Cum se criptează e-mailurile în Outlook pentru Windows 11 și web

Pe Windows 11 , dacă utilizați aplicația desktop sau versiunea web de Outlook, puteți utiliza criptarea pentru a adăuga un nivel suplimentar de securitate e-mailurilor pe care le trimiteți altor persoane pentru a vă proteja mesajele și fișierele sensibile. În acest ghid, vă voi arăta cum să finalizați această sarcină.

Deși e-mailurile pe care le trimiteți utilizând adresa „Outlook.com” utilizează diferite tipuri de straturi de securitate (cum ar fi Transport Layer Security (TLS) ) pentru a cripta conexiunea dintre dispozitivul dvs. și serverele Microsoft pentru a proteja datele în timpul tranzitului, acestea sunt doar caracteristici de securitate de bază.

Dacă aveți un abonament Microsoft 365 Personal sau Family , Microsoft oferă și funcții pentru criptarea conținutului e-mailurilor, atât în ​​tranzit, cât și în repaus. Aceasta înseamnă că mesajul de e-mail și atașamentele sunt codificate într-un format ilizibil, care poate fi citit doar de destinatarul vizat cu cheia de decriptare corectă.

În acest ghid , vă voi arăta pașii pentru a trimite e-mailuri criptate utilizând o adresă de e-mail Outlook.com, Hotmail.com, Live.com sau MSN.com în aplicația Outlook sau în versiunea web a serviciului Microsoft.

Trimiteți e-mailuri criptate cu aplicația Outlook și web

Pentru a trimite un e-mail complet criptat prin aplicația Outlook sau prin web, urmați acești pași:

1. Deschideți aplicația Outlook (sau web).

    

    

2. Faceți clic pe butonul Nou pentru a compune un mesaj nou.

3. Faceți clic pe fila Opțiuni .

4. Faceți clic pe butonul Criptare .

5. (Opțiunea 1) Selectați opțiunea Nu redirecționați pentru a cripta mesajul și fișierele atașate.

   Notă rapidă: Utilizând această opțiune, documentele Microsoft 365 (Office) din Word, Excel, PowerPoint etc. vor rămâne criptate după descărcare. Cu toate acestea, destinatarul va putea descărca alte fișiere, cum ar fi PDF-uri și imagini, fără criptare.

6. (Opțiunea 2) Selectați opțiunea Criptare pentru a cripta mesajul și fișierele atașate.

   

   Notă rapidă: Când utilizați această opțiune, mesajele vor rămâne criptate și nu vor părăsi containerul Microsoft 365. Destinatarul va putea descărca atașamentele fără criptare din Outlook.com sau din aplicația mobilă. Cu toate acestea, dacă utilizează un client de e-mail terț, va fi necesar un cod de acces pentru a descărca fișierele de pe site-ul web Microsoft 365 Message Encryption.

7. Compune-ți mesajul.

8. (Opțional) Configurați fișierul atașat.

9. Faceți clic pe butonul Trimitere .

După ce finalizați pașii, destinatarul poate citi și răspunde la mesajele criptate utilizând în mod normal aplicația Outlook sau site-ul web Outlook.com.

Puteți oricând să faceți clic pe „Eliminați criptarea” pentru a dezactiva funcția de securitate pentru un anumit e-mail înainte de a-l trimite. Dacă ați trimis deja mesajul, nu puteți elimina criptarea, dar puteți oricând să trimiteți un alt mesaj necriptat.

Criptarea e-mailurilor pentru diferiți destinatari

Când trimiteți un e-mail criptat, iar destinatarul utilizează o aplicație de e-mail terță, acesta va primi un mesaj separat cu instrucțiuni despre cum să acceseze conținutul criptat. Pentru a continua, trebuie să se conecteze cu un cont Microsoft sau cu un cont Microsoft 365.

Dacă destinatarul folosește Gmail sau Yahoo Mail, poate accesa mesajul conectându-se cu conturile sale respective. Alternativ, poate utiliza o parolă temporară furnizată în e-mail.

Pentru AOL sau alți furnizori de e-mail mai puțin obișnuiți, destinatarul trebuie să utilizeze o parolă temporară pentru a citi mesajul criptat.

Permisiuni de acces pentru atașamente

Dacă selectați opțiunea „Criptare” , destinatarii care utilizează Outlook.com, Hotmail.com, Live.com sau MSN.com (prin intermediul Outlook pe web sau al aplicației desktop) pot descărca atașamente fără criptare suplimentară.

Totuși, destinatarii care utilizează alte servicii sau clienți de e-mail vor trebui să utilizeze un cod de acces pentru a descărca atașamentele din portalul de descărcare Microsoft.

Când alegeți opțiunea „Nu redirecționați” , fișierele Word, Excel și PowerPoint rămân criptate chiar și după ce destinatarul le descarcă. Dacă destinatarul redirecționează fișierul către altcineva, fișierul nu se va deschide pentru noul destinatar deoarece acesta nu are permisiunea de a-l redirecționa.

Totuși, utilizatorii Outlook.com pot deschide fișiere Office criptate folosind aplicații desktop pe Windows 11. De asemenea, utilizatorii Microsoft 365 pot deschide aceste fișiere pe orice platformă acceptată de aplicațiile Microsoft Office.

Aceste restricții se aplică numai formatelor de fișiere Microsoft 365 (Office), cum ar fi Word, Excel și PowerPoint. Alte tipuri de fișiere, cum ar fi PDF-uri, imagini sau videoclipuri, pot fi de obicei descărcate fără criptare, cu excepția cazului în care este configurat altfel.