Como definir fora do escritório no Gmail

O recurso Fora do escritório no Gmail é perfeito para configurar se você estiver fora do escritório e não quiser deixar seus clientes em potencial esperando sem resposta. Você pode configurá-lo usando o botão nas configurações do Gmail. Como proprietário de uma empresa, envolver leads/clientes em potencial o mais rápido possível é vital, pois seu tempo de atenção é mínimo.

O recurso de resposta automática fora do escritório no Gmail fornece aos remetentes informações muito necessárias sobre sua disponibilidade, e a boa notícia é que você pode configurá-lo no aplicativo móvel do Gmail ou no computador. Este guia o guiará por tudo o que você precisa para fazer isso.

Como definir "Fora do escritório" no Gmail Desktop

Você pode configurar a mensagem automática em seu PC usando seu navegador da web. Para fazer isso,

1. Abra o Gmail no navegador de sua preferência
2. Faça login se ainda não estiver logado
3. Navegue até o canto superior direito da tela (na direção do seu perfil) e clique no ícone de engrenagem, que significa configurações

       4. Em seguida, selecione a  barra Ver todas as configurações

       5. Role para baixo para encontrar a seção de resposta automática de férias  na parte inferior

       6. Uma vez encontrado, clique no círculo ao lado de Vacation Responder On

       7. Você verá a opção de definir a data inicial e final da resposta automática. Preencha-os usando o calendário suspenso fornecido nele

       8. Em seguida, preencha a resposta automática de ausência temporária que deseja usar na seção de mensagens

       9. Adicione um assunto ou título

       10. Para personalizar a resposta automática, clique na caixa ao lado de Enviar uma resposta apenas para pessoas em meus contatos  para habilitá-la.

       11. Por fim, clique em Salvar alterações  para concluir a configuração

Como definir fora do escritório no Gmail Mobile App

Configurar a resposta automática fora do escritório é igualmente fácil em um telefone celular, independentemente do sistema operacional (SO). Para fazer isso,

1. Abra o aplicativo Gmail no seu smartphone Android ou iPhone
2. Toque no botão de hambúrguer no canto superior esquerdo da tela

       3. Toque em Configurações  no menu

       4. Selecione o endereço de e-mail no qual deseja ativar a resposta automática de ausência temporária

       5. Na próxima tela, role para baixo e toque em Respondente de férias

       6. Ligue a resposta automática de férias usando o controle deslizante

       7. Defina o horário de início e término da resposta automática

       8. Digite a mensagem e a linha de assunto usando as caixas de texto fornecidas

       9. Conforme disponível na versão para desktop, se você deseja que apenas seus contatos recebam uma resposta de ausência temporária, marque a caixa ao lado de Enviar apenas para meus contatos

       10. Toque no botão salvar no canto superior direito para salvar todas as alterações.

Como funciona o Respondente fora do escritório no Gmail

Para fazer com que esse recurso funcione da maneira mais eficiente possível, muitos comandos de back-end são usados, o que você achará bastante útil. Eles estão lá para regularizar suas respostas automáticas para que não pareçam spam, redundantes ou forçados.

Eles são os seguintes:

1. Você só pode definir a data de início e término, mas não a hora. Assim, o horário de início automático da resposta automática é 12h à meia-noite e termina às 23h49 da data final
2.  Um remetente só receberá a resposta automática uma vez quando você estiver fora do escritório, desde que não envie outro e-mail em quatro dias
3. Se, após quatro dias, o mesmo remetente enviar uma nova mensagem para você, ele receberá a resposta automática
4. Se você alterar sua mensagem de resposta automática, o cronômetro de quatro dias será redefinido para todos os remetentes. Portanto, se algum deles lhe enviar outra mensagem dentro da mensagem estipulada, receberá a nova resposta automática independentemente de quando recebeu a anterior
5. Depois de habilitar a resposta automática de férias, outros usuários do Gmail poderão ver seu status de ausência temporária ao redigir mensagens para você. Infelizmente, esse recurso não está disponível para aqueles que enviam mensagens de aplicativos como o Outlook
6. Qualquer e-mail que chegue à sua pasta de spam ou à lista de e-mails em que você se inscreveu não receberá uma resposta automática

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Como compartilhar seu status “fora do escritório”

Outros usuários podem ver seu status de ausência temporária, pois o mencionado acima só é possível quando você o permite em sua agenda do Google. Veja como funciona: você precisará criar um evento de ausência temporária no Google Agenda e compartilhá-lo com seus colegas de trabalho ou qualquer pessoa que queira ver seu status. 

Há um porém; o evento fora do escritório precisa se estender além do horário de trabalho ou abranger um dia inteiro. Uma vez feito isso, as pessoas que você permitir verão seu status ao enviar um e-mail para você.

Como obter uma resposta melhor fora do escritório no Gmail

A resposta de ausência temporária é mais inteligente do que você pensa. Ao se aprofundar nas configurações e habilitar determinados filtros, você pode criar respostas mais personalizadas com diferentes mensagens para remetentes específicos. Para fazer isso,

1. Redija a resposta automática em um novo e-mail
2. Ao fazer isso, clique nos três pontos verticais no canto inferior direito
3. Selecionar  modelos
4. Em seguida, clique em  Salvar rascunho como modelo  e depois  em Salvar como novo modelo
5. Nomeie o modelo na janela que aparece a seguir
6. Agora, vá para as configurações do Gmail
7. Vá para a   guia Filtros e endereços bloqueados
8. Role esta página e clique em  Criar um novo filtro

       9. No campo De  , insira o endereço de e-mail para o qual deseja enviar uma resposta automática personalizada

       10. Em seguida, clique em Criar filtro

       11. Agora, na janela Criar filtro, marque a caixa de seleção ao lado de Enviar modelo

       12. Selecione o destinatário que você inseriu na etapa 9

       13. Por fim, clique em Criar filtro  para salvar todas as alterações

Agora, sempre que o remetente na etapa 9 enviar um e-mail para você, ele receberá o e-mail automático salvo como um modelo na etapa 4.

Como desativar a resposta automática no Gmail

Você pode querer desativar a resposta automática quando voltar ao trabalho. O Google facilitou as coisas, pois você pode ver seu status logo acima da caixa de entrada e a opção de desativá-lo. Basta clicar em  Terminar agora  para desativá-lo.

Se preferir desativá-lo em Configurações ou no aplicativo do Gmail para celular, abra Configurações no Gmail . Role para baixo até a seção Vacation Responder e desative-a.