Comment configurer une signature électronique sur votre téléphone ou votre ordinateur

Pour configurer une signature électronique, ouvrez les paramètres de signature dans votre application de messagerie, saisissez votre nom et vos coordonnées, puis choisissez quand la signature doit apparaître. Le menu exact varie selon que vous utilisez Gmail, Outlook, Apple Mail ou Thunderbird ; une signature créée sur votre ordinateur peut ne pas s’afficher automatiquement dans l’application mobile.

Que doit contenir votre signature électronique ?

Commencez par votre nom. Pour une adresse courriel professionnelle, indiquez votre fonction, votre entreprise et un moyen de contact utile. Un site web ou un profil professionnel est facultatif. Veillez à ce que votre adresse soit suffisamment courte pour être lue facilement sur un téléphone.

Exemple : Jordan Lee | Chef de projet
, Example Studio |
jordan@example.com | +1 555 010 1234 |
example.com

Les signatures textuelles fonctionnent presque partout. Les logiciels de traitement de texte permettent souvent d'ajouter des liens, une mise en forme et un logo discret, mais les images peuvent être bloquées ou affichées de manière incohérente par les destinataires.

Configurer une signature électronique dans Gmail

Gmail sur un ordinateur

1. Ouvrez Gmail dans votre navigateur et sélectionnez Paramètres (icône d'engrenage), puis Afficher tous les paramètres .
2. Sous Général , trouvez Signature et sélectionnez Créer une nouvelle .
3. Nommez votre signature et saisissez vos informations. Utilisez l'éditeur pour ajouter des liens ou une petite image si nécessaire.
4. Définissez les paramètres par défaut pour les nouveaux e-mails et les réponses/transferts , puis sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page.

Google prend également en charge plusieurs signatures et des signatures différentes pour les adresses configurées sous « Envoyer des e-mails en tant que ». Consultez les instructions de Google concernant la signature Gmail .

Gmail sur Android

1. Ouvrez l'application Gmail, appuyez sur Menu , puis faites défiler jusqu'à Paramètres .
2. Sélectionnez le compte Google, appuyez sur Signature mobile et saisissez votre texte.
3. Appuyez sur OK pour enregistrer. Répétez l'opération pour les autres comptes si nécessaire.

Google indique que si aucune signature mobile n'est définie, l'application utilise la signature créée sur votre ordinateur. Instructions Android .

Gmail sur iPhone ou iPad

1. Dans Gmail, appuyez sur Menu puis sur Paramètres .
2. Sous Composer et répondre , sélectionnez Paramètres de signature .
3. Activez la signature mobile , saisissez votre texte et appuyez sur Retour pour enregistrer.

Les signatures mobiles sont distinctes pour chaque compte Gmail. Si vous désactivez cette fonctionnalité, Gmail utilisera la signature configurée sur le Web. Instructions pour iPhone et iPad .

Configurer une signature électronique dans Microsoft Outlook

Nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le Web

1. Sélectionnez Paramètres , puis Comptes > Signatures .
2. Choisissez le compte de messagerie, sélectionnez Ajouter une signature et donnez-lui un nom.
3. Saisissez et mettez en forme votre signature. Choisissez si vous souhaitez l'inclure automatiquement dans les nouveaux messages et les réponses/transferts, puis sélectionnez Enregistrer .

Les anciennes applications Courrier et Calendrier de Windows ont cessé de prendre en charge la messagerie électronique le 31 décembre 2024. Utilisez le nouveau Outlook plutôt que l'ancien menu de signature de Courrier de Windows. Consultez l'avis de migration de Microsoft .

Outlook classique pour Windows

1. Ouvrez un nouveau message et choisissez Message > Signature > Signatures . Vous pouvez également sélectionner Fichier > Options > Courrier > Signatures .
2. Sélectionnez Nouveau , saisissez un nom et créez votre signature dans l'éditeur.
3. Choisissez le compte de messagerie et les paramètres par défaut pour les nouveaux messages et les réponses/transferts , puis sélectionnez OK .

Si vous créez une signature alors qu'un brouillon est déjà ouvert, vous devrez peut-être l'insérer manuellement dans ce brouillon. Pour les deux versions d'Outlook, consultez le guide des signatures de Microsoft .

Outlook sur Android ou iPhone

Ouvrez les paramètres de l’application Outlook , accédez à Courrier > Signature et remplacez le texte existant. Activez l’ option « Signature par compte » si chaque compte nécessite un pied de page différent. Consultez les instructions de Microsoft pour appareils mobiles .

Ajouter une signature dans Apple Mail

Mail sur iPhone ou iPad

1. Ouvrez l' application Paramètres de l'appareil et accédez à Applications > Mail > Signature .
2. Remplacez le texte par défaut. Si vous avez plusieurs comptes, sélectionnez « Par compte » pour personnaliser chacun d’eux.

Apple documente les signatures textuelles pour iPhone et iPad. Guide des réglages de Mail sur iPhone d'Apple .

Courrier sur un Mac

1. Ouvrez Mail > Paramètres > Signatures .
2. Choisissez un compte de messagerie dans la colonne de gauche, sélectionnez le bouton + et nommez la signature.
3. Saisissez et mettez en forme le texte dans la colonne de droite. Vous pouvez également glisser une image dans l'éditeur et choisir la signature par défaut du compte.

Une signature créée dans la section « Toutes les signatures » doit être associée à un compte avant de pouvoir être utilisée. Guide Mail pour Mac d’Apple .

Ajouter une signature dans Mozilla Thunderbird

Ouvrez les Paramètres du compte depuis le menu de l'application ou le menu Outils , sélectionnez le compte de messagerie et saisissez votre signature dans le champ Texte de la signature . Pour un texte formaté, activez l'option Utiliser HTML . Vous pouvez également sélectionner Joindre la signature à partir d'un fichier et choisir un fichier HTML ou texte brut enregistré. Chaque compte est configuré individuellement. Consultez le guide officiel des signatures de Thunderbird .

Pourquoi ma signature électronique ne s'affiche-t-elle pas ?

• Compte incorrect : veuillez vérifier que vous avez bien modifié l’adresse d’envoi.
• Aucune signature par défaut sélectionnée : Gmail et Outlook vous permettent d’enregistrer une signature sans l’utiliser automatiquement pour les nouveaux messages ou les réponses.
• Les versions mobile et ordinateur diffèrent : vérifiez la signature à l’intérieur de l’application mobile spécifique, et non pas seulement dans sa version web.
• Logo manquant : envoyez-vous un message test et vérifiez-le sur un autre appareil. Si une image est bloquée, conservez les informations de contact essentielles en texte brut.

Après la configuration, envoyez-vous un courriel de test et répondez-vous. Vérifiez les sauts de ligne, les liens et l'absence de doublons dans la signature. Pour la plupart des gens, quelques lignes lisibles sont plus utiles qu'un grand pied de page graphique.