Google ドキュメントとは何か、そしてそれを最大限に活用する方法

Google ドキュメントは、オンラインワードプロセッサの中で最も人気のあるものの 1 つです。プロでもアマチュアでも同様に使用され、リアルタイムでドキュメントを作成、編集、保存、共有したり、チームメイトと作業したりすることもできます。さらに、無料であることについても触れましたか? ここでは、Google ドキュメントの概要と、Google ドキュメントで何ができるかを説明します。

Google ドキュメントとは何ですか?

Google ドキュメントは、特別なソフトウェアを必要とせずに無料でテキスト文書を作成できるオンラインワードプロセッサです。ラップトップ、タブレット、コンピューター、さらには携帯電話など、インターネットに接続でき、入力できるデバイスであれば、どのデバイスでも使用できるはずです。

ただし、Google ドキュメントには通常のテキストドキュメント以外にも多くの機能があります。これは、サイト、ドライブ、カレンダー、チャット、スプレッドシート、スライド、フォーム、Keep、Gmail、Meet を含むアプリスイートである Google Workspace の一部です。これらはすべてクラウドベースのアプリであり、コラボレーション、個人使用、さらにはさまざまな層のサービスを購入できる企業にも最適です。購入に関して言えば、Googleドキュメントは無料ですが、Google Meet、Gmail、その他いくつかの同様のアプリと同様に、Google Workspaceは無料ではないことに注意することが重要です。大規模なコラボレーション向けに幅広い範囲が提供され、さまざまな段階の価格設定があるため、どの Google サービスが自分に最適かを見つける必要があることに注意してください。

Google ドキュメントには、同じ文書に対する複数人によるリアルタイムの共同作業など、素晴らしい機能が備わっています。その他の利点には、セキュリティとプライバシー、自動保存とバージョン履歴、他の Google アプリとのシームレスな接続、サードパーティのアドオン、オフラインアクセス、文法やスペルなどの組み込みインテリジェンス、簡単に実行できる大量の編集機能などがあります。グループプロジェクトに取り組むため。

Googleドキュメントの使い方

Google ドキュメントを初めて使用する場合、最初は圧倒されるように感じるかもしれませんが、このアプリは非常に直感的で簡単に習得できます。ここでは、始めるためのいくつかの手順を示します。

Googleドキュメントへのアクセス

使用しているデバイスによっては、Google ドキュメントにアクセスする手順が若干異なる場合があります。さまざまなデバイスの基本的な手順を次に示します。これらはすべて、無料でサインアップできる Google アカウントを持っている必要があることに注意してください。

Google ドキュメント Web ブラウザアクセス:

デバイス (Web ブラウザを備えているデバイス) で、drive.google.com にアクセスします。Google アカウントにサインインしている場合は、「マイドライブ」に移動します。
そこから、ファイルをアップロード、作成、共有、または整理できます。

ブラウザーの別の方法は次のとおりです。

Google ドキュメントにアクセスするもう 1 つの方法は、Web ブラウザから Gmail または Google アカウントにサインインすることです。

そこから、右上に Google アプリメニューが表示されます。それをクリックし、Google ドライブまで下にスクロールしてそこからドキュメントにアクセスするか、さらに下にスクロールして Google ドキュメントに個別にアクセスすることができます。

デスクトップおよびラップトップ PC からの Google ドキュメントへのアクセス:

https://www.google.com/drive/download/ にアクセスし、Mac または PC に Google ドライブをインストールします。
デスクトップから Google ドライブを開き、簡単にアクセスできるようにフォルダーが保存されている場所に注意してください。そこからドキュメントにアクセスできます。

* Linux ベースのデバイスでは、そのオペレーティングシステムでは Google ドライブを利用できないため、Google ドライブをダウンロードするのではなく、Web ブラウザを通じて Google ドキュメントにアクセスする必要があることに注意してください。

モバイル/タブレットの Google ドキュメントへのアクセス

デバイスに応じて、Android の場合は Play ストア、iOS の場合は App Store から Google ドライブアプリをインストールできます。
デバイスからドライブアプリを開きます
ドライブから Google ドキュメントにアクセスする

Google ドキュメントでのドキュメントの作成と編集

Google ドキュメントを使用する主な理由の 1 つは、ドキュメントの作成と編集です。デバイスごとにその方法も異なりますが、そのすべてについては以下で説明します。

パソコンで書類を作成する

ドキュメントのホーム画面 (コンピュータで開きます) の左上にある [新しいドキュメントの開始] を探します。
新しいドキュメントを作成するには、「空白」オプションをクリックします。注: この右側には、パンフレットやプロジェクト提案書など、いくつかのテンプレートから選択できます。
そこから、ツールバーとドロップダウンオプションを使用してドキュメントを作成および編集し、カスタマイズまたは変更を行うことができます。プロセス全体を通じて自動的に保存されます。

ドキュメントを作成する際には、さまざまなカスタマイズが可能です。ここでは、 Google ドキュメントでカスタムページサイズを設定する方法に関する便利なヒントを紹介します。

モバイル/タブレット経由でドキュメントを作成する

アプリに移動して開きます。プロンプトが表示されたらサインインします。
下部にある「+ を作成」オプションをタップします。これにより、新しいファイルが作成されます。このオプションを使用して、履歴書や手紙などのテンプレートを開いて作業することもできます。

PCでの編集機能

Google ドキュメントでの編集の可能性は、独自の記事を作成するのに十分なほど数多くあります。ただし、基本的な事項の一部を以下に示します。これらを調べるには、ドキュメントに移動してください。

元に戻す/やり直し:ツールバーの「編集」に移動してアクセスします。最後に実行したアクションを元に戻すかやり直します。
コピー/貼り付け、検索と置換: すべて「編集」の下にあります。コピーと貼り付けはテキストや画像に便利です。検索はキーワードを探す場合に最適です。置換は、文書全体内の特定の単語を置き換える時間を節約する方法です。

「表示」オプションではルーラーや印刷レイアウトなどが表示されるので、文書がどのように見えるかがわかります。

左上の「挿入」ドロップダウンには、表、ページ番号、画像、グラフ、目次、リンクなどの挿入など、あらゆる種類の機能があります。

「書式」には、間隔、箇条書き、テキストなどの段落機能があります。

注: 右クリックすると、貼り付け、コメント、リンクの挿入など、より頻繁に使用される編集オプションが開きます。これにより時間を節約できます。さらに、これらの機能のほとんどにはキーボードショートカットがあり、それを見て学習することで、ドキュメントをさらに迅速に編集できます。

モバイル/タブレットの編集機能

PC 版とは多少の違いはありますが、モバイルアプリには依然として多くの編集機能があります。

右上: 元に戻すボタンとやり直しボタン、挿入+ツールバー、Aをタップした場合のテキスト/段落の書式設定オプション。モバイル版の下部には、太字や下線などのフォントオプション、強調表示機能、テキストの配置、さらには箇条書きと番号付け。

挿入タブは「+」のように見え、ハイパーリンク、コメント、画像、表、改ページ、水平線、ページ番号、およびその他のいくつかの挿入オプションが含まれています。

水平方向の 3 つの点をクリックすると、ライトテーマの変更、文字数、ページ設定、検索と置換などの選択肢が開きます。
注: モバイルアプリでドキュメントを編集しようとしている場合は、デフォルトでは読み取り専用モードになっているため、ダブルタップするか鉛筆アイコンをタップして編集モードにする必要がある場合があります。

Google ドキュメントでドキュメントを共同作業および共有する

PC経由でドキュメントを共有する

Google ドライブ上のファイルとフォルダーは誰とでも共有できます。他の人がファイルを編集したり、コメントしたり、単に表示したりできるかどうかを制御できます。手順は次のとおりです。

共有したいファイルを開きます
青い「共有」ボタンをクリックします

名前または電子メールアドレスを入力して、共有したい人を追加します。Google ドキュメントアカウントをお持ちでない場合は、ファイルを表示する前に無料でアカウントを設定するよう促されます。

閲覧者(読み取り専用 - 編集やコメントはできない)、編集者(完全な編集権限)、またはコメント作成者(ファイルを変更できないが、表示およびコメントを残すことはできる) などの共有権限を選択します。ファイルと一緒にメッセージを送信するオプションがあります。
[通知] ボックスをクリックして電子メールで送信するか、リンクをコピーして貼り付けてから [送信] をクリックします。注: [一般アクセス]ドロップダウンから、リンクを知っている誰とでもファイルを共有することを選択できます。しかし、それを行うと、文書の安全性はあまり高くなくなります。誰でも他の人と共有でき、見ることができます。

モバイル/タブレット経由でドキュメントを共有する

モバイルデバイスまたはタブレットからドキュメントにアクセスします
画面右上の共有アイコン（＋マークの人）をタップします。

ドキュメントを共有する相手の名前または電子メールアドレスを入力します。Google ドキュメントアカウントをお持ちでない場合は、ファイルを表示する前に無料でアカウントを設定するよう促されます。

閲覧者(読み取り専用 - 編集やコメントはできない)、編集者(完全な編集権限)、またはコメント作成者(ファイルを変更できないが、表示およびコメントを残すことはできる) などの共有権限を選択します。
受信者へのメッセージを入力します (オプション)。3 つの円をタップして [通知の送信をスキップ] オプションにアクセスしない限り、Google ドキュメントは自動的にそのユーザーに通知をメールで送信します。

送信の準備ができたら、右下隅にある「送信」紙飛行機ボタンをタップします。

モバイル/タブレットを介してリンク経由でドキュメントを送信するには

デバイスからドキュメントにアクセスする
共有アイコン（人物と+記号）をタップします
[アクセスの管理] (2 人のシルエット)をタップし、 [制限付き] > をタップしてオプションを開きます。

[制限付き] をもう一度タップし、新しいオプション [リンクを知っている人] をタップします。この時点で、リンクボタンをタップしてリンクをクリップボードにコピーすることもできます。この時点で、リンクを使用するユーザーのアクセスレベル (閲覧者、編集者、コメント投稿者など) を決定できるようになります。

リンクをテキストまたは電子メールで他の人に貼り付けます。

高度なコラボレーション機能

ファイルの共有と共同作業を簡単にするためのツールと機能をいくつか紹介します。

ドキュメントを通じて共同作業者とリアルタイムでチャットする
編集用の提案モードにより、承認された提案のみが実際の変更となります
バージョン履歴を文書化し、変更内容や過去のバージョンを常に把握できるようにする
ドキュメントの特定の側面について自分または他の人のためにメモを残すために、ドキュメントの上部にある+記号を使用してコメントを作成します。
@メンションは、プロジェクトの他の連絡先や貢献者を追跡するのに役立ちます
アクセスと権限のレベルはプロジェクトの安全性を維持するのに役立ちます
他の人がドキュメントを表示または編集できるように招待します

Google ドキュメントの主な機能

Google ドキュメントが高く評価されている明らかな共同作業ツールと機能に加えて、あなたが知らないかもしれないこのアプリの便利な機能をいくつか紹介します。

翻訳能力

[ツール] - [文書の翻訳] - オプションを使用すると、この機能は、ファイルの翻訳版を作成したり、テキストをコピーして Google ドキュメントに貼り付けて自分で作成できるため、別の言語で文書を読む目的にも最適です。母国語のバージョンを読んでください。

音声入力

ツールから再びアクセスできるようになり、マイクを使用して Google ドキュメントにテキストを書き込むことができるようになります。これは、手先の器用さの問題、視力の低下、その他の同様の課題を抱えている可能性がある人、または単に文書を書くより音声化することを好む人にとっても優れたオプションです。

サイドバーを探索する

別のツール、これにより、検索機能を備えたサイドバーが開きます。主題を入力して、ドキュメントの関連コンテンツを見つけることができます。これは、ウェブ、画像、または自分の Google ドライブ経由で検索できます。

よくある質問

Google ドキュメントで文字数を確認するにはどうすればよいですか?

メニューバーに移動し、[ツール]、[文字数]の順にクリックします。特定の段落の情報が必要な場合は、まずその段落を強調表示してから、同じ手順を実行します。

Google ドキュメントは本当に無料ですか?

はい。Googleアカウント（無料）をお持ちの方なら誰でもアクセスできます。

Word ファイルを Google ドキュメントにインポートするにはどうすればよいですか?

Google ドライブに移動します

「新規」をクリックし、「ファイルのアップロード」をクリックします。

ファイルに移動し、「開く」をクリックします。

ファイルがアップロードされたら、右クリックして「Google ドキュメントで開く」を選択します。

Google ドキュメントを Microsoft Word にエクスポートするにはどうすればよいですか?

Google ドキュメントを開きます

「ファイル」に移動し、「ダウンロード」オプションの上にマウスを置きます。

そこからカーソルを右に移動し、「Microsoft Word」を選択します。Word版の文書をダウンロードしてご利用いただけます。

Google ドキュメントを PDF として保存する方法など、さらに優れたヒントを知りたいですか? テキストボックスを挿入するこのメソッドなど、すべてをカバーしています。

結論

Google ドキュメントは、ドキュメントの作成だけでなく、ドキュメントの共同作業、共有、微調整にも優れたツールです。他のアプリやアドオンとスムーズに接続し、誰でも簡単にアクセスでき、翻訳、インポートとエクスポート、さらにはドキュメント内チャットなどの強力な機能を備えています。費用をかけずに、プロジェクトを適切に実行する方法は数多くあります。

Google ドキュメントのどの機能が気に入っていますか? もっと知りたかったこと、または Google にぜひ追加してほしいと思っていることはありますか? コメント欄でお知らせください！