Comment configurer labsence du bureau dans les équipes (Guide complet)

Il existe 2 façons simples de vous absenter du bureau dans Teams afin que vos collègues sachent que vous n'êtes pas là. L'une consiste à cliquer sur votre photo de profil sur Teams et l'autre via Microsoft Outlook. Nous vous montrerons les deux méthodes pour activer un message d'absence du bureau ainsi que pour les automatiser ou les désactiver manuellement.

Regardez notre vidéo ci-dessous pour voir exactement comment procéder ou faites défiler vers le bas et suivez les images étape par étape dans le guide complet.

Les services de chat ne peuvent pas être désactivés. Contrairement aux comptes de réseaux sociaux que vous pouvez désactiver pour une courte (ou longue) période, un service de chat continuera de fonctionner même si vous êtes déconnecté. Vos amis verront que vous êtes hors ligne, mais même dans ce cas, ils pourront envoyer des messages. Cela est vrai pour tous les types de services et d'applications de chat, qu'ils soient utilisés pour le travail ou pour la communication personnelle. 

Si vous souhaitez arrêter de recevoir des messages pour un service particulier, vous ne pouvez pas faire grand-chose. Si vous ne prévoyez pas d'utiliser le service, la suppression du compte est raisonnable, mais si vous faites une pause, un message d'absence du bureau est la solution.

Messages d'absence du bureau

Un message d'absence du bureau est un message automatique qu'un utilisateur peut configurer. Ce message est automatiquement envoyé à toute personne qui essaie de vous contacter. Le message peut être paramétré pour être envoyé à certaines dates. 

Étapes pour définir les messages "Absent du bureau"

Microsoft Teams permet aux utilisateurs de définir un message d'absence du bureau. Contrairement au statut défini pour le profil d'un utilisateur, ce message s'affiche lorsque quelqu'un essaie d'envoyer un message à un utilisateur ou le mentionne dans une conversation de groupe/d'équipe. 

Définir le statut Microsoft Teams Out of Office via le profil Teams

Vous pouvez définir votre statut d'absence du bureau directement dans Microsoft Teams et y ajouter un court message.

1. Ouvrez les équipes Microsoft.
2. Cliquez sur votre profil en haut à droite.
3. Sélectionnez Définir le message d'état dans le menu.

1. Composez un message de 280 caractères ou moins. Vous pouvez mentionner un membre de l'équipe dans le message si vous le souhaitez.
2. Ouvrez le menu déroulant "Effacer le message d'état après" . 
3. Sélectionnez Personnalisé.
4. Sélectionnez la dernière date à laquelle vous serez absent du bureau.
5. Cliquez sur Terminé.

Comment configurer l'absence du bureau à partir de l'application Outlook

Si vous utilisez le même compte pour Microsoft Teams et pour Outlook, la définition d'un message d'absence du bureau dans Outlook le synchronisera avec Microsoft Teams.

Soyez averti, cependant, que le message se synchronisera à sa propre discrétion. Ce n'est pas immédiat, et cela peut, en fait, ne jamais arriver. De plus, vous ne pouvez définir un message d'absence du bureau dans Outlook que si vous utilisez une adresse e-mail de compte Outlook ou Microsoft. 

1. Ouvrez Outlook sur votre bureau.
2. Allez dans Fichier.
3. Cliquez sur Réponses automatiques.
4. Sélectionnez "Envoyer des réponses automatiques".
5. Composez une réponse.
6. Sélectionnez "Envoyer uniquement pendant cette plage horaire".
7. Sélectionnez la plage de dates dans laquelle la réponse automatique sera envoyée.
8. Cliquez sur OK.
9. Vous pouvez ajouter des exceptions en cliquant sur "Règles" en bas.

Désactiver le statut d'absence de Microsoft Teams

Désactiver le statut d'absence du bureau dans Microsoft Teams est facile, mais vous devez savoir que vous ne devez le désactiver que si vous souhaitez arrêter de l'envoyer avant la date prédéfinie. Si la date de fin du message est passée, le message cessera automatiquement de s'afficher.

1. Ouvrez les équipes Microsoft.
2. Cliquez sur votre profil en haut à droite.
3. Cliquez sur le bouton supprimer/corbeille en bas à droite du message d'absence du bureau.
4. Le message/statut sera supprimé .

Désactiver l'alerte d'absence d'Outlook

Si vous avez configuré une alerte d'absence du bureau dans Outlook et qu'elle se synchronise avec Microsoft Teams, vous devrez la désactiver à partir d'Outlook.

1. Ouvrez Outlook.
2. Allez dans Fichier.
3. Sous Réponses automatiques , cliquez sur le bouton "Désactiver".

Remarque : Le statut peut prendre un temps considérable pour se synchroniser avec Microsoft Teams.

Conclusion

Bien qu'il existe deux manières différentes de définir un statut d'absence du bureau dans Microsoft Teams, nous vous conseillons vivement d'utiliser l'option native dans Microsoft Teams. Outlook ne synchronise pas toujours le message et vous risquez d'être bloqué avec le message longtemps après son expiration. Plus important encore, si vous utilisez un compte Gmail (ou un autre compte), l'option intégrée d'Outlook ne sera tout simplement pas disponible.