Cum să ieși din birou în Gmail

Funcția Out-of-Office din Gmail este una perfectă pentru a fi configurată dacă nu sunteți în afara biroului și nu doriți să vă păstrați clienții potențiali fără răspuns. Îl puteți configura folosind comutatorul din setările Gmail. În calitate de proprietar de afaceri, atragerea de clienți potențiali/perspectivi cât mai repede posibil este vitală, deoarece durata lor de atenție este minimă.

Funcția de răspuns automat în afara biroului de pe Gmail oferă expeditorilor informații foarte necesare despre disponibilitatea dvs., iar vestea bună este că o puteți configura în aplicația mobilă Gmail sau pe desktop. Acest ghid vă va ghida prin tot ceea ce aveți nevoie pentru a face acest lucru.

Cum să setați „În afara biroului” pe desktopul Gmail

Puteți configura mesajul automat pe computer folosind browserul web. Pentru a face acest lucru,

1. Deschideți Gmail în browserul dvs. preferat
2. Conectați-vă dacă nu sunteți deja autentificat
3. Navigați în colțul din dreapta sus al ecranului (spre profilul dvs.) și faceți clic pe pictograma roată, care înseamnă setări

       4. Apoi, selectați  bara Vedeți toate setările

       5. Derulați în jos pentru a găsi secțiunea de răspuns automat  în partea de jos

       6. Odată găsit, faceți clic pe cercul de lângă Vacation Responder Activat

       7. Veți vedea opțiunea de a seta data de începere și de sfârșit a răspunsului automat. Completați-le folosind calendarul drop-down furnizat în acesta

       8. Apoi, completați răspunsul automat în afara biroului pe care doriți să îl utilizați în secțiunea de mesaje

       9. Adăugați un subiect sau un titlu

       10. Pentru a personaliza răspunsul automat, faceți clic pe caseta de lângă Trimiteți doar un răspuns persoanelor din contactele mele  pentru a-l activa.

       11. În cele din urmă, faceți clic pe Salvare modificări  pentru a finaliza configurarea

Cum să ieși din birou în aplicația mobilă Gmail

Configurarea răspunsului automat în afara biroului este la fel de simplă pe un telefon mobil, indiferent de sistemul de operare (OS). Pentru a face asta,

1. Deschideți aplicația Gmail pe telefonul smartphone sau iPhone Android
2. Atingeți butonul hamburger din colțul din stânga sus al ecranului

       3. Atingeți Setări  din meniu

       4. Selectați adresa de e-mail în care doriți să activați răspunsul automat în afara biroului

       5. Pe următorul ecran, derulați în jos și atingeți Vacation Responder

       6. Porniți răspunsul de vacanță folosind glisorul

       7. Setați ora de începere și de sfârșit pentru răspunsul automat

       8. Introduceți mesajul și linia de subiect folosind casetele de texte furnizate

       9. Așa cum este disponibil în versiunea pentru desktop, dacă doriți ca doar persoanele de contact să primească un răspuns în afara biroului, bifați caseta de lângă Trimitere numai persoanelor de contact

       10. Atingeți butonul de salvare din colțul din dreapta sus pentru a salva toate modificările.

Cum funcționează răspunsul în afara biroului pe Gmail

Pentru a face ca această caracteristică să funcționeze cât mai eficient posibil, o mulțime de comenzi de back-end se îndreaptă, pe care le veți găsi destul de utile. Sunt acolo pentru a vă regulariza respondenții automati, astfel încât să nu fie spam, redundanți sau forțați.

Acestea sunt după cum urmează:

1. Puteți seta doar data de început și de sfârșit, dar nu și ora. Ca atare, ora de pornire automată a răspunsului automat este 12:00 la miezul nopții și se termină la ora 23:49 a datei de încheiere.
2.  Un expeditor va primi răspunsul automat o singură dată când sunteți în afara biroului, cu condiția să nu trimită un alt e-mail în patru zile
3. Dacă, după patru zile, același expeditor vă trimite din nou un mesaj, va primi răspunsul automat
4. Dacă vă schimbați mesajul de răspuns automat, cronometrul de patru zile se resetează pentru toți expeditorii. Prin urmare, dacă cineva dintre ei vă trimite un alt mesaj în cadrul mesajului stipulat, va primi noul răspuns automat, indiferent de când l-a primit pe cel anterior
5. După ce ați activat răspunsul automat în vacanță, alți utilizatori Gmail vă pot vedea starea de absență la birou atunci când vă compun mesajele. Din păcate, această funcție nu este disponibilă pentru cei care vă trimit mesaje din aplicații precum Outlook
6. Orice e-mail care își găsește drumul în dosarul de spam sau lista de corespondență la care v-ați abonat nu va primi un răspuns automat

Înrudit: Cum să ștergeți un cont Gmail: un ghid pas cu pas

Cum să vă împărtășiți starea „În afara biroului”.

Alți utilizatori vă pot vedea starea de absență a biroului, așa cum s-a menționat mai sus, este posibil numai atunci când permiteți acest lucru în calendarul dvs. Google. Iată cum funcționează: va trebui să creați un eveniment în afara biroului pe Google Calendar și să îl distribuiți colegilor sau oricui doriți să vă vadă starea. 

Există totuși o captură; evenimentul în afara biroului trebuie să depășească orele de lucru sau să se întindă pe o zi întreagă. După ce ați terminat, persoanele pe care le permiteți vă vor vedea starea atunci când vă vor trimite un e-mail.

Cum să obțineți un răspuns mai puternic în afara biroului pe Gmail

Răspunsul în afara biroului este mai inteligent decât credeți. Aprofundând în setări și activând anumite filtre, puteți crea răspunsuri mai personalizate cu mesaje diferite pentru anumiți expeditori. Pentru a face acest lucru,

1. Compuneți răspunsul automat într-un e-mail nou
2. În timp ce faceți acest lucru, faceți clic pe cele trei puncte verticale din colțul din dreapta jos
3. Selectați  Șabloane
4. Apoi, faceți clic pe  Salvare schiță ca șablon  și apoi  pe Salvare ca șablon nou
5. Denumiți șablonul în fereastra care apare în continuare
6. Acum, accesați Setările Gmail
7. Accesați   fila Filtre și adrese blocate
8. Derulați în jos această pagină și faceți clic pe  Creați un filtru nou

       9. În câmpul De la  , introduceți adresa de e-mail la care doriți să trimiteți un răspuns automat personalizat

       10. Apoi, faceți clic pe Creare filtru

       11. Acum, în fereastra Creare filtru, bifați caseta de selectare de lângă Trimitere șablon

       12. Selectați destinatarul pe care l-ați introdus la pasul 9

       13. În cele din urmă, faceți clic pe Creare filtru  pentru a salva toate modificările

Acum, ori de câte ori expeditorul de la pasul 9 vă trimite un e-mail, va primi e-mailul automat salvat ca șablon la pasul 4.

Cum să dezactivezi răspunsul automat în Gmail

Poate doriți să dezactivați răspunsul automat când vă întoarceți la serviciu. Google a simplificat lucrurile, deoarece vă puteți vedea starea chiar deasupra căsuței de e-mail și opțiunea de a o dezactiva. Pur și simplu faceți clic pe  End Now  pentru a-l dezactiva.

Dacă preferați să o dezactivați în Setări sau vă aflați în aplicația mobilă Gmail, deschideți Setări în Gmail . Derulați în jos la secțiunea Vacation Responder și dezactivați-o.