Enregistrer .

L'assistance mobile couvre les comptes Microsoft 365, Exchange, Exchange Hybrid et Outlook.com.

État d'Outlook pour Mac et du calendrier

Sur Mac, ouvrez Mail > Outils > Réponses automatiques , sélectionnez le compte, activez les réponses et saisissez un message. Les options de planification et de réponse externe varient selon le compte ; consultez les instructions de Microsoft pour Mac .

Un e-mail automatique ne bloque pas forcément votre calendrier. Si nécessaire, créez un événement distinct intitulé « Absent(e) du bureau » pour que vos collègues sachent quand vous êtes indisponible. Consultez les instructions relatives au calendrier Microsoft .

Rédigez un message d'absence du bureau clair.

Indiquez votre date de retour et un contact d'urgence, mais évitez de divulguer des informations sensibles concernant votre voyage. Par exemple :

Merci pour votre message. Je suis absent(e) jusqu'au [date] et vous répondrai à mon retour. Pour une assistance urgente, veuillez contacter [nom] à l'adresse [contact].

Les réponses externes peuvent se retrouver sur les listes de diffusion ou dans des messages indésirables. Choisissez l'option « Contacts uniquement » lorsque cela est possible.

Dépannage rapide

• Absence de bouton dans Outlook classique : vérifiez si le compte est POP/IMAP ; une règle peut exiger qu’Outlook reste ouvert.
• Les réponses continuent : ajoutez une heure de fin ou désactivez les réponses manuellement.
• Les réponses externes sont manquantes : vérifiez l’option d’expéditeur externe et les restrictions de contact.
• Les menus diffèrent : veuillez confirmer la version d’Outlook que vous utilisez et suivre les instructions de la section correspondante ci-dessus.

Pour plus de détails spécifiques à votre compte, consultez le guide des réponses automatiques d'Outlook de Microsoft .