Googleドキュメントとは？執筆と共同作業に活用する方法

Googleドキュメントは、Googleが提供するオンライン文書作成・編集・共有ツールです。作業中は変更内容がGoogleドライブに保存されるため、ブラウザでもGoogleドキュメントのモバイルアプリでも同じファイルにアクセスできます。共同作業者は、下書きを何度もやり取りする代わりに、共有された1つの文書をまとめて確認できます。

Googleアカウントをお持ちの方なら誰でも、Googleドキュメントでドキュメントを作成できます。個人利用は無料です。組織は、プランによって機能が異なる有料のGoogle Workspaceプランを選択できます。以下の手順では、ドキュメントを文書作成やグループワークに役立てるための主要ツールについて説明します。

Googleドキュメントの機能

Googleドキュメントは、Googleドライブ、Gmail、スプレッドシート、スライドなどとともに、Google Workspaceの一部です。レポート、課題、会議議事録、提案書といった日常的な文書作成を、テンプレート、書式設定、コメント、共有コントロール、バージョン履歴などの機能を使って効率的に行うことができます。docs.google.comにアクセスするか、 Googleドキュメントの公式概要をご覧ください。

Googleドキュメントを最大限に活用する12の方法

1. ドキュメントを作成します。ドキュメントのホーム画面で「空白」を選択するか、履歴書や会議メモなどのテンプレートを選択します。スマートフォンやタブレットでは、ドキュメントアプリを開いて「作成」をタップします。Googleの入門ガイドには、現在のデスクトップ版の操作手順が記載されています。

   

2. 名前を付けて、書いて、修正しましょう。上部の「無題のドキュメント」をクリックしてファイル名を付け、入力を開始してください。ドキュメントは変更内容を自動的にGoogleドライブに保存します。元に戻す/やり直し機能を使って素早く修正したり、検索と置換機能を使って重複する語句を更新したりできます。

   

3. 長文の文書は見出しを使って構成を整えましょう。まずセクションのタイトルを選択し、「書式」＞「段落スタイル」で見出しを適用します。見出しスタイルは文書のアウトラインを作成し、目次にも反映されます。主要セクションには見出し1、サブセクションには見出し2を使用してください。詳しくは、Googleの見出しと目次に関する説明をご覧ください。

   

4. 便利な要素を挿入しましょう。挿入メニューでは、表、画像、リンク、ページ番号、見出しなどを追加できます。簡単な比較には表を使い、リンク先が分かりやすいように説明的なリンクテキストを付けましょう。印刷や配布資料の共有前に、ページ設定を確認してください。

   

5. コメントや提案を添えてレビューしてください。コメントや質問を添付するには、テキストを選択してください。編集モードから提案モードに切り替えると、元のテキストを置き換えることなく変更を提案できます。提案は、所有者が承認または拒否できます。提案モードの仕組みについては、こちらをご覧ください。

   

6. 適切なアクセスレベルで共有しましょう。 [共有]をクリックし、メールでユーザーを招待して、[閲覧者]、[コメント投稿者]、[編集者]のいずれかを選択します。プライベートな作業の場合は、一般アクセスを[制限付き]に設定してください。[リンクを知っている人]に設定すると、リンクを受け取った人は誰でもファイルを開くことができますが、職場や学校の管理者は共有を制限している場合があります。Googleドライブの共有に関するガイドラインを確認してください。

   

7. バージョン履歴を活用しましょう。デスクトップでは、[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示]を開くと、以前保存した状態を確認したり、必要に応じて以前のバージョンを復元したりできます。重要なマイルストーンに名前を付けておくと、後で見つけやすくなります。詳しくは、Google のバージョン履歴に関するヘルプをご覧ください。

   

8. オフラインアクセスを設定します。オンライン時にドライブの設定で有効にしてください。デスクトップでオフラインで使用するには、ChromeまたはMicrosoft Edge、非プライベートブラウザセッション、およびGoogleドキュメントオフライン拡張機能が必要です。ファイルを保存するには、ファイルの「その他」メニューを開き、「オフラインで利用可能」を選択します。変更内容は再接続後に同期されます。Googleのオフライン要件をご確認ください。

   

9. 音声入力で入力しましょう。デスクトップ版では、「ツール」＞「音声入力」を選択し、マイクへのアクセスを許可して、はっきりと話してください。入力結果には、名前、句読点、専門用語などが正しく含まれているか確認できます。この機能は、最新のChrome、Edge、Safariで動作します。対応ブラウザとコマンドの一覧はGoogleでご確認ください。

   

10. 文書を翻訳するには、コンピューターで「ツール」＞「文書の翻訳」を選択し、新しいファイルに名前を付けて言語を選択します。Docs は翻訳済みのコピーを別々に開き、元のファイルは変更されません。このオプションが表示されない場合は、ファイルがまだ Office 編集モードになっている可能性があり、最初に変換する必要があるかもしれません。Googleの翻訳手順を参照してください。

    

11. コピーをダウンロードするには、[ファイル] > [ダウンロード]を選択し、Microsoft Word (.docx)、PDF、またはその他のサポートされている形式を選択してください。Word形式は、Microsoft Wordで編集を続ける場合に便利です。PDF形式は、安定したレイアウトを共有する場合に便利です。ダウンロードファイルは、元のドキュメントファイルとは別に保存されます。Googleのファイルオプションを参照してください。

    

12. 文字数をチェックするには、「ツール」＞「文字数カウント」を選択してください。特定の箇所のみをカウントしたい場合は、まずその箇所を選択してください。これは、文字数制限のある課題、概要書、下書きなどに便利です。

    

共有を続け、実用的なアクセスを

ドキュメントは、複数のユーザーが同じファイルを見つけて確認できる場合に最も役立ちます。分かりやすいファイル名を使用し、長文の文書には見出しを付け、リンクを送信する前に共有アクセス権限を確認してください。機密性の高いファイルについては、一般アクセスを制限し、Googleのプライバシーと共有に関する概要を確認してください。