Jak ustawić poza biurem w zespołach (pełny przewodnik)

Istnieją 2 proste sposoby wyprowadzenia się z biura w usłudze Teams, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, że nie ma Cię w pobliżu. Jednym z nich jest kliknięcie swojego zdjęcia profilowego w aplikacji Teams, a drugim sposobem jest skorzystanie z programu Microsoft Outlook. Pokażemy Ci obie metody włączania wiadomości o nieobecności oraz jak je zautomatyzować lub ręcznie wyłączyć.

Obejrzyj nasz film poniżej, aby dokładnie zobaczyć, jak to zrobić, lub przewiń w dół i postępuj zgodnie z obrazami krok po kroku w pełnym przewodniku.

Usług czatu nie można wyłączyć. W przeciwieństwie do kont w mediach społecznościowych, które można dezaktywować na krótki (lub dłuższy) okres, usługa czatu będzie działać nawet po wylogowaniu. Twoi znajomi zobaczą, że jesteś offline, ale nawet wtedy będą mogli wysyłać wiadomości. Dotyczy to wszystkich rodzajów usług i aplikacji do czatowania, niezależnie od tego, czy są używane do pracy, czy do komunikacji osobistej. 

Jeśli nie chcesz już otrzymywać wiadomości z określonej usługi, niewiele możesz zrobić. Jeśli nie planujesz korzystać z usługi, usunięcie konta jest rozsądne, ale jeśli robisz sobie przerwę, dobrym rozwiązaniem jest wiadomość o nieobecności .

Wiadomości poza biurem

Wiadomość o nieobecności to wiadomość automatyczna, którą użytkownik może skonfigurować. Ta wiadomość jest automatycznie wysyłana do każdego, kto spróbuje się z Tobą skontaktować. Wiadomość można ustawić tak, aby była wysyłana w określonych terminach. 

Kroki, aby ustawić wiadomości „Poza biurem”.

Microsoft Teams pozwala użytkownikom ustawić wiadomość Poza biurem. W przeciwieństwie do statusu ustawionego dla profilu użytkownika, ta wiadomość jest wyświetlana, gdy ktoś próbuje wysłać wiadomość do użytkownika lub wspomina o nim w konwersacji grupowej/zespołowej. 

Ustaw stan Microsoft Teams poza biurem za pośrednictwem profilu Teams

Możesz ustawić swój status Poza biurem bezpośrednio w Microsoft Teams i dodać do niego krótką wiadomość.

1. Otwórz Microsoft Teams.
2. Kliknij swój profil w prawym górnym rogu.
3. Wybierz z menu opcję Ustaw komunikat o stanie.

1. Utwórz wiadomość o długości nieprzekraczającej 280 znaków. Jeśli chcesz, możesz wspomnieć o członku zespołu w wiadomości.
2. Otwórz listę rozwijaną „Wyczyść komunikat o stanie po” . 
3. Wybierz Niestandardowe.
4. Wybierz ostatnią datę, kiedy będziesz poza biurem.
5. Kliknij Gotowe.

Jak ustawić poza biurem z aplikacji Outlook

Jeśli używasz tego samego konta w Microsoft Teams i Outlook, ustawienie wiadomości Poza biurem w Outlooku zsynchronizuje ją z Microsoft Teams.

Ostrzegamy jednak, że wiadomość zostanie zsynchronizowana według własnego uznania. To nie jest natychmiastowe i może w rzeczywistości nigdy się nie wydarzyć. Ponadto wiadomość o nieobecności w biurze można ustawić tylko w programie Outlook, jeśli używasz konta e-mail programu Outlook lub konta Microsoft. 

1. Otwórz Outlooka na swoim komputerze.
2. Przejdź do pliku.
3. Kliknij Odpowiedzi automatyczne.
4. Wybierz „Wyślij automatyczne odpowiedzi”.
5. Napisz odpowiedź.
6. Wybierz „Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym”.
7. Wybierz zakres dat, w którym zostanie wysłana automatyczna odpowiedź.
8. Kliknij OK.
9. Możesz dodać wyjątki, klikając „Reguły” u dołu.

Wyłącz stan Microsoft Teams poza biurem

Wyłączenie statusu Poza biurem w Microsoft Teams jest łatwe, ale powinieneś wiedzieć, że musisz go wyłączyć tylko wtedy, gdy chcesz przestać wysyłać go przed ustaloną datą. Jeśli minęła data zakończenia wiadomości, wiadomość automatycznie przestanie się wyświetlać.

1. Otwórz Microsoft Teams.
2. Kliknij swój profil w prawym górnym rogu.
3. Kliknij przycisk usuwania/kosza na śmieci w prawym dolnym rogu wiadomości Poza biurem.
4. Komunikat /stan zostanie usunięty .

Wyłącz powiadomienie o nieobecności w programie Outlook

Jeśli w Outlooku skonfigurowałeś alert o nieobecności i jest on synchronizowany z Microsoft Teams, musisz go wyłączyć w Outlooku.

1. Otwórz Outlooka.
2. Przejdź do pliku.
3. W sekcji Odpowiedzi automatyczne kliknij przycisk „Wyłącz”.

Uwaga: Synchronizacja stanu z Microsoft Teams może zająć dużo czasu.

Wniosek

Chociaż istnieją dwa różne sposoby ustawienia statusu Poza biurem w Microsoft Teams, zdecydowanie zalecamy użycie opcji natywnej w Microsoft Teams. Program Outlook nie zawsze synchronizuje wiadomość i wiadomość może utknąć na długo po jej wygaśnięciu. Co ważniejsze, jeśli korzystasz z Gmaila (lub innego konta), wbudowana opcja programu Outlook po prostu nie będzie dostępna.