Come impostare Fuori sede in Gmail

La funzione Fuori sede in Gmail è perfetta da configurare se sei fuori sede e non vuoi mantenere i tuoi potenziali clienti in sospeso senza risposta. Puoi configurarlo utilizzando l'interruttore nelle impostazioni di Gmail. In qualità di imprenditore, è fondamentale coinvolgere lead/prospetti potenziali il più rapidamente possibile poiché la loro capacità di attenzione è minima.

La funzione di risposta automatica fuori sede su Gmail fornisce ai mittenti le informazioni necessarie sulla tua disponibilità e la buona notizia è che puoi configurarla sull'app mobile Gmail o sul desktop. Questa guida ti guiderà attraverso tutto ciò di cui hai bisogno per farlo.

Come impostare "Fuori sede" in Gmail Desktop

Puoi impostare il messaggio automatico sul tuo PC utilizzando il tuo browser web. Per fare questo,

1. Apri Gmail sul tuo browser preferito
2. Accedi se non sei già loggato
3. Spostati nell'angolo in alto a destra dello schermo (verso il tuo profilo) e fai clic sull'icona a forma di ingranaggio, che sta per impostazioni

       4. Successivamente, seleziona la  barra Visualizza tutte le impostazioni

       5. Scorri verso il basso per trovare la sezione del risponditore automatico  in basso

       6. Una volta trovato, fai clic sul cerchio accanto a Risponditore automatico attivo

       7. Vedrai l'opzione per impostare la data di inizio e di fine dell'autoresponder. Compilali utilizzando il calendario a tendina ivi fornito

       8. Quindi, inserisci la risposta automatica fuori sede che desideri utilizzare nella sezione dei messaggi

       9. Aggiungi un oggetto o un titolo

       10. Per personalizzare la risposta automatica, fare clic sulla casella accanto a Invia una risposta solo alle persone nei miei contatti  per attivarla.

       11. Infine, fare clic su Salva modifiche  per completare la configurazione

Come impostare Fuori sede sull'app mobile Gmail

La configurazione del risponditore automatico fuori sede è altrettanto semplice su un telefono cellulare, indipendentemente dal sistema operativo (OS). Fare così,

1. Apri l'app Gmail sul tuo smartphone Android o iPhone
2. Tocca il pulsante dell'hamburger nell'angolo in alto a sinistra dello schermo

       3. Toccare Impostazioni  dal menu

       4. Selezionare l'indirizzo e-mail in cui si desidera abilitare la risposta automatica fuori sede

       5. Nella schermata successiva, scorri verso il basso e tocca Risponditore automatico

       6. Attiva il risponditore automatico utilizzando il dispositivo di scorrimento

       7. Impostare l'ora di inizio e di fine per la risposta automatica

       8. Digitare il messaggio e la riga dell'oggetto utilizzando le caselle di testo fornite

       9. Come disponibile nella versione desktop, se desideri che solo i tuoi contatti ricevano una risposta fuori sede, seleziona la casella accanto a Invia solo ai miei contatti

       10. Tocca il pulsante Salva nell'angolo in alto a destra per salvare tutte le modifiche.

Come funziona il risponditore fuori sede su Gmail

Per far funzionare questa funzione nel modo più efficiente possibile, molto va nei comandi di backend, che troverai abbastanza utili. Sono lì per regolarizzare i tuoi risponditori automatici in modo che non risultino spam, ridondanti o forzati.

Sono i seguenti:

1. Puoi solo impostare la data di inizio e di fine ma non l'ora. Pertanto, l'ora di inizio automatica per la risposta automatica è 12:00 a mezzanotte e termina alle 23:49 della data di fine
2.  Un mittente riceverà la risposta automatica solo una volta quando sei fuori sede, a condizione che non invii un'altra email entro quattro giorni
3. Se, dopo quattro giorni, lo stesso mittente ti invia di nuovo un messaggio, riceverà la risposta automatica
4. Se modifichi il messaggio di risposta automatica, il timer di quattro giorni si azzera per tutti i mittenti. Pertanto, se qualcuno di loro ti invia un altro messaggio all'interno del messaggio stipulato, riceverà la nuova risposta automatica indipendentemente da quando ha ricevuto quella precedente
5. Dopo aver abilitato la risposta automatica per le ferie, gli altri utenti di Gmail possono vedere il tuo stato fuori sede quando scrivono i loro messaggi per te. Purtroppo, questa funzione non è disponibile per coloro che ti inviano messaggi da app come Outlook
6. Qualsiasi e-mail che si fa strada nella tua cartella spam o nella mailing list a cui ti sei iscritto non riceverà una risposta automatica

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Come condividere il tuo stato "Fuori sede".

Gli altri utenti possono vedere il tuo stato fuori sede come sopra menzionato è possibile solo se lo permetti sul tuo calendario di Google. Ecco come funziona: dovrai creare un evento fuori sede su Google Calendar e condividerlo con i tuoi colleghi o chiunque tu voglia vedere il tuo stato. 

C'è un problema, tuttavia; l'evento fuori sede deve estendersi oltre l'orario di lavoro o durare un'intera giornata. Una volta fatto, le persone a cui autorizzi vedranno il tuo stato quando ti invieranno un'e-mail.

Come ottenere una risposta fuori sede più forte su Gmail

La risposta fuori sede è più intelligente di quanto pensi. Approfondendo le impostazioni e abilitando determinati filtri, puoi creare risposte più personalizzate con messaggi diversi per mittenti specifici. Per fare questo,

1. Componi la risposta automatica in una nuova email
2. Mentre lo fai, fai clic sui tre punti verticali nell'angolo in basso a destra
3. Seleziona  Modelli
4. Successivamente, fai clic su  Salva bozza come modello  e quindi  su Salva come nuovo modello
5. Assegna un nome al modello nella finestra che si apre successivamente
6. Ora vai su Impostazioni di Gmail
7. Vai alla   scheda Filtri e indirizzi bloccati
8. Scorri verso il basso questa pagina e fai clic su  Crea un nuovo filtro

       9. Nel campo Da  , inserire l'indirizzo e-mail a cui si desidera inviare una risposta automatica personalizzata

       10. Successivamente, fare clic su Crea filtro

       11. Ora, nella finestra Crea filtro, seleziona la casella accanto a Invia modello

       12. Selezionare il destinatario immesso al passaggio 9

       13. Infine, fare clic su Crea filtro  per salvare tutte le modifiche

Ora, ogni volta che il mittente nel passaggio 9 ti invia un'e-mail, riceverà l'e-mail automatica salvata come modello nel passaggio 4.

Come disattivare la risposta automatica in Gmail

Potresti voler disattivare la risposta automatica quando torni al lavoro. Google ha semplificato le cose in quanto puoi vedere il tuo stato proprio sopra la posta in arrivo e l'opzione per disattivarlo. Basta fare clic su  Termina ora  per disattivarlo.

Se preferisci disattivarlo in Impostazioni o sei nell'app mobile Gmail, apri Impostazioni in Gmail . Scorri verso il basso fino alla sezione Risponditore automatico e disattivala.