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Come abilitare le risposte automatiche di assenza in Outlook
Prendersi una pausa significa lasciarsi alle spalle il lavoro, e questo include anche la posta elettronica. Una risposta di assenza informa chiunque ti scriva che non sei alla scrivania.
Sapere come attivare le risposte di assenza in Outlook è fondamentale per due motivi: ti farà risparmiare tempo nel rispondere a chiunque cerchi di contattarti e nessuno aspetterà la tua risposta perché l'e-mail dirà esattamente perché sei assente.
Questo articolo spiega come impostare un messaggio di assenza nella tua email e come inserire lo stato "OOO" nel tuo calendario. Le istruzioni sono valide sia per gli utenti desktop che per quelli mobili.
Invia una risposta di assenza in Outlook nell'app
Outlook è disponibile sia come app desktop che come app mobile. Vediamo come funziona su entrambe le piattaforme:
- Fare clic sull'icona delle impostazioni/ingranaggio nella parte superiore dell'app desktop.
- Una volta aperte le impostazioni, seleziona Account sulla sinistra, seguito da Risposte automatiche .
- Seleziona Attiva risposte automatiche .
- Seleziona la casella accanto a Invia risposte solo durante un periodo di tempo , quindi seleziona le date e gli orari in cui sarai assente dal lavoro.
- Digita la risposta di assenza nella casella di testo e, facoltativamente, seleziona le caselle che desideri abilitare in questa pagina.
- Premere Salva .
Suggerimento : le e-mail di assenza sono diverse dalle e-mail pianificate, anche se è possibile pianificare facilmente le e-mail anche in Outlook.
Segui questi passaggi per configurare la risposta via email quando sei fuori sede nell'app mobile di Outlook. Noi utilizziamo l' app Outlook per Android , ma dovrebbe funzionare in modo simile anche su iOS e iPadOS:
- Tocca il pulsante del menu in alto a sinistra.
- Selezionare l' icona delle impostazioni/ingranaggio nella parte inferiore del menu a discesa.
- Tocca il tuo account in Account di posta .
- Seleziona Risposte automatiche , quindi toccalo ancora una volta.
- Seleziona la casella accanto a Rispondi entro un periodo di tempo .
- Scrivi la tua risposta via email di assenza e scegli una data e un'ora in cui desideri che venga eseguita la risposta OOO.
- Per salvare, tocca il segno di spunta in alto.
Inviare una risposta di assenza in Outlook da un browser Web
Se utilizzi Outlook.com , impostare le risposte fuori sede è altrettanto semplice, ma i passaggi sono leggermente diversi rispetto a quando utilizzi l'app. Ecco come attivare la funzione "Fuori sede" in Outlook:
- Fare clic sull'icona delle impostazioni/ingranaggio in alto a destra.
- Selezionare Posta dalla colonna di sinistra e Risposte automatiche sulla destra.
- Fare clic sul pulsante accanto ad Attiva risposte automatiche .
- Seleziona la casella accanto a Invia risposte solo durante un periodo di tempo .
- Specifica gli orari di inizio e fine e, facoltativamente, abilita qualsiasi altra opzione di tuo interesse. Ad esempio, puoi rifiutare automaticamente le riunioni mentre sei assente e limitare i tuoi messaggi solo ai contatti.
- Scrivi il tuo messaggio OOO nella casella di testo.
- Premi Salva per impostare il messaggio di assenza in Outlook.
Suggerimento : le risposte fuori sede sono professionali, quindi assicurati di impostare una firma e-mail corrispondente.
Come aggiungere "Fuori sede" al mio calendario di Outlook
Se condividi il tuo calendario di Outlook con il tuo capo, i tuoi dipendenti o chiunque altro abbia bisogno di sapere dove ti trovi, è consigliabile impostare un evento di assenza. In questo modo, quando qualcuno pianifica riunioni mentre sei via, sarà facile vedere che sei in vacanza. Ecco come attivare la funzione di assenza nel Calendario di Outlook:
- Apri il tuo calendario di Outlook .
- Seleziona Nuovo evento .
- Dai un nome al tuo messaggio di assenza. Non importa cosa scrivi, la scelta è tua.
- Seleziona l'ora di inizio, l'ora di fine e gli orari specifici in cui sarai assente dall'ufficio.
- Cambia il tuo stato in Assente o Occupato .
- Premere Salva .
Come impostare altri messaggi di assenza dall'ufficio
È fondamentale impostare le risposte automatiche nei luoghi in cui è più probabile che le persone ti contattino mentre sei assente, come email e Teams . Ma sapevi che anche altre app supportano i messaggi OOO? Se le usi, ti conviene configurare una risposta automatica anche lì, nel caso in cui qualcuno provi a contattarti su quelle piattaforme.
Ad esempio, esiste un'app che può fare questo su Android se non vuoi inviare risposte manualmente dal tuo telefono o tablet. Oppure, se gestisci una pagina Facebook, imposta una risposta di assenza su Facebook per catturare l'attenzione dei tuoi utenti. Ce n'è anche una disponibile per Twitter e, naturalmente, per altri client di posta elettronica come Gmail.
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