Что такое Google Docs и как использовать его по максимуму

Google Docs — один из самых популярных онлайн-текстовых процессоров. Используемый как профессионалами, так и любителями, вы можете создавать, редактировать, сохранять, делиться и даже работать над документами с товарищами по команде в режиме реального времени. Кроме того, мы упоминали, что это беспла��но? Вот введение в Документы Google и то, что он может сделать для вас.

Что такое Google Документы?

Google Docs — это онлайн-текстовый процессор, позволяющий бесплатно создавать текстовые документы без специального программного обеспечения. Любое устройство с подключением к Интернету и возможностью печатать должно позволять вам использовать его, будь то ноутбук, планшет, компьютер или даже ваш телефон.

Однако Google Docs — это гораздо больше, чем просто обычные текстовые документы. Это часть Google Workspace, набора приложений, в который входят Сайты, Диск, Календарь, Чат, Таблицы, Презентации, Формы, Keep, Gmail и Meet. Все это облачные приложения, которые отлично подходят для совместной работы, личного использования или даже для предприятий, которые могут приобретать различные уровни услуг. Говоря о покупке, важно отметить, что, хотя Документы Google бесплатны, как и Google Meet, Gmail и некоторые другие подобные приложения, Google Workspace — нет. Он обеспечивает более широкий диапазон для более масштабного сотрудничества и имеет разные уровни цен, поэтому учитывайте свои потребности, чтобы найти продукты Google, которые подходят вам лучше всего.

Google Docs предлагает удивительные функции, такие как совместная работа нескольких людей над одними и теми же документами в режиме реального времени. Другие преимущества включают в себя безопасность и конфиденциальность, автоматическое сохранение и историю версий, беспрепятственное подключение к другим приложениям Google, сторонние надстройки, автономный доступ, встроенный интеллект для таких вещей, как грамматика и правописание, а также множество возможностей редактирования, так что это легко работать над групповыми проектами.

Как использовать Документы Google

Если вы новичок в Google Docs, поначалу это может показаться ошеломляющим, но приложение очень интуитивно понятное и простое в освоении. Вот несколько шагов, которые помогут вам начать.

Доступ к Google Документам

В зависимости от устройства, которое вы используете, шаги для доступа к Документам Google могут немного отличаться. Вот основные шаги для различных устройств. Обратите внимание, что все они потребуют от вас наличия учетной записи Google, которую можно зарегистрировать бесплатно.

Доступ к веб-браузеру Документов Google:

1. На своем устройстве (любом, имеющем веб-браузер) перейдите на drive.google.com. Если вы вошли в свою учетную запись Google, вы попадете в « Мой диск ».
2. Оттуда вы можете загружать, создавать, делиться или упорядочивать файлы.

Другой метод браузера:

1. Другой способ получить доступ к Документам Google — войти в свою учетную запись Gmail или Google из любого веб-браузера.

1. Оттуда в правом верхнем углу вы увидите меню приложений Google. Нажмите на нее, затем либо прокрутите вниз до Google Диска и получите там доступ к Документам, либо вы можете прокрутить дальше вниз и получить доступ к Документам Google по отдельности.

Настольный и портативный ПК Доступ к Google Docs:

1. Перейдите на страницу https://www.google.com/drive/download/ и установите Google Диск для своего Mac или ПК.
2. Откройте Google Диск со своего рабочего стола, обращая внимание на то, где сохранена папка, чтобы вы могли легко получить к ней доступ. Оттуда вы можете попасть в Документы.

* Имейте в виду, что устройствам на базе Linux потребуется доступ к Документам Google через веб-браузер, а не загрузка Google Диска, поскольку он недоступен для этой операционной системы.

Мобильный/планшет доступ к Google Docs

1. В зависимости от вашего устройства вы можете установить приложение Google Диск из Play Store для Android или App Store для iOS.
2. Откройте приложение "Диск" на своем устройстве.
3. Доступ к Google Документам с Диска

Создание и редактирование документов в Google Docs

Одной из основных причин использования Google Docs является создание и редактирование документов. У разных устройств будут разные способы сделать это, все они будут рассмотрены ниже.

Создание документов с ПК

1. На главном экране Документов (открывается на вашем компьютере) найдите «Начать новый документ» в левом верхнем углу.
2. Нажмите «Пустой», чтобы создать новый документ. Примечание: справа от этого также есть несколько шаблонов на выбор, например, брошюры и проектные предложения.
3. Оттуда вы можете создавать и редактировать документ, используя панели инструментов и раскрывающиеся параметры для настройки или внесения изменений. Он будет сохраняться автоматически на протяжении всего процесса.

При создании документов доступно множество настроек. Вот полезный совет о том, как установить собственный размер страницы в Документах Google .

Создание документов через мобильный телефон/планшет

1. Перейдите в свое приложение и откройте его. Войдите, если будет предложено.
2. Внизу коснитесь опции «Создать +». Это создаст новый файл. Вы также можете использовать эту опцию, чтобы открыть шаблон, например резюме или письмо, для работы.

Функции редактирования на ПК

Возможности редактирования в Google Docs достаточно многочисленны, чтобы оправдать их собственную статью. Однако некоторые из основ приведены ниже. Перейдите к документу, чтобы изучить их.

• Отменить/Повторить : перейдите к «Редактировать» на панели инструментов, чтобы получить доступ. Отменяет или повторяет последнее действие.
• Копировать/вставить , найти и заменить : все в разделе «Редактировать» . Копирование и вставка полезно для текста и изображений, поиск идеально подходит для поиска ключевых слов, а замена позволяет сэкономить время для замены определенных слов во всем документе.

• Параметр «Просмотр» покажет такие вещи, как линейка и макет печати, чтобы вы имели представление о том, как будет выглядеть ваш документ.

• Раскрывающийся список «Вставка» в левом верхнем углу имеет всевозможные функции, такие как вставка таблиц, номеров страниц, изображений, диаграмм, оглавления, ссылок и т. д.

• «Формат» имеет функции абзаца, такие как интервалы, маркеры, текст и т. д.

• Примечание. Щелчок правой кнопкой мыши открывает некоторые из наиболее часто используемых параметров редактирования, таких как вставка, комментарий, вставка ссылки и т. д. Это экономит ваше время. Более того, большинство этих функций имеют сочетания клавиш, которые вы можете увидеть и изучить для еще более быстрого редактирования документов.

Функции редактирования в мобильном телефоне/планшете

Мобильное приложение по-прежнему имеет множество возможностей редактирования, даже если есть некоторые отличия от версии для ПК.

• В правом верхнем углу: кнопки «Отменить » и «Повторить» , панель инструментов «Вставка +» и параметры форматирования текста/абзаца , если нажать A. В нижней части мобильной версии есть параметры шрифта, такие как полужирный или подчеркнутый , функции выделения, выравнивание текста и даже маркеры и нумерация.

• Вкладка вставки выглядит как « + » и включает в себя: гиперссылку, комментарий, изображение, таблицу, разрыв страницы, горизонтальную линию, номер страницы и несколько других параметров вставки.

• Щелчок по трем горизонтальным точкам открывает дополнительные возможности, такие как изменение светлой темы, количество слов , настройка страницы, поиск и замена и многое другое.
• Примечание. Если вы пытаетесь редактировать документ через мобильное приложение, вам может потребоваться дважды нажать или коснуться значка карандаша, чтобы перевести его в режим редактирования, поскольку по умолчанию он находится в режиме только для чтения.

Совместная работа и обмен документами в Google Docs

Обмен документами через ПК

Файлами и папками на Google Диске можно поделиться с кем угодно. Вы можете контролировать, может ли другой человек редактировать, комментировать или просто просматривать файл. Вот шаги:

1. Откройте файл, которым хотите поделиться
2. Нажмите синюю кнопку «Поделиться».

1. Добавьте людей, с которыми вы хотите поделиться, введя их имя или адрес электронной почты. Если у них нет учетной записи Google Doc, им будет предложено создать ее бесплатно перед просмотром файла.

1. Выберите права доступа, такие как просмотрщик (только чтение — нельзя редактировать или комментировать), редактор (полные права редактирования) или комментатор (не может изменять файл, но может просматривать и оставлять комментарии). У вас есть возможность отправить сообщение с файлом.
2. Щелкните поле «Уведомить людей», чтобы отправить по электронной почте, или вы можете скопировать и вставить ссылку, прежде чем, наконец, нажать «Отправить». Примечание. Вы можете поделиться файлом с кем-либо, у кого есть ссылка, что вы можете сделать в раскрывающемся списке «Общий доступ» . Но, если вы сделаете это, ваш документ не будет очень безопасным. Любой мог поделиться им с кем-то еще, и они могли бы увидеть его.

Обмен документами через мобильный телефон/планшет

1. Доступ к документу с мобильного устройства или планшета
2. Коснитесь значка обмена в правом верхнем углу экрана (человек со значком +).

1. Введите имя или адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться документом. Если у них нет учетной записи Google Doc, им будет предложено создать ее бесплатно перед просмотром файла.

1. Выберите права доступа, такие как просмотрщик (только чтение — нельзя редактировать или комментировать), редактор (полные права редактирования) или комментатор (не может изменять файл, но может просматривать и оставлять комментарии).
2. Введите сообщение получателю (необязательно). Имейте в виду, что Google Docs автоматически отправит человеку уведомление по электронной почте, если вы не коснетесь трех кружков, чтобы получить доступ к опции « пропустить отправку уведомлений ».

1. Когда будете готовы отправить, нажмите кнопку « Отправить » бумажного самолетика в правом нижнем углу.

Чтобы отправить документ по ссылке кому-либо через мобильный телефон/планшет

1. Доступ к документу с вашего устройства
2. Коснитесь значка обмена (человек и знак +)
3. Нажмите «Управление доступом» (силуэт двух человек), затем «Ограниченный доступ » >, чтобы открыть параметры.

1. Нажмите «Ограничено»> еще раз, а затем нажмите новую опцию « Все, у кого есть ссылка », после чего вы также можете нажать кнопку ссылки, чтобы скопировать ее в буфер обмена. В этот момент вы сможете определить уровень доступа, который будет иметь человек со ссылкой, например, зритель, редактор, комментатор.

1. Вставьте ссылку на другого человека через текст или электронное письмо.

Расширенные функции совместной работы

Вот некоторые инструменты и функции, облегчающие совместное использование файлов и совместную работу над ними:

• Общайтесь по документу с соавторами в режиме реального времени
• Режим предложений для правок, поэтому только одобренные предложения становятся фактическими изменениями.
• Документируйте историю версий , чтобы быть в курсе изменений и прошлых версий
• Создание комментариев с помощью знака + в верхней части документа, чтобы делать заметки для себя или других по определенным аспектам документа.
• @-упоминания помогают отслеживать другие контакты и участников проекта.
• Уровни доступа и разрешений помогают обеспечивать безопасность проектов
• Приглашает других просматривать или редактировать документы

Основные функции Документов Google

Помимо очевидных инструментов и возможностей для совместной работы, которыми ценится Google Docs, вот некоторые полезные функции приложения, о которых вы, возможно, не знали.

Переводческие способности

Используя Tools-Translate document , эта возможность отлично подходит для создания переведенной версии файла или даже для чтения документа на другом языке, поскольку вы можете скопировать и вставить текст в документ Google, чтобы сделать это самостоятельно. версия на вашем родном языке для прочтения.

Голосовой ввод

Снова доступный через «Инструменты» , он позволяет использовать микрофон для диктовки текста в Google Doc. Это отличный вариант для тех, у кого могут быть проблемы с ловкостью, плохое зрение или другие подобные проблемы, или даже для тех, кто просто предпочитает озвучивать свои документы, а не писать их.

Исследуйте боковую панель

Другой инструмент открывает боковую панель с функцией поиска. Вы можете ввести тему, чтобы найти соответствующий контент для вашего документа. Вы можете искать это в Интернете, на изображениях или даже на своем собственном Google Диске.

Часто задаваемые вопросы

Как посмотреть количество слов в Google Docs?

Перейдите в строку меню, нажмите «Инструменты» и нажмите «Подсчет слов» . Если вам нужна информация об определенном абзаце, сначала выделите его, а затем выполните те же действия.

Документы Google действительно бесплатны?

Да. Любой, у кого есть учетная запись Google (также бесплатная), может получить к ней доступ.

Как импортировать файл Word в Google Doc?

Перейдите на свой Google Диск

Нажмите «Создать» , а затем «Загрузить файл».

Перейдите к своему файлу и нажмите «Открыть».

Когда ваш файл загружен, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Открыть с помощью Google Docs».

Как экспортировать документ Google в Microsoft Word?

Откройте свой документ Google

Перейдите в «Файл», затем наведите указатель мыши на опцию «скачать».

Оттуда переместите курсор вправо и выберите «Microsoft Word». Текстовая версия документа будет загружена для использования.

Хотите узнать больше полезных советов, например, как сохранить Документы Google в формате PDF ? Мы обеспечим вас, например, с помощью этого метода, чтобы вставить текстовое поле .

Заключение

Документы Google — отличный инструмент для создания документов, а также для совместной работы, совместного использования и точной настройки этих документов. Он легко соединяется с другими приложениями и надстройками, легко доступен для всех и имеет мощные функции, такие как перевод, импорт и экспорт и даже чат в документе. Есть десятки способов сделать ваш проект идеальным, и все это совершенно бесплатно.

Какие функции Google Docs вам нравятся? Что-нибудь, о чем вы хотели бы узнать больше или просто умираете от желания добавить Google? Дайте нам знать в разделе комментариев!