Что такое Google Docs? Как использовать его для написания текстов и совместной работы?

Google Docs — это онлайн-текстовый редактор от Google для создания, редактирования и обмена документами. Он сохраняет изменения в Google Drive по мере работы, поэтому один и тот же файл доступен в браузере или мобильном приложении Docs. Соавторы могут просматривать один общий документ, вместо того чтобы передавать черновики друг другу.

Любой пользователь с учетной записью Google может создавать документы в Docs. Для личного использования доступ бесплатный; организации могут выбрать платные тарифные планы Google Workspace с различными функциями. Ниже описаны основные инструменты, которые делают Docs полезными для написания текстов и групповой работы.

Что делает Google Документы

Документы (Docs) являются частью Google Workspace, наряду с Drive, Gmail, Sheets и Slides. Они предназначены для повседневной работы с документами, такими как отчеты, задания, протоколы совещаний и предложения, и включают в себя шаблоны, форматирование, комментарии, элементы управления доступом и историю версий. Начните с docs.google.com или ознакомьтесь с официальным обзором Google Docs .

12 способов максимально эффективно использовать Google Docs

1. Создайте документ. На главном экране «Документы» выберите «Пустой документ» или выберите шаблон, например, резюме или протокол совещания. На телефоне или планшете откройте приложение «Документы» и нажмите «Создать». В руководстве Google по началу работы показан текущий сценарий для настольных компьютеров.

   

2. Назовите, напишите и отредактируйте. Нажмите «Безымянный документ» вверху, чтобы присвоить файлу имя, затем начните печатать. Docs автоматически сохраняет изменения на Google Диск. Используйте «Отменить» или «Повторить» для быстрого исправления, а также «Найти и заменить» для обновления повторяющихся терминов.

   

3. Структурируйте длинные документы с помощью заголовков. Выберите заголовок раздела, затем используйте «Формат» > «Стили абзацев» , чтобы применить заголовок. Стили заголовков формируют структуру документа и могут использоваться для оглавления; используйте «Заголовок 1» для основных разделов и «Заголовок 2» для подразделов. См. инструкции Google по использованию заголовков и оглавления.

   

4. Вставьте полезные элементы. Меню «Вставка» позволяет добавлять таблицы, изображения, ссылки, номера страниц, верхние колонтитулы и многое другое. Используйте таблицу для краткого сравнения и пояснительного текста ссылки, чтобы читатели знали, куда она ведет. Проверьте параметры страницы перед печатью или распространением раздаточного материала.

   

5. Просмотрите текст, добавив комментарии и предложения. Выделите текст, чтобы прикрепить комментарий или вопрос. Переключитесь из режима редактирования в режим внесения предложений , чтобы предлагать изменения, не заменяя оригинал; автор может принять или отклонить каждое предложение. Узнайте, как работает режим внесения предложений.

   

6. Предоставьте доступ с необходимым уровнем доступа. Нажмите «Поделиться», пригласите людей по электронной почте и выберите «Просмотрщик», «Комментатор» или «Редактор». Для личной работы оставьте общий доступ «Ограниченный». «Любой, у кого есть ссылка» позволяет любому, кто получит ссылку, открыть файл, а администратор на работе или в учебном заведении может ограничить доступ. Ознакомьтесь с рекомендациями Google Drive по предоставлению доступа.

   

7. Используйте историю версий. На компьютере откройте Файл > История версий > Просмотреть историю версий , чтобы просмотреть ранее сохраненные состояния и восстановить предыдущую версию при необходимости. Присвоение имен важным этапам упрощает их поиск. См. справку Google по истории версий.

   

8. Настройте автономный доступ. Включите его, когда будете подключены к интернету, в настройках Google Диска. Для использования в автономном режиме на компьютере требуется Chrome или Microsoft Edge, не приватный режим работы браузера и расширение Google Docs Offline. Чтобы сохранить файл, откройте его меню «Дополнительно» и выберите «Доступно в автономном режиме»; изменения синхронизируются после повторного подключения. Проверьте требования Google к автономному режиму.

   

9. Диктуйте с помощью голосового ввода. На компьютере выберите «Инструменты» > «Голосовой ввод» , разрешите доступ к микрофону и говорите четко. Проверьте результат на наличие имен, знаков препинания и специализированных терминов. Эта функция работает с текущими версиями Chrome, Edge и Safari. Google перечисляет поддерживаемые браузеры и команды.

   

10. Переведите документ. На компьютере выберите Инструменты > Перевести документ , назовите новый файл и выберите язык. Docs откроет отдельную переведенную копию, оставив исходный текст без изменений. Если эта опция отсутствует, файл может находиться в режиме редактирования Office и сначала нуждаться в конвертации. См. инструкции Google по переводу.

    

11. Скачайте копию. Выберите Файл > Скачать и выберите Microsoft Word (.docx), PDF или другой поддерживаемый формат. Word удобен для дальнейшего редактирования в Microsoft Word; PDF удобен для обмена стабильной структурой. Загрузка осуществляется отдельно от исходного файла Docs. См. параметры файлов Google.

    

12. Проверьте количество слов. Выберите Инструменты > Подсчет слов, чтобы увидеть длину документа. Если вы хотите учесть только этот раздел, сначала выберите отрывок. Это полезно для заданий, кратких обзоров и черновиков с ограничением по длине.

    

Продолжайте делиться информацией и получать доступ к практическим материалам.

Документы наиболее полезны, когда люди могут найти и просмотреть один и тот же файл. Используйте понятные названия, добавляйте заголовки к длинным черновикам и проверяйте права доступа перед отправкой ссылки. Для файлов, представляющих рабочую ценность, ограничьте общий доступ и ознакомьтесь с обзором конфиденциальности и обмена данными Google .