Jak szyfrować wiadomości e-mail w programie Outlook dla systemu Windows 11 i w przeglądarce internetowej

W systemie Windows 11 , jeśli korzystasz z aplikacji komputerowej lub wersji internetowej Outlooka, możesz użyć szyfrowania, aby dodać dodatkową warstwę zabezpieczeń do wiadomości e-mail wysyłanych do innych osób, chroniąc w ten sposób swoje poufne wiadomości i pliki. W tym przewodniku pokażę Ci, jak wykonać to zadanie.

Chociaż wiadomości e-mail wysyłane z adresu „Outlook.com” korzystają z różnych typów warstw zabezpieczeń (takich jak Transport Layer Security (TLS) ) w celu szyfrowania połączenia między urządzeniem a serwerami firmy Microsoft, aby chronić dane podczas przesyłania, są to tylko podstawowe funkcje bezpieczeństwa.

Jeśli posiadasz subskrypcję Microsoft 365 Personal lub Family , firma Microsoft oferuje również funkcje szyfrowania treści samych wiadomości e-mail, zarówno w trakcie przesyłania, jak i w stanie spoczynku. Oznacza to, że wiadomość e-mail i załączniki są kodowane do formatu nieczytelnego, który może odczytać tylko adresat z odpowiednim kluczem deszyfrującym.

W tym przewodniku pokażę Ci, jak wysyłać zaszyfrowane wiadomości e-mail przy użyciu adresu e-mail Outlook.com, Hotmail.com, Live.com lub MSN.com w aplikacji Outlook lub w wersji internetowej usługi firmy Microsoft.

Wysyłaj zaszyfrowane wiadomości e-mail za pomocą aplikacji Outlook i przeglądarki internetowej

Aby wysłać wiadomość e-mail w pełni zaszyfrowaną za pośrednictwem aplikacji Outlook lub Internetu, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz aplikację Outlook (lub stronę internetową).

    

    

2. Kliknij przycisk Nowy , aby napisać nową wiadomość.

3. Kliknij kartę Opcje .

4. Kliknij przycisk Szyfruj .

5. (Opcja 1) Wybierz opcję Nie przesyłaj dalej, aby zaszyfrować wiadomość i załączniki.

   Krótka uwaga: Po wybraniu tej opcji dokumenty pakietu Microsoft 365 (Office) z programów Word, Excel, PowerPoint itp. pozostaną zaszyfrowane po pobraniu. Odbiorca będzie jednak mógł pobrać inne pliki, takie jak pliki PDF i obrazy, bez szyfrowania.

6. (Opcja 2) Wybierz opcję Szyfruj , aby zaszyfrować wiadomość i załączniki.

   

   Krótka uwaga: po wybraniu tej opcji wiadomości pozostaną zaszyfrowane i nie opuszczą kontenera Microsoft 365. Odbiorca będzie mógł pobrać załączniki bez szyfrowania z Outlook.com lub aplikacji mobilnej. Jeśli jednak korzysta z klienta poczty e-mail innej firmy, do pobrania plików z witryny Microsoft 365 Message Encryption będzie wymagane podanie hasła.

7. Napisz swoją wiadomość.

8. (Opcjonalnie) Skonfiguruj załącznik pliku.

9. Kliknij przycisk Wyślij .

Po wykonaniu tych kroków odbiorca będzie mógł czytać zaszyfrowane wiadomości i odpowiadać na nie normalnie, korzystając z aplikacji Outlook lub witryny Outlook.com.

Zawsze możesz kliknąć „Usuń szyfrowanie”, aby wyłączyć funkcję bezpieczeństwa dla konkretnego e-maila przed jego wysłaniem. Jeśli wiadomość została już wysłana, nie możesz usunąć szyfrowania, ale zawsze możesz wysłać kolejną niezaszyfrowaną wiadomość.

Szyfrowanie wiadomości e-mail dla różnych odbiorców

Gdy wysyłasz zaszyfrowaną wiadomość e-mail, a odbiorca korzysta z aplikacji pocztowej innej firmy, otrzyma on osobną wiadomość z instrukcjami dotyczącymi dostępu do zaszyfrowanej treści. Aby kontynuować, musi zalogować się za pomocą konta Microsoft lub konta Microsoft 365.

Jeśli odbiorca korzysta z Gmaila lub Yahoo Mail, może uzyskać dostęp do wiadomości, logując się na swoje konta. Alternatywnie może użyć tymczasowego hasła podanego w wiadomości e-mail.

W przypadku AOL i innych mniej popularnych dostawców poczty e-mail odbiorca musi użyć tymczasowego kodu dostępu, aby odczytać zaszyfrowaną wiadomość.

Uprawnienia dostępu do załączników

Jeśli wybierzesz opcję „Szyfruj” , odbiorcy korzystający z serwisów Outlook.com, Hotmail.com, Live.com lub MSN.com (za pośrednictwem aplikacji Outlook w sieci Web lub na komputerze) będą mogli pobierać załączniki bez dodatkowego szyfrowania.

Jednak odbiorcy korzystający z innych usług e-mail lub klientów będą musieli użyć kodu dostępu, aby pobrać załączniki z portalu pobierania firmy Microsoft.

Po wybraniu opcji „Nie przesyłaj dalej” pliki Word, Excel i PowerPoint pozostaną zaszyfrowane nawet po ich pobraniu przez odbiorcę. Jeśli odbiorca przekaże plik innej osobie, nie zostanie on otwarty dla nowego odbiorcy, ponieważ nie ma on odpowiednich uprawnień.

Użytkownicy usługi Outlook.com mogą jednak otwierać zaszyfrowane pliki pakietu Office przy użyciu aplikacji komputerowych w systemie Windows 11. Ponadto użytkownicy usługi Microsoft 365 mogą otwierać te pliki na dowolnej platformie obsługiwanej przez aplikacje pakietu Microsoft Office.

Te ograniczenia dotyczą wyłącznie formatów plików pakietu Microsoft 365 (Office), takich jak Word, Excel i PowerPoint. Inne typy plików, takie jak pliki PDF, obrazy czy filmy, zazwyczaj można pobrać bez szyfrowania, chyba że skonfigurowano inaczej.