Cara menyulitkan e-mel dalam Outlook untuk Windows 11 dan web

Pada Windows 11 , jika anda menggunakan aplikasi desktop atau versi web Outlook, anda boleh menggunakan penyulitan untuk menambah lapisan keselamatan tambahan pada e-mel yang anda hantar kepada orang lain bagi melindungi mesej dan fail sensitif anda. Dalam panduan ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara menyelesaikan tugasan ini.

Walaupun e-mel yang anda hantar menggunakan alamat “Outlook.com” anda menggunakan pelbagai jenis lapisan keselamatan (seperti Keselamatan Lapisan Pengangkutan (TLS) ) untuk menyulitkan sambungan antara peranti anda dan pelayan Microsoft bagi melindungi data semasa dalam transit, ini hanyalah ciri keselamatan asas.

Jika anda mempunyai langganan Microsoft 365 Personal atau Family , Microsoft juga menawarkan ciri untuk menyulitkan kandungan e-mel anda sendiri, sama ada semasa dalam perjalanan mahupun semasa disimpan. Ini bermakna mesej e-mel dan lampiran diacak menjadi format yang tidak boleh dibaca yang hanya boleh dibaca oleh penerima yang dimaksudkan dengan kunci penyahsulitan yang betul.

Dalam panduan ini , saya akan menunjukkan kepada anda langkah-langkah untuk menghantar e-mel yang disulitkan menggunakan alamat e-mel Outlook.com, Hotmail.com, Live.com atau MSN.com pada aplikasi Outlook atau versi web perkhidmatan Microsoft.

Hantar e-mel yang disulitkan dengan aplikasi Outlook dan web

Untuk menghantar e-mel yang disulitkan sepenuhnya melalui aplikasi atau web Outlook, ikuti langkah berikut:

1. Buka aplikasi Outlook (atau web).

    

    

2. Klik butang Baharu untuk menulis mesej baharu.

3. Klik tab Pilihan .

4. Klik butang Enkripsi .

5. (Pilihan 1) Pilih pilihan Jangan Majukan untuk menyulitkan mesej dan lampiran fail.

   Nota ringkas: Dengan menggunakan pilihan ini, dokumen Microsoft 365 (Office) daripada Word, Excel, PowerPoint, dsb., akan kekal disulitkan selepas ia dimuat turun. Walau bagaimanapun, penerima akan dapat memuat turun fail lain, seperti PDF dan imej, tanpa penyulitan.

6. (Pilihan 2) Pilih pilihan Sulitkan untuk menyulitkan mesej dan lampiran fail.

   

   Nota ringkas: Apabila menggunakan pilihan ini, mesej akan kekal disulitkan dan tidak akan meninggalkan bekas Microsoft 365. Penerima akan dapat memuat turun lampiran tanpa penyulitan daripada Outlook.com atau aplikasi mudah alih. Walau bagaimanapun, jika mereka menggunakan klien e-mel pihak ketiga, kod laluan untuk memuat turun fail daripada laman web Penyulitan Mesej Microsoft 365 diperlukan.

7. Tulis mesej anda.

8. (Pilihan) Konfigurasikan lampiran fail.

9. Klik butang Hantar .

Sebaik sahaja anda melengkapkan langkah-langkah tersebut, penerima boleh membaca dan membalas mesej yang disulitkan secara normal menggunakan aplikasi Outlook atau laman web Outlook.com.

Anda sentiasa boleh mengklik "Alih keluar penyulitan" untuk melumpuhkan ciri keselamatan untuk e-mel tertentu sebelum menghantarnya. Jika anda telah menghantar mesej tersebut, anda tidak boleh mengalih keluar penyulitan tersebut, tetapi anda sentiasa boleh menghantar mesej lain yang tidak disulitkan.

Penyulitan e-mel untuk penerima yang berbeza

Apabila anda menghantar e-mel yang disulitkan dan penerima menggunakan aplikasi e-mel pihak ketiga, mereka akan menerima mesej berasingan dengan arahan tentang cara mengakses kandungan yang disulitkan. Untuk meneruskan, mereka mesti log masuk dengan akaun Microsoft atau akaun Microsoft 365.

Jika penerima menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, mereka boleh mengakses mesej tersebut dengan log masuk menggunakan akaun masing-masing. Sebagai alternatif, mereka boleh menggunakan kod laluan sementara yang disediakan dalam e-mel.

Bagi AOL atau penyedia e-mel lain yang kurang biasa, penerima mesti menggunakan kod laluan sementara untuk membaca mesej yang disulitkan.

Kebenaran akses untuk lampiran

Jika anda memilih pilihan “Sulitkan” , penerima yang menggunakan Outlook.com, Hotmail.com, Live.com atau MSN.com (melalui Outlook di web atau aplikasi desktop) boleh memuat turun lampiran tanpa penyulitan tambahan.

Walau bagaimanapun, penerima yang menggunakan perkhidmatan e-mel atau klien lain perlu menggunakan kod laluan untuk memuat turun lampiran daripada portal muat turun Microsoft.

Apabila anda memilih pilihan “Jangan Majukan” , fail Word, Excel dan PowerPoint kekal disulitkan walaupun penerima memuat turunnya. Jika penerima memajukan fail tersebut kepada orang lain, fail tersebut tidak akan dibuka untuk penerima baharu kerana mereka tidak mempunyai kebenaran.

Walau bagaimanapun, pengguna Outlook.com boleh membuka fail Office yang disulitkan menggunakan aplikasi desktop pada Windows 11. Selain itu, pengguna Microsoft 365 boleh membuka fail ini pada mana-mana platform yang disokong oleh aplikasi Microsoft Office.

Sekatan ini hanya terpakai pada format fail Microsoft 365 (Office), seperti Word, Excel dan PowerPoint. Jenis fail lain, seperti PDF, imej atau video, biasanya boleh dimuat turun tanpa penyulitan melainkan dikonfigurasikan sebaliknya.