Apri le risposte automatiche , attivale, scrivi il tuo messaggio e imposta una pianificazione. Scegli un orario di fine oppure disattiva le risposte manualmente.
In genere, Outlook invia una risposta automatica una sola volta a ciascun mittente di email quando questa funzione è attiva. Segui i passaggi descritti di seguito per la tua versione e verifica le impostazioni del mittente prima di comunicare i motivi della tua assenza.
Su Windows, il nuovo Outlook presenta un'icona a forma di ingranaggio (Impostazioni) nell'angolo in alto a destra; l'Outlook classico, invece, ha una scheda File all'estremità sinistra della barra multifunzione. Microsoft distingue inoltre Outlook.com per gli account personali da Outlook sul Web per gli account aziendali o scolastici . Anche il tipo di account è importante: le risposte automatiche in Outlook sono supportate per gli account Microsoft 365, Exchange e Outlook.com, ma non per Gmail, Yahoo o altri account POP/IMAP aggiunti a Outlook.
Utilizza la pianificazione per includere l'intero periodo della tua assenza. Se lasci disattivata l'opzione relativa al periodo di tempo, ricordati di tornare indietro e disattivare manualmente le risposte automatiche.
Se l'opzione "Risposte automatiche" non è presente nel menu File, l'account potrebbe non supportare le risposte automatiche di Exchange. Microsoft documenta una soluzione alternativa basata su regole per Outlook classico, ma richiede che l'app Outlook rimanga in esecuzione mentre si è assenti. Prima di utilizzare questa soluzione, consultare le istruzioni di Microsoft per la creazione di una regola di assenza .
A seconda del tuo account, potresti anche essere in grado di bloccare il tuo calendario, rifiutare automaticamente i nuovi inviti o annullare le riunioni durante il periodo. Esamina attentamente ogni opzione prima di attivarla: rifiutare o annullare le riunioni può influire sugli inviti già presenti nel tuo calendario.
Se non hai impostato un orario di fine, torna a Impostazioni > Account > Risposte automatiche e disattiva la funzione al tuo ritorno. I comandi e la terminologia potrebbero essere diversi nelle versioni precedenti di Outlook sul Web; Microsoft fornisce istruzioni separate per la sua interfaccia Web classica nella guida alle risposte automatiche di Outlook.com e Web .
Il supporto per dispositivi mobili copre gli account Microsoft 365, Exchange, Exchange Hybrid e Outlook.com.
Su Mac, apri Mail > Strumenti > Risposte automatiche , seleziona l'account, abilita le risposte e inserisci un messaggio. Le opzioni di pianificazione e di risposta esterna variano a seconda dell'account; consulta le istruzioni di Microsoft per Mac .
Un'email automatica potrebbe non bloccare il tuo calendario. Se necessario, crea un evento separato contrassegnato come " Fuori ufficio" in modo che i colleghi possano vedere quando non sei disponibile. Consulta le linee guida di Microsoft sul calendario .
Indica la data del tuo rientro e un contatto alternativo, ma evita di fornire dettagli di viaggio sensibili. Ad esempio:
Grazie per il messaggio. Sarò assente fino al [data] e risponderò al mio rientro. Per assistenza urgente, contattare [nome] al numero [contatto].
Le risposte esterne possono finire nelle mailing list o in messaggi indesiderati. Se disponibile, scegli l'opzione "Solo contatti".
Per informazioni specifiche relative al tuo account, consulta la guida alle risposte automatiche di Outlook di Microsoft .
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