eDoc Organizer：ラベルを使ってWord文書とPDF文書を整理する

eDoc Organizerは、紙のスキャン画像とデジタルファイルを1つの検索可能なライブラリにまとめるドキュメント管理アプリケーションです。Word文書やPDF文書をラベルで整理したり、サムネイルワークスペースをフィルタリングしたり、複数ページを1つのPDFにスキャンしたりできます。その基本的な考え方はシンプルです。文書を複数の方法で分類することで、フォルダパスを覚えていなくても簡単に検索できるようにするというものです。

以下のインターフェース図は、ここで説明するタスクを示しています。これらはベンダーが公開しているドキュメントに基づいた概念図であり、特定のエディションのスクリーンショットではありません。レイアウトや利用可能なコントロールは、クラウド版とオンプレミス版で異なる場合があります。

まず、エディション、価格、Windowsのサポート状況を確認してください。

eDoc Organizerは、オンプレミス型のローカルストレージと、ブラウザやクライアントからアクセスできるクラウド版を提供しています。ファイルの保存場所やアクセス権限を持つユーザーに応じて選択してください。

現在のベンダーページでは、15日間の無料トライアルと有料プランが提供されています。オンプレミス版は1台のコンピューターにつき月額10ドル、または年間100ドル、クラウド版は1ユーザーにつき月額10ドルからとなっています。以前の250ドキュメントまでの無料プランは現在掲載されていないため、オンプレミス版ページまたはクラウド版プランページで最新の利用規約をご確認ください。

インストール前に互換性を確認してください。ベンダーが公開しているシステム要件では、オンプレミス版はWindows 7、8、10に対応していますが、Windows 11には対応していません。アーカイブを移動する前に、より新しいWindowsのサポート状況を確認してください。

WordおよびPDFドキュメントをインポートする

1. まずは、ベンダーが提供する15日間の試用期間中に、小規模なテストデータ収集から始めましょう。
2. 「ファイル」＞「インポート」またはツールバーの「インポート」コマンドを選択してください。メニューには「フォルダーのインポート」も表示されます。これらの操作方法はヘルプで確認できますが、対応拡張子の一覧は記載されていないため、実際に使用するWordファイルやPDFファイルでテストしてください。
3. ワークスペースのサムネイル、名前、日付を確認し、並べ替え、検索、またはフィルターを使用してテストファイルを見つけます。

Wordファイルがインポートできない場合は、ベンダーのeDoc Organizer Printerを使用して、印刷に対応したWindowsアプリからPDFを作成できます。後で編集する必要がある場合は、元のWordファイルを保管しておいてください。

ラベルを使って書類を整理する

文書は、1つのフォルダにのみ保存するのではなく、複数のラベルを付けることができます。例えば、公共料金の請求書には「公共料金」 「電気料金」「2026年」といったラベルが付けられるかもしれませんし、契約書には「顧客」「プロジェクト」「ステータス」といったラベルが付けられるかもしれません。後で見分けやすいように、一貫性のある名前を使用しましょう。

ラベルは、年、文書の種類、ベンダーなど、大まかなものから具体的なものへと順に作成します。ラベルパネルから関連するカテゴリを追加し、適用する前に自動提案を確認してください。ベンダーは、ラベルの組み合わせ方について、整理ガイドで説明しています。

ライブラリを検索して絞り込む

特徴的な用語で検索するか、ラベルを組み合わせてください。たとえば、 「財務」と「2026」を選択すると、ライブラリは2026年の財務文書に絞り込まれます。ファイル名や外観からファイルを識別する際には、並べ替え機能やサムネイル表示が役立ちます。

スキャンしたページの内容は、テキストとして検索できるようになる前にOCR処理が必要です。デスクトップアプリでは、「ツール」＞「オプション」を開き、スキャンのOCRが有効になっていることを確認してください。ベンダーによると、これにより検索可能なPDFが作成されます。OCRは低品質のスキャンを誤認識する可能性があるため、重要な名前や数字はページと照らし合わせて確認してください。

紙の書類をスキャンして、検索可能な単一のPDFファイルに変換する

ツールバーまたはファイルメニューから「スキャン」を選択して、ドキュメントスキャンウィザードを開きます。このガイドでは、TWAINとWIAについて説明します。自動原稿送り装置（ADF）を使用する場合は、原稿をセットしてオプションを有効にします。ADFがない場合は、最初のページをスキャンし、残りのページは「追記」機能を使用します。 「保存して完了」を選択すると、スキャン結果が1つのPDFファイルとして保存されます。

保存する前に、ページの順序と向きを確認してください。ウィザードには、ページの確認、回転、トリミング、およびクリーンアップのコントロールが含まれています。検索可能なテキストが必要な場合は、アプリケーションオプションでOCRを有効にしてください。

スキャナが見つからない場合は、ドライバとTWAIN/WIAのサポートを確認するか、メーカーのスキャンアプリを試すか、[ツール] > [オプション]でインターフェースを切り替えてください。フォルダ監視機能を使用すると、eDoc Organizerが開いている間に監視対象フォルダに保存されたスキャンをインポートできます。

eDoc Organizerは適切なツールでしょうか？

eDoc Organizerは、紙文書とデジタル文書を1つのライブラリにまとめたい方、複数カテゴリのラベルを使いたい方、ローカルまたはクラウドでの利用を希望する方に最適です。試用期間中は、Word形式のファイル、複数ページのスキャン、検索機能をテストしてください。ワークフローがご自身のコレクションに適していることが確認できるまでは、元のファイルをバックアップしておいてください。

正確な操作方法と最新の規約については、ベンダーの整理ガイド、メニューガイド、OCRおよびスキャナーオプション、スキャンに関するFAQを参照してください。