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Comment activer les réponses automatiques dabsence du bureau dans Outlook
Faire une pause signifie laisser son travail derrière soi, y compris ses e-mails. Une réponse d'absence informe la personne qui vous envoie un e-mail que vous n'êtes pas à votre bureau.
Savoir comment activer les réponses d'absence du bureau dans Outlook est essentiel pour deux raisons : cela vous fera gagner du temps en répondant à tous ceux qui essaient de vous joindre, et personne n'attendra votre réponse car l'e-mail leur indiquera exactement pourquoi vous êtes absent.
Cet article explique comment définir un message d'absence dans vos e-mails et comment ajouter votre statut d'absence à votre calendrier. Ces instructions s'appliquent aux utilisateurs d'ordinateurs et d'appareils mobiles.
Envoyer une réponse d'absence du bureau dans Outlook dans l'application
Outlook est disponible en version bureau et mobile. Voyons comment cela fonctionne sur les deux plateformes :
- Cliquez sur l’ icône Paramètres/Engrenage en haut de l’application de bureau.
- Lorsque les paramètres s'ouvrent, sélectionnez Comptes sur la gauche, puis Réponses automatiques .
- Sélectionnez Activer les réponses automatiques .
- Cochez la case à côté de Envoyer les réponses uniquement pendant une période donnée , puis choisissez les dates et heures auxquelles vous serez absent du travail.
- Saisissez votre réponse d'absence dans la zone de texte et cochez éventuellement les cases de cette page que vous souhaitez activer.
- Appuyez sur Enregistrer .
Conseil : les e-mails d’absence du bureau sont différents des e-mails planifiés, même si vous pouvez également facilement planifier des e-mails dans Outlook .
Suivez ces étapes pour configurer votre réponse d'absence dans l'application mobile Outlook. Nous utilisons l' application Outlook pour Android , mais son fonctionnement devrait être similaire sur iOS et iPadOS :
- Appuyez sur le bouton de menu en haut à gauche.
- Choisissez l’ icône Paramètres/Engrenage en bas du menu coulissant.
- Appuyez sur votre compte sous Comptes de messagerie .
- Sélectionnez Réponses automatiques , puis appuyez à nouveau dessus.
- Cochez la case à côté de Répondre pendant une période donnée .
- Rédigez votre réponse par e-mail d'absence du bureau et choisissez une date et une heure auxquelles vous souhaitez que votre réponse OOO soit exécutée.
- Pour enregistrer, appuyez sur la coche en haut.
Envoyer une réponse d'absence du bureau dans Outlook à partir d'un navigateur Web
Si vous utilisez Outlook.com , configurer les réponses d'absence est tout aussi simple, mais les étapes sont légèrement différentes de celles de l'application. Voici comment activer la fonction d'absence dans Outlook :
- Cliquez sur l’ icône Paramètres/Engrenage en haut à droite.
- Sélectionnez Mail dans la colonne de gauche et Réponses automatiques dans la colonne de droite.
- Cliquez sur le bouton bascule à côté de Activer les réponses automatiques .
- Cochez la case à côté de Envoyer les réponses uniquement pendant une période donnée .
- Renseignez les heures de début et de fin et activez éventuellement toute autre option qui vous intéresse. Par exemple, vous pouvez refuser automatiquement les réunions lorsque vous êtes absent et restreindre votre message aux contacts uniquement.
- Écrivez votre message OOO dans la zone de texte.
- Appuyez sur Enregistrer pour configurer votre message d’absence dans Outlook.
Conseil : les réponses d'absence du bureau sont professionnelles, assurez-vous donc de configurer une signature électronique correspondante.
Comment ajouter une notification d'absence à mon calendrier Outlook
Si vous partagez votre calendrier Outlook avec votre patron, vos employés ou toute autre personne ayant besoin de savoir où vous êtes, il est judicieux de créer un message d'absence. Ainsi, lorsque vos contacts planifieront des réunions pendant votre absence, il sera facile de savoir que vous êtes en vacances. Voici comment activer l'absence dans le calendrier Outlook :
- Ouvrez votre calendrier Outlook .
- Sélectionnez Nouvel événement .
- Nommez votre message d'absence. Peu importe ce que vous écrivez ; c'est à vous de décider.
- Sélectionnez l'heure de début, l'heure de fin et les heures spécifiques auxquelles vous serez absent du bureau.
- Modifiez votre statut en Absent ou Occupé .
- Appuyez sur Enregistrer .
Comment définir d'autres messages d'absence du bureau
Il est primordial de configurer les messages d'absence aux endroits où les gens sont les plus susceptibles de vous contacter pendant votre absence, comme par e-mail et Teams . Mais saviez-vous que d'autres applications prennent également en charge les messages d'absence ? Si vous les utilisez, il serait judicieux de configurer également une réponse automatique à cet endroit, au cas où des personnes essaieraient de vous joindre sur ces plateformes.
Par exemple, une application Android permet de le faire si vous préférez ne pas répondre manuellement depuis votre téléphone ou votre tablette. Vous gérez peut-être une page Facebook ? Configurez une réponse d'absence pour vos utilisateurs. Il en existe également une pour Twitter et, bien sûr, pour d'autres clients de messagerie comme Gmail.
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