Как установить вне офиса в Gmail

Функция «Нет на месте» в Gmail идеально подходит для настройки, если вы находитесь вне офиса и не хотите, чтобы ваши потенциальные клиенты оставались без ответа. Вы можете настроить его с помощью переключателя в настройках Gmail. Для владельца бизнеса важно как можно быстрее привлекать лидов/потенциальных клиентов, поскольку объем их внимания минимален.

Функция автоматического ответа об отсутствии на работе в Gmail предоставляет отправителям столь необходимую информацию о вашей доступности, и хорошая новость заключается в том, что вы можете настроить ее в мобильном приложении Gmail или на своем компьютере. Это руководство проведет вас через все, что вам нужно сделать.

Как установить «Нет на месте» в Gmail Desktop

Вы можете настроить автоматическое сообщение на своем ПК с помощью веб-браузера. Сделать это,

1. Откройте Gmail в предпочитаемом вами браузере.
2. Войдите, если вы еще не вошли
3. Перейдите в правый верхний угол экрана (к своему профилю) и щелкните значок шестеренки, обозначающий настройки.

       4. Затем выберите  панель «Просмотреть все настройки».

       5. Прокрутите вниз, чтобы найти раздел автоответчика  внизу.

       6. Найдя, щелкните кружок рядом с пунктом « Автоответчик в отпуске включен».

       7. Вы увидите возможность установить дату начала и окончания автоответчика. Заполните их, используя раскрывающийся календарь, представленный в нем.

       8. Затем заполните автоматический ответ об отсутствии на работе, который вы хотите использовать в разделе сообщений.

       9. Добавьте тему или заголовок

       10. Чтобы настроить автоответчик, установите флажок рядом с пунктом « Отправлять ответ только людям из моих контактов»  , чтобы включить его.

       11. Наконец, нажмите «Сохранить изменения»  , чтобы завершить настройку.

Как установить «Нет на месте» в мобильном приложении Gmail

Настроить автоответчик вне офиса так же просто на мобильном телефоне, независимо от операционной системы (ОС). Для этого

1. Откройте приложение Gmail на смартфоне Android или iPhone.
2. Нажмите кнопку гамбургера в верхнем левом углу экрана.

       3. Нажмите «Настройки»  в меню.

       4. Выберите адрес электронной почты, для которого вы хотите включить автоответчик об отсутствии на работе.

       5. На следующем экране прокрутите вниз и коснитесь Ответчик в отпуске.

       6. Включите автоответчик с помощью ползунка

       7. Установите время начала и окончания автоответчика.

       8. Введите сообщение и строку темы, используя предоставленные текстовые поля.

       9. Как и в настольной версии, если вы хотите, чтобы только ваши контакты получали ответ об отсутствии на рабочем месте, снимите флажок «Отправлять только моим контактам».

       10. Нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу, чтобы сохранить все изменения.

Как работает автоответчик об отсутствии на работе в Gmail

Чтобы эта функция работала максимально эффективно, много внимания уделяется внутренним командам, которые вам очень пригодятся. Они нужны для того, чтобы упорядочить ваши автоответчики, чтобы они не выглядели спамными, избыточными или принудительными.

Они следующие:

1. Вы можете установить только дату начала и окончания, но не время. Таким образом, время автоматического запуска автоответчика составляет 12:00 в полночь, а заканчивается в 23:49 даты окончания.
2.  Отправитель получит автоматический ответ только один раз, когда вас нет в офисе, при условии, что он не отправит еще одно электронное письмо в течение четырех дней.
3. Если через четыре дня тот же отправитель снова отправит вам сообщение, он получит автоматический ответ.
4. Если вы измените сообщение автоответчика, четырехдневный таймер сбрасывается для всех отправителей. Поэтому, если кто-то из них отправит вам еще одно сообщение в рамках оговоренного сообщения, он получит новый автоответ независимо от того, когда он получил предыдущий.
5. После того как вы включите автоответчик в отпуске, другие пользователи Gmail смогут видеть ваш статус «Нет на месте» при написании вам сообщений. К сожалению, эта функция недоступна для тех, кто отправляет вам сообщения из таких приложений, как Outlook.
6. Любое электронное письмо, которое попадает в папку со спамом или в список рассылки, на который вы подписаны, не получит автоматический ответ.

Связанный: Как удалить учетную запись Gmail: пошаговое руководство

Как поделиться своим статусом «Нет на месте»

Другие пользователи могут видеть ваш статус «Нет на месте», поскольку вышеупомянутое возможно только в том случае, если вы разрешите это в своем календаре Google. Вот как это работает: вам нужно создать мероприятие вне офиса в Календаре Google и поделиться им со своими коллегами или всеми, кому вы хотите видеть свой статус. 

Однако есть одна загвоздка; мероприятие вне офиса должно выходить за рамки вашего рабочего времени или охватывать весь день. После этого люди, которым вы разрешите, увидят ваш статус при отправке вам электронного письма.

Как получить более мощный ответ об отсутствии на работе в Gmail

Ответ вне офиса умнее, чем вы думаете. Углубившись в настройки и включив определенные фильтры, вы сможете создавать более персонализированные ответы с разными сообщениями для конкретных отправителей. Сделать это,

1. Составьте автоответ в новом письме
2. При этом нажмите вертикальные три точки в правом нижнем углу.
3. Выберите  шаблоны
4. Затем нажмите  «Сохранить черновик как шаблон»  , а затем  «Сохранить как новый шаблон».
5. Назовите шаблон в появившемся окне.
6. Теперь перейдите в настройки Gmail.
7. Перейдите на   вкладку «Фильтры и заблокированные адреса».
8. Прокрутите страницу вниз и нажмите  «Создать новый фильтр».

       9. В поле От  введите адрес электронной почты, на который вы хотите отправить персонализированный автоответ.

       10. Далее нажмите Создать фильтр

       11. Теперь в окне «Создать фильтр» установите флажок рядом с «Отправить шаблон».

       12. Выберите получателя, которого вы указали на шаге 9.

       13. Наконец, нажмите «Создать фильтр»  , чтобы сохранить все изменения.

Теперь каждый раз, когда отправитель на шаге 9 отправляет вам электронное письмо, он получит автоматическое электронное письмо, сохраненное в качестве шаблона на шаге 4.

Как отключить автоответчик в Gmail

Возможно, вы захотите отключить автоответчик, когда вернетесь на работу. Google упростил задачу, так как вы можете видеть свой статус прямо над почтовым ящиком и возможность отключить его. Просто нажмите  «Завершить сейчас»  , чтобы отключить его.

Если вы предпочитаете отключить его в настройках или в мобильном приложении Gmail, откройте настройки в Gmail . Прокрутите вниз до раздела «Автоответчик в отпуске» и отключите его.