Zrobienie sobie przerwy oznacza zostawienie pracy, a to dotyczy również poczty e-mail. Odpowiedź „poza biurem” informuje każdego, kto do Ciebie napisze, że nie ma Cię przy biurku.
Wiedza o tym, jak włączyć funkcję odpowiadania na wiadomości o nieobecności w programie Outlook, jest istotna z dwóch powodów: zaoszczędzisz czas, który musiałbyś poświęcić na odpowiadanie wszystkim osobom, które próbują się z Tobą skontaktować, a ponadto nikt nie będzie czekał na Twoją odpowiedź, ponieważ wiadomość e-mail będzie zawierać dokładną informację o Twojej nieobecności.
W tym artykule wyjaśniono, jak dodać wiadomość o nieobecności w poczcie e-mail i jak dodać status „OOO” do kalendarza. Instrukcje dotyczą zarówno użytkowników komputerów stacjonarnych, jak i urządzeń mobilnych.
Wyślij odpowiedź o nieobecności w aplikacji Outlook
Outlook jest dostępny zarówno jako aplikacja komputerowa, jak i mobilna. Przyjrzyjmy się, jak to działa na obu platformach:
- Kliknij ikonę ustawień/koła zębatego znajdującą się u góry aplikacji komputerowej.
- Po otwarciu ustawień wybierz Konta po lewej stronie, a następnie Odpowiedzi automatyczne .
- Zaznacz opcję Włącz automatyczne odpowiedzi .
- Zaznacz pole wyboru obok opcji Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym przedziale czasu , a następnie wybierz daty i godziny, kiedy nie będziesz w pracy.
- Wpisz treść odpowiedzi informującej o nieobecności w polu tekstowym i opcjonalnie zaznacz pola wyboru na tej stronie, które chcesz włączyć.
- Naciśnij Zapisz .
Wskazówka : wiadomości e-mail informujące o nieobecności różnią się od wiadomości zaplanowanych, choć można je łatwo zaplanować również w programie Outlook.
Wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować odpowiedź e-mail z informacją o nieobecności w aplikacji mobilnej Outlook. Używamy aplikacji Outlook na Androida , ale powinna ona działać podobnie na iOS i iPadOS:
- Kliknij przycisk menu w lewym górnym rogu.
- Wybierz ikonę ustawień/koła zębatego u dołu wysuwanego menu.
- Kliknij swoje konto w sekcji Konta pocztowe .
- Wybierz opcję Odpowiedzi automatyczne i dotknij jej jeszcze raz.
- Zaznacz pole wyboru obok opcji Odpowiedz w podanym okresie .
- Napisz odpowiedź e-mailową informującą o nieobecności i wybierz datę i godzinę, kiedy chcesz wysłać odpowiedź OOO.
- Aby zapisać, kliknij znacznik wyboru u góry.
Wysyłanie odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook z poziomu przeglądarki internetowej
Jeśli korzystasz z Outlook.com , skonfigurowanie odpowiedzi OOO jest równie proste, ale kroki są nieco inne niż w aplikacji. Oto jak włączyć powiadomienie o nieobecności w Outlooku:
- Kliknij ikonę ustawień/koła zębatego w prawym górnym rogu.
- Wybierz opcję Poczta z lewej kolumny i Automatyczne odpowiedzi z prawej.
- Kliknij przełącznik obok opcji Włącz automatyczne odpowiedzi .
- Zaznacz pole wyboru obok opcji Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym przedziale czasu .
- Wprowadź godziny rozpoczęcia i zakończenia, a opcjonalnie włącz dowolną inną interesującą Cię opcję. Możesz na przykład automatycznie odrzucać spotkania, gdy jesteś poza domem, i ograniczyć wiadomości tylko do kontaktów.
- Wpisz swoją wiadomość OOO w polu tekstowym.
- Kliknij Zapisz , aby skonfigurować wiadomość o nieobecności w programie Outlook.
Wskazówka : Odpowiedzi informujące o nieobecności są profesjonalne, dlatego należy upewnić się, że ustawiony podpis e-mail będzie do nich pasował.
Jak dodać informację o nieobecności do kalendarza programu Outlook
Jeśli udostępniasz kalendarz Outlooka szefowi, pracownikom lub innym osobom, które muszą wiedzieć, gdzie jesteś, warto dodać wydarzenie „poza biurem”. Dzięki temu, gdy ktoś będzie planował spotkania pod Twoją nieobecność, łatwo będzie zauważyć, że jesteś na urlopie. Oto jak włączyć powiadomienie o nieobecności w kalendarzu Outlooka:
- Otwórz kalendarz programu Outlook .
- Wybierz Nowe wydarzenie .
- Nazwij swoje wydarzenie poza biurem. Nie ma znaczenia, jak je napiszesz; to zależy wyłącznie od Ciebie.
- Wybierz godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia i konkretne godziny swojej nieobecności w biurze.
- Zmień swój status na Nieobecny lub Zajęty .
- Naciśnij Zapisz .
Jak ustawić inne wiadomości o nieobecności w biurze
Najważniejsze jest skonfigurowanie odpowiedzi „poza biurem” w miejscach, w których ludzie najprawdopodobniej się z Tobą skontaktują, np. w poczcie e-mail i Teams . Ale czy wiesz, że inne aplikacje również obsługują wiadomości „OOO”? Jeśli z nich korzystasz, warto skonfigurować tam również automatyczną odpowiedź, na wypadek gdyby ktoś próbował się z Tobą skontaktować za pośrednictwem tych platform.
Na przykład istnieje aplikacja, która to umożliwia na Androida, jeśli nie chcesz ręcznie wysyłać odpowiedzi z telefonu lub tabletu. A może zarządzasz stroną na Facebooku? Skonfiguruj na Facebooku powiadomienie o nieobecności, aby powiadomić tam użytkowników. Dostępna jest również aplikacja na Twittera i oczywiście inne aplikacje pocztowe, takie jak Gmail.
