Jak ustawić poza biurem w Gmailu

Funkcja „Poza biurem” w Gmailu jest idealna do skonfigurowania, jeśli jesteś poza biurem i nie chcesz, aby Twoi potencjalni klienci pozostawali bez odpowiedzi. Możesz to skonfigurować za pomocą przełącznika w ustawieniach Gmaila. Dla właściciela firmy kluczowe znaczenie ma jak najszybsze angażowanie potencjalnych klientów/potencjalnych klientów, ponieważ ich uwaga jest ograniczona do minimum.

Funkcja automatycznej odpowiedzi poza biurem w Gmailu zapewnia nadawcom bardzo potrzebne informacje o Twojej dostępności, a dobrą wiadomością jest to, że możesz ją skonfigurować w aplikacji mobilnej Gmail lub na komputerze. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez wszystko, czego potrzebujesz, aby to zrobić.

Jak ustawić „Poza biurem” w Gmailu na komputerze

Możesz skonfigurować automatyczną wiadomość na swoim komputerze za pomocą przeglądarki internetowej. Aby to zrobić,

1. Otwórz Gmaila w preferowanej przeglądarce
2. Zaloguj się, jeśli nie jesteś jeszcze zalogowany
3. Przejdź do prawego górnego rogu ekranu (w kierunku swojego profilu) i kliknij ikonę koła zębatego, która oznacza ustawienia

       4. Następnie wybierz  pasek Zobacz wszystkie ustawienia

       5. Przewiń w dół, aby znaleźć  na dole sekcję odpowiedzi na urlop

       6. Po znalezieniu kliknij kółko obok opcji Odpowiadający na wakacje włączony

       7. Zobaczysz opcję ustawienia daty rozpoczęcia i zakończenia autorespondera. Wypełnij je, korzystając z rozwijanego kalendarza w nim zawartego

       8. Następnie w sekcji wiadomości wpisz automatyczną odpowiedź o nieobecności, której chcesz użyć

       9. Dodaj temat lub tytuł

       10. Aby spersonalizować autoresponder, kliknij pole obok opcji Wyślij odpowiedź tylko do osób z moich kontaktów,  aby ją włączyć.

       11. Na koniec kliknij Zapisz zmiany  , aby zakończyć konfigurację

Jak ustawić poza biurem w aplikacji mobilnej Gmail

Konfigurowanie automatycznej odpowiedzi poza biurem jest równie łatwe na telefonie komórkowym, niezależnie od systemu operacyjnego (OS). Aby to zrobić,

1. Otwórz aplikację Gmail na smartfonie z Androidem lub iPhonie
2. Stuknij przycisk hamburgera w lewym górnym rogu ekranu

       3. Stuknij Ustawienia  w menu

       4. Wybierz adres e-mail, w którym chcesz włączyć automatyczną odpowiedź poza biurem

       5. Na następnym ekranie przewiń w dół i dotknij opcji Odpowiadający na wakacje

       6. Włącz komunikator urlopowy za pomocą suwaka

       7. Ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia autorespondera

       8. Wpisz wiadomość i wiersz tematu, korzystając z dostępnych pól tekstowych

       9. Zgodnie z wersją na komputer, jeśli chcesz, aby odpowiedź o nieobecności otrzymywały tylko Twoje kontakty, zaznacz pole wyboru Wyślij tylko do moich kontaktów

       10. Stuknij przycisk zapisu w prawym górnym rogu, aby zapisać wszystkie zmiany.

Jak działa funkcja odpowiadająca poza biurem w Gmailu

Aby ta funkcja działała tak wydajnie, jak to możliwe, wiele wymaga poleceń zaplecza, które okażą się bardzo przydatne. Są po to, aby uregulować Twoje automatyczne odpowiedzi, aby nie wypadły jako spam, zbędne lub wymuszone.

Są one następujące:

1. Możesz ustawić tylko datę początkową i końcową, ale nie godzinę. W związku z tym automatyczny czas rozpoczęcia autorespondera to 12:00 o północy, a kończy się o 23:49 w dniu zakończenia
2.  Nadawca otrzyma automatyczną odpowiedź tylko raz, gdy jesteś poza biurem, pod warunkiem, że nie wyśle ​​kolejnej wiadomości e-mail w ciągu czterech dni
3. Jeśli po czterech dniach ten sam nadawca ponownie wyśle ​​do Ciebie wiadomość, otrzyma automatyczną odpowiedź
4. Jeśli zmienisz wiadomość z odpowiedzią automatyczną, licznik czterech dni zostanie zresetowany dla wszystkich nadawców. Dlatego jeśli któryś z nich wyśle ​​​​Ci kolejną wiadomość w ramach określonej wiadomości, otrzyma nową automatyczną odpowiedź niezależnie od tego, kiedy otrzymał poprzednią
5. Po włączeniu automatycznej odpowiedzi urlopowej inni użytkownicy Gmaila będą mogli zobaczyć Twój status nieobecności podczas tworzenia wiadomości do Ciebie. Niestety ta funkcja nie jest dostępna dla osób wysyłających wiadomości z aplikacji takich jak Outlook
6. Żaden e-mail, który trafi do Twojego folderu ze spamem lub listy mailingowej, którą subskrybujesz, nie otrzyma automatycznej odpowiedzi

Powiązane: Jak usunąć konto Gmail: przewodnik krok po kroku

Jak udostępnić swój status „poza biurem”.

Inni użytkownicy mogą zobaczyć Twój status nieobecności, ponieważ jest to możliwe tylko wtedy, gdy zezwolisz na to w swoim kalendarzu Google. Oto jak to działa: musisz utworzyć wydarzenie „Poza biurem” w Kalendarzu Google i udostępnić je współpracownikom lub dowolnej osobie, dla której chcesz zobaczyć swój status. 

Jest jednak haczyk; wydarzenie poza biurem musi wykraczać poza godziny pracy lub obejmować cały dzień. Gdy to zrobisz, osoby, którym zezwolisz, zobaczą Twój status podczas wysyłania Ci wiadomości e-mail.

Jak uzyskać odpowiedź Beefier poza biurem w Gmailu

Odpowiedź „poza biurem” jest mądrzejsza niż myślisz. Zagłębiając się w ustawienia i włączając określone filtry, możesz tworzyć bardziej spersonalizowane odpowiedzi z różnymi wiadomościami dla określonych nadawców. Aby to zrobić,

1. Utwórz automatyczną odpowiedź w nowym e-mailu
2. Robiąc to, kliknij pionowe trzy kropki w prawym dolnym rogu
3. Wybierz  szablony
4. Następnie kliknij  Zapisz wersję roboczą jako szablon  , a następnie  Zapisz jako nowy szablon
5. Nazwij szablon w oknie, które pojawi się obok
6. Teraz przejdź do ustawień Gmaila
7. Przejdź do   zakładki Filtry i zablokowane adresy
8. Przewiń tę stronę w dół i kliknij opcję  Utwórz nowy filtr

       9. W polu Od  wprowadź adres e-mail, na który chcesz wysłać spersonalizowaną automatyczną odpowiedź

       10. Następnie kliknij Utwórz filtr

       11. Teraz w oknie Utwórz filtr zaznacz pole wyboru obok opcji Wyślij szablon

       12. Wybierz odbiorcę wprowadzonego w kroku 9

       13. Na koniec kliknij Utwórz filtr  , aby zapisać wszystkie zmiany

Teraz za każdym razem, gdy nadawca w kroku 9 wyśle ​​Ci wiadomość e-mail, otrzyma automatyczną wiadomość e-mail zapisaną jako szablon w kroku 4.

Jak wyłączyć automatyczną odpowiedź w Gmailu

Możesz wyłączyć automatyczną odpowiedź po powrocie do pracy. Google ułatwiło sprawę, ponieważ możesz zobaczyć swój status tuż nad skrzynką odbiorczą i opcję jej wyłączenia. Po prostu kliknij przycisk  Zakończ teraz  , aby go wyłączyć.

Jeśli wolisz go wyłączyć w Ustawieniach lub korzystasz z aplikacji mobilnej Gmail, otwórz Ustawienia w Gmailu . Przewiń w dół do sekcji Odpowiadający na wakacje i wyłącz ją.