Hoe u de afwezigheid van kantoor in Gmail kunt instellen

De Out-of-Office-functie in Gmail is perfect om in te stellen als u niet op kantoor bent en uw potentiële klanten niet wilt laten wachten zonder antwoord. Je kunt het instellen met behulp van de schakelaar in de Gmail-instellingen. Als ondernemer is het van vitaal belang om leads/potentiële klanten zo snel mogelijk aan te trekken, aangezien hun aandachtsspanne minimaal is.

De automatische responsfunctie bij afwezigheid in Gmail biedt afzenders de broodnodige informatie over uw beschikbaarheid, en het goede nieuws is dat u deze kunt instellen via de mobiele Gmail- app of uw desktop. Deze gids leidt je door alles wat je hiervoor nodig hebt.

Hoe "Afwezig" in Gmail Desktop in te stellen

U kunt het automatische bericht op uw pc instellen met behulp van uw webbrowser. Om dit te doen,

1. Open Gmail in je favoriete browser
2. Meld u aan als u nog niet bent ingelogd
3. Navigeer naar de rechterbovenhoek van je scherm (in de richting van je profiel) en klik op het tandwielpictogram, wat staat voor instellingen

       4. Selecteer vervolgens de  balk Alle instellingen weergeven

       5. Scrol naar beneden om het gedeelte met vakantieresponders  onderaan te vinden

       6. Eenmaal gevonden, klikt u op de cirkel naast Vakantieresponder Aan

       7. U ziet de optie om de begin- en einddatum van de autoresponder in te stellen. Vul ze in met behulp van de drop-down kalender die daarin wordt verstrekt

       8. Vul vervolgens de automatische afwezigheidsreactie in die u wilt gebruiken in het berichtengedeelte

       9. Voeg een onderwerp of titel toe

       10. Om de autoresponder te personaliseren, klikt u op het vakje naast Alleen een reactie verzenden naar mensen in mijn contacten  om dit in te schakelen.

       11. Klik ten slotte op Wijzigingen opslaan  om de installatie te voltooien

Hoe u de afwezigheid van kantoor kunt instellen in de mobiele Gmail-app

Het instellen van de out-of-office auto-responder is net zo eenvoudig op een mobiele telefoon, ongeacht het besturingssysteem (OS). Om dit te doen,

1. Open de Gmail-app op uw Android-smartphone of iPhone
2. Tik op de hamburgerknop in de linkerbovenhoek van het scherm

       3. Tik op Instellingen  in het menu

       4. Selecteer het e-mailadres waarop u de automatische afwezigheidsreactie wilt inschakelen

       5. Blader in het volgende scherm naar beneden en tik op Vakantieresponder

       6. Schakel de vakantieresponder in met de schuifregelaar

       7. Stel de begin- en eindtijd in voor de autoresponder

       8. Typ het bericht en de onderwerpregel in de voorziene tekstvakken

       9. Zoals beschikbaar op de desktopversie, als u wilt dat alleen uw contacten een afwezigheidsbericht krijgen, vinkt u het vakje aan naast Alleen verzenden naar mijn contacten

       10. Tik op de knop Opslaan in de rechterbovenhoek om alle wijzigingen op te slaan.

Hoe Out of Office-responder op Gmail werkt

Om deze functie zo efficiënt mogelijk te laten werken, wordt er veel besteed aan de backend-commando's, wat best handig zal zijn. Ze zijn er om uw autoresponders te regulariseren, zodat ze niet als spam, overbodig of gedwongen overkomen.

Ze zijn als volgt:

1. U kunt alleen de begin- en einddatum instellen, maar niet de tijd. Als zodanig is de automatische starttijd voor de autoresponder 12:00 uur om middernacht en eindigt deze om 23:49 uur op de einddatum
2.  Een afzender ontvangt het automatische antwoord slechts één keer wanneer u niet op kantoor bent, op voorwaarde dat ze niet binnen vier dagen nog een e-mail sturen
3. Als dezelfde afzender u na vier dagen opnieuw een bericht stuurt, krijgt hij het automatische antwoord
4. Als u uw automatische antwoordbericht wijzigt, wordt de vierdaagse timer voor alle afzenders gereset. Daarom, als iemand van hen je nog een bericht stuurt binnen het vastgestelde bericht, krijgen ze de nieuwe automatische reactie, ongeacht wanneer ze de vorige hebben ontvangen
5. Nadat u de automatische reactie voor vakanties heeft ingeschakeld, kunnen andere Gmail-gebruikers uw afwezigheidsstatus zien wanneer ze hun berichten aan u opstellen. Helaas is deze functie niet beschikbaar voor degenen die u berichten sturen vanuit apps zoals Outlook
6. Elke e-mail die in uw spammap of mailinglijst terechtkomt waarop u zich hebt geabonneerd, krijgt geen automatisch antwoord

Verwant: Hoe een Gmail-account te verwijderen: een stapsgewijze handleiding

Hoe u uw "Afwezig" -status kunt delen

Andere gebruikers kunnen uw afwezigheidsstatus zien, zoals hierboven vermeld, is alleen mogelijk wanneer u dit toestaat in uw Google-agenda. Zo werkt het: u moet een afwezigheidsafspraak maken in Google Agenda en deze delen met uw collega's of iedereen waarvan u uw status wilt zien. 

Er zit echter een addertje onder het gras; de afwezigheidsgebeurtenis moet langer duren dan uw werkuren of een hele dag beslaan. Als u klaar bent, zien de mensen die u toestaat uw status wanneer ze u een e-mail sturen.

Hoe u een sterkere afwezigheidsreactie krijgt op Gmail

De out-of-office reply is slimmer dan je denkt. Door dieper in de instellingen te duiken en bepaalde filters in te schakelen, kun je meer gepersonaliseerde reacties creëren met verschillende berichten voor specifieke afzenders. Om dit te doen,

1. Stel de auto-respons op in een nieuwe e-mail
2. Klik daarbij op de drie verticale stippen in de rechterbenedenhoek
3. Selecteer  Sjablonen
4. Klik vervolgens op  Concept opslaan als sjabloon  en vervolgens  op Opslaan als nieuwe sjabloon
5. Geef de sjabloon een naam in het venster dat hierna verschijnt
6. Ga nu naar Gmail-instellingen
7. Ga naar het   tabblad Filters en geblokkeerde adressen
8. Scroll naar beneden op deze pagina en klik op  Een nieuw filter maken

       9. Voer in het veld Van  het e-mailadres in waarnaar u een gepersonaliseerd automatisch antwoord wilt sturen

       10. Klik vervolgens op Filter maken

       11. Markeer nu in het venster Filter maken het selectievakje naast Sjabloon verzenden

       12. Selecteer de ontvanger die u in stap 9 hebt ingevoerd

       13. Klik ten slotte op Filter maken  om alle wijzigingen op te slaan

Elke keer dat de afzender in stap 9 u een e-mail stuurt, wordt de automatische e-mail opgeslagen als een sjabloon in stap 4.

Automatisch beantwoorden uitschakelen in Gmail

Misschien wilt u de automatische reactie uitschakelen wanneer u weer aan het werk gaat. Google heeft het u gemakkelijk gemaakt, omdat u uw status direct boven uw inbox kunt zien en de optie om deze uit te schakelen. Klik gewoon op  Nu beëindigen  om het uit te schakelen.

Als je het liever uitschakelt in Instellingen of de mobiele Gmail-app gebruikt, open je Instellingen in Gmail . Scrol omlaag naar het gedeelte Vakantie-responder en schakel het uit.