Che cosè Google Documenti e come sfruttarlo al meglio

Google Docs è uno degli elaboratori di testi online più apprezzati in circolazione. Utilizzato da professionisti e dilettanti allo stesso modo, puoi creare, modificare, salvare, condividere e persino lavorare su documenti con i compagni di squadra in tempo reale. Inoltre, abbiamo detto che è gratis? Ecco un'introduzione a Google Documenti e cosa può fare per te.

Che cos'è Google Documenti?

Google Docs è un elaboratore di testi online che ti consente di creare documenti di testo senza alcun software speciale, gratuitamente. Qualsiasi dispositivo con una connessione Internet e la possibilità di digitare dovrebbe consentirti di utilizzarlo, che si tratti di un laptop, tablet, computer o persino del tuo telefono.

Tuttavia, c'è molto di più in Google Documenti rispetto ai normali documenti di testo. Fa parte di Google Workspace, una suite di app che include Sites, Drive, Calendar, Chat, Fogli, Presentazioni, Moduli, Keep, Gmail e Meet. Queste sono tutte app basate su cloud ideali per collaborazioni, uso personale o persino aziende, che possono acquistare diversi livelli di servizi. A proposito di acquisto, è importante notare che, mentre Google Docs è gratuito, così come Google Meet, Gmail e alcune altre app simili, Google Workspace non lo è. Offre una gamma più ampia per collaborazioni su larga scala e ha diversi livelli di prezzo, quindi tieni presente le tue esigenze per trovare i prodotti Google più adatti a te.

Google Docs è dotato di funzionalità straordinarie, come la cooperazione in tempo reale tra più persone sugli stessi documenti. Altri vantaggi includono sicurezza e privacy, salvataggio automatico e cronologia delle versioni, connessione perfetta con altre app Google, componenti aggiuntivi di terze parti, accesso offline, intelligenza integrata per cose come grammatica e ortografia e tantissime funzionalità di modifica in modo che sia facile lavorare su progetti di gruppo.

Come utilizzare Google Documenti

Se non conosci Google Documenti, all'inizio potrebbe sembrare travolgente, ma l'app è molto intuitiva e facile da imparare. Ecco alcuni passaggi per iniziare.

Accesso a Google Documenti

A seconda del dispositivo in uso, i passaggi per accedere a Google Documenti potrebbero essere leggermente diversi. Ecco i passaggi di base per i diversi dispositivi. Nota, tutti richiedono di avere un account Google, che è gratuito per la registrazione.

Accesso al browser web di Google Documenti:

1. Sul tuo dispositivo (qualsiasi dispositivo dotato di browser web), vai su drive.google.com. Se hai effettuato l'accesso al tuo account Google, verrai indirizzato a " Il mio Drive ".
2. Da lì, puoi caricare, creare, condividere o organizzare file.

Un altro metodo del browser è:

1. Un altro modo per accedere a Google Documenti è accedere al tuo account Gmail o Google da qualsiasi browser web.

1. Da lì, in alto a destra vedrai un menu delle app di Google. Fai clic su di esso, quindi scorri verso il basso fino a Google Drive e accedi a Documenti lì, oppure puoi scorrere più in basso e accedere a Google Documenti individualmente.

PC desktop e laptop Accesso a Google Documenti:

1. Vai su https://www.google.com/drive/download/ e installa Google Drive per il tuo Mac o PC.
2. Apri Google Drive dal tuo desktop, prestando attenzione a dove è salvata la cartella in modo da potervi accedere facilmente. Da lì puoi accedere a Docs.

* Tieni presente che i dispositivi basati su Linux dovranno accedere a Google Documenti tramite il proprio browser web invece di scaricare Google Drive, poiché non è disponibile per quel sistema operativo.

Accesso a Google Documenti da dispositivi mobili/tablet

1. A seconda del tuo dispositivo, puoi installare l'app Google Drive dal Play Store per Android o dall'App Store per iOS.
2. Apri l'app Drive dal tuo dispositivo
3. Accedi a Google Documenti da Drive

Creazione e modifica di documenti in Google Docs

Uno dei motivi principali per utilizzare Google Docs è creare e modificare documenti. Dispositivi diversi avranno metodi diversi per farlo, che saranno tutti trattati di seguito.

Creazione di documenti con i PC

1. Dalla schermata principale di Documenti (aperta tramite il computer), cerca "Avvia un nuovo documento" in alto a sinistra.
2. Fare clic sull'opzione "Vuoto" per creare un nuovo documento. Nota: a destra di questo ci sono anche diversi modelli tra cui scegliere, come brochure e proposte di progetto.
3. Da lì, puoi creare e modificare un documento, utilizzando le barre degli strumenti e le opzioni a discesa per personalizzare o apportare modifiche. Salverà automaticamente durante tutto il processo.

C'è molta personalizzazione disponibile durante la creazione di documenti. Ecco un utile suggerimento su come impostare una dimensione pagina personalizzata in Google Documenti .

Creazione di documenti tramite cellulare/tablet

1. Vai alla tua app e aprila. Accedi se richiesto.
2. In basso tocca l'opzione "Crea +". Questo creerà un nuovo file. Puoi anche utilizzare questa opzione per aprire un modello, come un curriculum o una lettera, su cui lavorare.

Funzioni di modifica nel PC

Le possibilità di modifica in Google Docs sono abbastanza numerose da giustificare il proprio articolo. Alcune delle nozioni di base, tuttavia, sono riportate di seguito. Vai a un documento per esplorarli.

• Annulla/Ripristina : vai su "Modifica" nella barra degli strumenti per accedere. Annulla o ripristina l'ultima azione intrapresa.
• Copia/Incolla , Trova e sostituisci : tutto sotto "Modifica" Copia e incolla è utile per testo e immagini, Trova è perfetto quando si cercano parole chiave e Sostituisci è un modo che consente di risparmiare tempo per sostituire parole specifiche all'interno dell'intero documento.

• L' opzione "Visualizza" mostrerà cose come il righello e il layout di stampa in modo da avere un'idea di come sarà il tuo documento.

• Il menu a discesa "Inserisci" in alto a sinistra ha tutti i tipi di funzionalità, come l'inserimento di tabelle, numeri di pagina, immagini, grafici, sommario, collegamenti e altro.

• "Formato" ha caratteristiche di paragrafo come spaziatura, elenchi puntati, testo, ecc.

• Nota: facendo clic con il pulsante destro del mouse si apriranno alcune delle opzioni di modifica utilizzate più di frequente, come incolla, commenta, inserisci collegamento e così via. Ciò consente di risparmiare tempo. Inoltre, la maggior parte di queste funzionalità ha scorciatoie da tastiera che puoi vedere e imparare per modificare i documenti ancora più velocemente.

Funzioni di modifica in dispositivi mobili/tablet

L'app mobile ha ancora molte funzionalità di modifica, anche se ci sono alcune differenze rispetto alla versione per PC.

• In alto a destra: pulsanti Annulla e ripeti , Inserisci + barra degli strumenti e opzioni di formattazione testo/paragrafo se tocchi la A. elenchi puntati e numerazione.

• La scheda di inserimento ha l'aspetto di un " + " e include: collegamento ipertestuale, commento, immagine, tabella, interruzione di pagina, linea orizzontale, numero di pagina e molte altre opzioni di inserimento.

• Facendo clic sui tre punti orizzontali si aprono più scelte, come la modifica del tema chiaro, il conteggio delle parole , l'impostazione della pagina, trova e sostituisci e altro ancora.
• Nota: se stai tentando di modificare un documento tramite l'app mobile, potrebbe essere necessario toccare due volte o toccare l'icona della matita per metterlo in modalità di modifica poiché per impostazione predefinita è in modalità di sola lettura.

Collaborazione e condivisione di documenti in Google Docs

Condivisione di documenti tramite PC

File e cartelle su Google Drive possono essere condivisi con chiunque. Puoi controllare se l'altra persona può modificare, commentare o semplicemente visualizzare il file. Ecco i passaggi:

1. Apri il file che desideri condividere
2. Fai clic sul pulsante blu "Condividi".

1. Aggiungi le persone con cui vuoi condividerlo digitando il loro nome o indirizzo email. Se non dispongono di un account Google Doc, saranno invitati a crearne uno gratuitamente prima di visualizzare il file.

1. Scegli le tue autorizzazioni di condivisione come visualizzatore (sola lettura, non può modificare o commentare), editor (privilegi di modifica completi) o commentatore (non può modificare il file ma può visualizzare e lasciare commenti). Hai la possibilità di inviare un messaggio con il file.
2. Fai clic sulla casella "Notifica persone" per inviare tramite e-mail oppure puoi copiare e incollare il collegamento prima di premere infine "Invia". Nota: puoi scegliere di condividere il file con chiunque abbia il link, cosa che faresti tramite il menu a discesa "Accesso generale" . Ma se lo fai, il tuo documento non sarà molto sicuro. Chiunque potrebbe condividerlo con chiunque altro e sarebbe in grado di vederlo.

Condivisione di documenti tramite cellulare/tablet

1. Accedi al documento dal tuo dispositivo mobile o tablet
2. Tocca l'icona di condivisione nell'angolo in alto a destra dello schermo (la persona con il simbolo +)

1. Inserisci il nome o l'indirizzo email della persona con cui desideri condividere il documento. Se non dispongono di un account Google Doc, saranno invitati a crearne uno gratuitamente prima di visualizzare il file.

1. Scegli le tue autorizzazioni di condivisione come visualizzatore (sola lettura, non può modificare o commentare), editor (privilegi di modifica completi) o commentatore (non può modificare il file ma può visualizzare e lasciare commenti).
2. Digita un messaggio per il destinatario (facoltativo). Tieni presente che Google Documenti invierà automaticamente una notifica via email alla persona a meno che tu non tocchi i tre cerchi per accedere all'opzione " salta invio notifiche ".

1. Quando sei pronto per l'invio, tocca il pulsante dell'aeroplanino di carta " invia " nell'angolo in basso a destra.

Per inviare un documento tramite link a chiunque tramite cellulare/tablet

1. Accedi al documento dal tuo dispositivo
2. Tocca l'icona di condivisione (persona e segno +)
3. Tocca Gestisci accesso (la sagoma di 2 persone) quindi Con restrizioni > per aprire le opzioni.

1. Tocca di nuovo Limitato>, quindi tocca la nuova opzione " Chiunque abbia il collegamento ", a quel punto puoi anche toccare il pulsante del collegamento per copiarlo negli Appunti. A quel punto, sarai in grado di determinare il livello di accesso che avrà la persona con il collegamento, come visualizzatore, editor, commentatore.

1. Incolla il collegamento all'altra persona tramite SMS o e-mail.

Funzionalità di collaborazione avanzate

Di seguito sono riportati alcuni strumenti e funzionalità per semplificare la condivisione e il lavoro congiunto sui file:

• Chatta attraverso il documento con i collaboratori in tempo reale
• Modalità di suggerimento per le modifiche in modo che solo i suggerimenti approvati diventino modifiche effettive
• Documenta la cronologia delle versioni per tenerti aggiornato sulle modifiche e sulle versioni precedenti
• Creazione di commenti tramite il segno + nella parte superiore del documento, al fine di tenere note per te o per altri su aspetti specifici del documento
• Le menzioni con @ aiutano a tenere traccia di altri contatti e contributori al progetto
• I livelli di accesso e autorizzazione aiutano a proteggere i progetti
• Invita altri utenti a visualizzare o modificare documenti

Funzionalità principali di Google Documenti

Oltre agli ovvi strumenti e capacità di collaborazione per cui Google Docs è apprezzato, ecco alcune utili funzionalità dell'app che potresti non conoscere.

Capacità di tradurre

Utilizzando l'opzione Strumenti-Traduci documento , questa capacità è ottima per creare una versione tradotta di un file o anche per leggere un documento in un'altra lingua, poiché puoi copiare e incollare il testo in un documento Google per il gusto di crearti una versione nella tua lingua madre da rileggere.

Digitazione vocale

Ancora una volta accessibile tramite Strumenti , questo ti consente di utilizzare il tuo microfono per dettare il testo a Google Doc. Questa è un'ottima opzione per coloro che potrebbero avere problemi di destrezza, ipovisione o altre sfide simili, o anche per coloro che preferiscono semplicemente vocalizzare i propri documenti piuttosto che scriverli.

Esplora barra laterale

Un altro strumento , questo apre una barra laterale con una funzione di ricerca. È possibile digitare l'oggetto per trovare contenuti correlati per il documento. Puoi cercarlo tramite il Web, le immagini o persino il tuo Google Drive.

Domande frequenti

Come vedo il conteggio delle parole in Google Documenti?

Vai alla barra dei menu, fai clic su Strumenti , fai clic su Conteggio parole . Se desideri informazioni su un paragrafo specifico, evidenzialo prima e poi segui gli stessi passaggi.

Google Docs è davvero gratuito?

SÌ. Chiunque abbia un account google (anche gratuito), può accedervi.

Come posso importare un file Word in Google Doc?

Vai al tuo Google Drive

Fare clic su "Nuovo" e quindi su "Carica file"

Passare al file e fare clic su "Apri".

Quando il file viene caricato, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Apri con Google Documenti".

Come posso esportare un documento Google in un Microsoft Word?

Apri il tuo documento Google

Vai su File, quindi passa con il mouse sopra l'opzione "download".

Da lì, sposta il cursore a destra e seleziona "Microsoft Word". Una versione word del documento verrà scaricata per l'uso.

Vuoi conoscere altri ottimi suggerimenti, ad esempio come salvare Google Docs come PDF ? Ti abbiamo coperto, come con questo metodo per inserire una casella di testo .

Conclusione

Google Docs è un ottimo strumento per la creazione di documenti, nonché per la collaborazione, la condivisione e la messa a punto di tali documenti. Si collega senza problemi con altre app e componenti aggiuntivi, è facilmente accessibile a tutti e dispone di potenti funzionalità, come la traduzione, l'importazione e l'esportazione e persino la chat all'interno del documento. Ci sono dozzine di modi per realizzare il tuo progetto giusto, tutto per il prezzo di niente.

Quali funzionalità di Google Documenti ami? Qualcosa di cui vorresti sapere di più o che stai semplicemente morendo dalla voglia di Google di aggiungere? Fatecelo sapere nella sezione commenti!