Hoe versleutel je e-mail in Outlook voor Windows 11 en web?

In Windows 11 kun je, als je de desktop-app of de webversie van Outlook gebruikt, versleuteling inzetten om een ​​extra beveiligingslaag toe te voegen aan de e-mails die je naar anderen stuurt. Zo bescherm je je gevoelige berichten en bestanden. In deze handleiding laat ik je zien hoe je dit doet.

Hoewel e-mails die u verzendt met uw "Outlook.com"-adres gebruikmaken van verschillende beveiligingslagen (zoals Transport Layer Security (TLS) ) om de verbinding tussen uw apparaat en de servers van Microsoft te versleutelen en zo de gegevens tijdens het transport te beschermen, zijn dit slechts basisbeveiligingsfuncties.

Als u een Microsoft 365 Personal- of Family-abonnement hebt , biedt Microsoft ook functies om de inhoud van uw e-mails te versleutelen, zowel tijdens verzending als wanneer ze niet in gebruik zijn. Dit betekent dat het e-mailbericht en de bijlagen worden versleuteld tot een onleesbaar formaat dat alleen kan worden gelezen door de beoogde ontvanger met de juiste decryptiesleutel.

In deze handleiding laat ik je zien hoe je versleutelde e-mails kunt verzenden met een Outlook.com-, Hotmail.com-, Live.com- of MSN.com-e-mailadres in de Outlook-app of de webversie van de Microsoft-service.

Versleutelde e-mails verzenden met de Outlook-app en -webinterface.

Volg deze stappen om een ​​e-mail volledig versleuteld te verzenden via de Outlook-app of -webversie:

1. Open de Outlook- app (of de webversie).

    

    

2. Klik op de knop 'Nieuw' om een ​​nieuw bericht op te stellen.

3. Klik op het tabblad Opties .

4. Klik op de knop 'Versleutelen '.

5. (Optie 1) Selecteer de optie 'Niet doorsturen' om het bericht en de bijlagen te versleutelen.

   Belangrijke opmerking: Met deze optie blijven Microsoft 365 (Office)-documenten van Word, Excel, PowerPoint, enz. versleuteld nadat ze zijn gedownload. De ontvanger kan echter andere bestanden, zoals pdf's en afbeeldingen, zonder versleuteling downloaden.

6. (Optie 2) Selecteer de optie 'Versleutelen' om het bericht en de bijlagen te versleutelen.

   

   Belangrijke opmerking: Bij gebruik van deze optie blijven berichten versleuteld en verlaten ze de Microsoft 365-container niet. De ontvanger kan de bijlagen onversleuteld downloaden via Outlook.com of de mobiele app. Als de ontvanger echter een e-mailclient van een derde partij gebruikt, is een toegangscode vereist om de bestanden te downloaden van de Microsoft 365-website voor berichtversleuteling.

7. Stel je bericht op.

8. (Optioneel) Configureer de bestandsbijlage.

9. Klik op de knop ' Verzenden '.

Zodra u de stappen hebt voltooid, kan de ontvanger versleutelde berichten normaal lezen en beantwoorden via de Outlook-app of de website Outlook.com.

Je kunt altijd op 'Versleuteling verwijderen' klikken om de beveiligingsfunctie voor een specifieke e-mail uit te schakelen voordat je deze verzendt. Als je het bericht al hebt verzonden, kun je de versleuteling niet meer verwijderen, maar je kunt wel een nieuw, niet-versleuteld bericht versturen.

E-mailversleuteling voor verschillende ontvangers

Wanneer u een versleutelde e-mail verzendt en de ontvanger een e-mailapp van een derde partij gebruikt, ontvangt deze een apart bericht met instructies voor toegang tot de versleutelde inhoud. Om verder te gaan, moet de ontvanger zich aanmelden met een Microsoft-account of een Microsoft 365-account.

Als de ontvanger Gmail of Yahoo Mail gebruikt, kan hij of zij het bericht openen door in te loggen met het betreffende account. Als alternatief kan de ontvanger een tijdelijke toegangscode gebruiken die in de e-mail is vermeld.

Bij AOL of andere minder gangbare e-mailproviders moet de ontvanger een tijdelijke toegangscode gebruiken om het versleutelde bericht te kunnen lezen.

Toegangsrechten voor bijlagen

Als u de optie 'Versleutelen' selecteert , kunnen ontvangers die Outlook.com, Hotmail.com, Live.com of MSN.com gebruiken (via Outlook op het web of de desktop-app) bijlagen downloaden zonder extra versleuteling.

Gebruikers van andere e-mailservices of -clients moeten echter een toegangscode invoeren om bijlagen te downloaden van de Microsoft-downloadportal.

Wanneer u de optie 'Niet doorsturen' selecteert , blijven Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden versleuteld, zelfs nadat de ontvanger ze heeft gedownload. Als de ontvanger het bestand doorstuurt naar iemand anders, kan het bestand niet worden geopend voor de nieuwe ontvanger, omdat deze geen toestemming heeft.

Outlook.com-gebruikers kunnen echter versleutelde Office-bestanden openen met behulp van desktop-apps op Windows 11. Ook Microsoft 365-gebruikers kunnen deze bestanden openen op elk platform dat door Microsoft Office-apps wordt ondersteund.

Deze beperkingen gelden alleen voor Microsoft 365 (Office)-bestandsindelingen, zoals Word, Excel en PowerPoint. Andere bestandstypen, zoals pdf's, afbeeldingen of video's, kunnen doorgaans zonder versleuteling worden gedownload, tenzij anders geconfigureerd.