5 Beste Microsoft Teams-functies voor online vergaderingen

Microsoft Teams is een uitstekende tool voor vergaderingen, maar voor veel gebruikers is een vergadering gewoon een videogesprek. Pas als ze videogesprekken moeten voeren en ze worden geconfronteerd met de verschillende beperkingen die gepaard gaan met eenvoudige tools voor videogesprekken, begrijpen ze dat een meer geavanceerde oplossing zoals Microsoft Teams nodig is.

5 beste Microsoft Teams-functies

Als je veel hebt gehoord over Microsoft Teams, maar niet zeker weet welke functies het beter maken dan andere tools voor online vergaderen, doorloop dan de onderstaande lijst om erachter te komen.

1. Planning van vergaderingen en uitnodigingen

Ad-hocvergaderingen zijn eenvoudig te houden in alle online vergadertools, maar de planning is geavanceerder. Wanneer er een online vergadering is gepland, zijn de tijd en datum niet de enige informatie die moet worden gedeeld. Er moet ook een link naar de vergadering worden gedeeld waarop gebruikers kunnen klikken.

In theorie kunt u de link naar een vergadering waarschijnlijk delen wanneer het tijd is om te beginnen, maar het is vervelend en het kost tijd buiten de vergadering. Met Microsoft Teams kun je een uitnodiging maken en naar iedereen sturen. Deze uitnodiging kan op elk gewenst moment worden bijgewerkt en bevat een link naar de vergadering. Het enige wat gebruikers hoeven te doen, is op de knop Deelnemen klikken.

2. Breakout-ruimtes

Breakout rooms is een relatief nieuwe feature in Microsoft Teams. Brainstormruimten worden gemaakt op basis van een vergadering die al aan de gang is en de deelnemers vormen een subgroep van alle deelnemers aan de vergadering.

Met brainstormruimten kunnen alle deelnemers aan een vergadering in de vergadering blijven, maar eronder hun eigen afzonderlijke subvergaderingen maken. Ze kunnen zich verplaatsen tussen verschillende kamers en terug naar de hoofdvergadering wanneer dat nodig is. 

Zie het als een grote vergadering waarbij de leden zich opsplitsen in kleinere groepen om iets te bespreken en af ​​en toe terugkomen om zich bij anderen te voegen. Breakout rooms is een virtuele versie van deze oefening. 

3. Presentatiemodus: scherm delen en controle aanvragen

De meeste tools voor videogesprekken maken het delen van schermen mogelijk, zelfs degenen die op mobiele platforms worden uitgevoerd, maar het delen van een scherm is vaak niet voldoende tijdens een vergadering. 

Microsoft Teams heeft een geavanceerde presentatiemodus waarmee gebruikers een PowerPoint-presentatie kunnen presenteren, hun notities bij dia's kunnen bekijken en kunnen bepalen welke dia's een gebruiker kan zien en waar hij naartoe kan navigeren tijdens de presentatie. 

Met de schermdeelmodus kunnen gebruikers controle aanvragen en op afstand het scherm van de andere gebruiker of de app die ze delen bedienen. Naast het aanvragen van controle kan een presentator ook vrijwillig de controle overdragen aan een gebruiker via de Grant Access-functie. 

4. Achtergronden en achtergrondonscherpte

Als je thuis geen kantoor hebt ingericht, of als je tijdens een videogesprek andere mensen op de achtergrond wilt blokkeren, volstaat het om de achtergrond te vervagen of een aangepaste achtergrond toe te voegen.

Microsoft Teams biedt deze functie standaard en het is uitstekend. Het kan een persoon nauwkeurig detecteren, isoleren van zijn achtergrond en deze vervagen of volledig vervangen . De functie is alleen beschikbaar in desktop-apps en niet in de Microsoft Teams-webapp .

5. Opnames & transcripties

Vergaderingen die in het echte leven worden gehouden, dwz met leden die allemaal fysiek in een ruimte aanwezig zijn, worden georganiseerd rond agenda's en gevolgd door vergaderingen. Met online vergaderingen is er geen reden om te stoppen met het gebruik van een van deze tools als het later helpt.

Met Microsoft Teams kunnen gebruikers niet alleen een vergadering opnemen , het kan ook een transcript voor de vergadering genereren . Toegegeven, deze specifieke functie vereist een bedrijfslicentie, maar het transcript is vrij nauwkeurig en niemand hoeft het handmatig te maken.

Conclusie

Dit is een korte lijst met Microsoft Teams-functies voor vergaderingen. Vergaderingen zijn slechts een onderdeel van de app; het biedt ook ploegendienstplanning, een uitgebreide beloplossing en een uitstekende samenwerkingsopstelling. Mogelijk vindt u vergadertools die vergelijkbare of enigszins vergelijkbare functies bieden als Microsoft Teams, maar de alternatieven zijn meestal gericht op vergaderingen en hebben buiten webconferenties weinig anders te bieden.