DW i UDW w wiadomościach e-mail: jaka jest różnica?

DW i UDW to opcjonalne pola odbiorców w wiadomościach e-mail, ale inaczej zarządzają widocznością. Osoby dodane do DW są widoczne dla pozostałych odbiorców. Osoby dodane do UDW otrzymują wiadomość bez wyświetlania swoich adresów innym odbiorcom. W obu przypadkach otrzymują tę samą wiadomość e-mail; pola DW i UDW nie tworzą osobnej wiadomości dla każdej osoby.

Co oznaczają CC i BCC?

CC to skrót od carbon copy (kopia) , a BCC to blind carbon copy (ukryta kopia ). Termin ten wywodzi się z kalki, która służyła do kopiowania dokumentów pisanych na maszynie lub ręcznie. Standard poczty internetowej RFC 5322 definiuje DW jako adresy dodatkowych osób, które powinny otrzymać wiadomość, a UDW jako adresy, których nie należy ujawniać pozostałym odbiorcom.

DW a UDW: kluczowe różnice

Kiedy należy używać CC?

Użyj DW, gdy ktoś musi dowiedzieć się o rozmowie, ale nie jest główną osobą, do której jest ona adresowana. Ich obecność jest widoczna, więc wszyscy wiedzą, kto śledzi wątek.

• Informowanie menedżera lub członka zespołu: Możesz na przykład wysłać prośbę do właściciela projektu i przekazać kopię do współpracownika, który potrzebuje informacji o wynikach.
• Udostępnianie informacji między zespołami: CC sprawdza się dobrze, gdy inny dział potrzebuje kontekstu, ale nie musi podejmować żadnych działań.
• Zachowanie przejrzystości: Jeśli każdy powinien wiedzieć, do kogo trafiła wiadomość, pole „DW” jest bardziej przejrzyste niż pole „UDW”.

Unikaj kopiowania adresatów tylko po to, by wywrzeć presję lub zapełnić skrzynki odbiorcze niepotrzebnymi informacjami. Jeśli oczekuje się od kogoś reakcji na wiadomość, umieszczenie go w polu „Do” jest zazwyczaj bardziej zrozumiałe.

Kiedy należy używać UDW?

Pole UDW jest przydatne, gdy lista odbiorców powinna pozostać prywatna. Typowym przykładem jest wysłanie jednej wiadomości do grupy osób, które się nie znają, na przykład członków klubu, uczestników wydarzenia lub klientów otrzymujących jednorazowe powiadomienie. Umieszczenie tych adresów w polu UDW uniemożliwia odbiorcom wzajemne przeglądanie adresów e-mail.

Pole UDW można również wykorzystać do dyskretnego wysłania kopii do innej osoby, ale należy z niego korzystać ostrożnie w rozmowach w miejscu pracy. Ukryci odbiorcy mogą zmienić ton dyskusji, jeśli ich obecność wyjdzie na jaw. Gdy transparentność jest ważniejsza niż prywatność, DW jest zazwyczaj lepszym wyborem.

Pole UDW nie jest funkcją zabezpieczającą ani szyfrującą . Ukrywa adresy przed innymi odbiorcami wiadomości, ale nadawca i systemy poczty elektronicznej obsługujące wiadomość nadal mogą wiedzieć, kto ją otrzymał. Odbiorca pola UDW może również ujawnić swoje zaangażowanie, odpowiadając na wiadomość lub przekazując ją dalej.

Co się dzieje z opcjami „Odpowiedz” i „Odpowiedz wszystkim”?

Jedną z najbardziej praktycznych różnic jest sposób działania funkcji odpowiedzi. W popularnych klientach poczty e-mail funkcja „Odpowiedz wszystkim” wysyła odpowiedź do pierwotnego nadawcy oraz odbiorców widocznych w polach „Do” i „DW”. Ukryci odbiorcy w polu „UDW” nie są automatycznie dodawani do tych odpowiedzi. Google twierdzi, że odbiorcy w polu „UDW” nie otrzymują odpowiedzi innych osób w polu „Odpowiedz wszystkim”, podczas gdy Microsoft opisuje funkcję „Odpowiedz wszystkim” jako wysyłanie wiadomości do nadawcy oraz widocznych odbiorców w polach „Do” i „DW”.

Jeśli odbiorca z ukrytą kopią wiadomości odpowie, nowa wiadomość automatycznie identyfikuje go jako nadawcę tej odpowiedzi. Może to wskazywać, że miał dostęp do oryginalnej wiadomości, dlatego ukryta kopia wiadomości nie powinna być traktowana jako gwarancja zachowania poufności.

Jak dodać DW lub UDW w Gmailu i Outlooku

Większość usług e-mail umieszcza pola DW i UDW obok pola Do lub za niewielkim polem wyboru odbiorcy.

• Gmail: W nowej wiadomości użyj opcji DW lub UDW obok pola Do, a następnie wpisz dodatkowe adresy. Aktualne wytyczne Google wyjaśniają również, że odbiorcy w polu UDW nie widzą innych odbiorców w polu UDW. Zobacz instrukcje Google dotyczące wysyłania wiadomości w Gmailu .
• Outlook: W Outlook w sieci Web i Outlook.com wybierz DW lub UDW po prawej stronie wiersza „Do”. W niektórych wersjach Outlooka pole UDW można wyświetlić w opcjach wiadomości. Zobacz instrukcje firmy Microsoft dotyczące UDW w programie Outlook .

Prosta zasada do zapamiętania

Użyj opcji Do w przypadku osób, do których wiadomość jest głównie skierowana, opcji DW w przypadku osób, które powinny być informowane na bieżąco, a opcji UDW, jeśli wiadomość ma zostać wysłana do dodatkowego odbiorcy bez ujawniania jego adresu pozostałym odbiorcom.