Google Docs คืออะไร & วิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน

Google Docs เป็นหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ใช้งานโดยมืออาชีพและมือสมัครเล่น คุณสามารถสร้าง แก้ไข บันทึก แชร์ และแม้แต่ทำงานกับเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมทีมแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ เราพูดถึงมันฟรีหรือไม่? ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Google เอกสาร และสิ่งที่ Google สามารถทำได้สำหรับคุณ

Google เอกสารคืออะไร

Google Docs เป็นโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์ที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารข้อความได้ฟรีโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษใดๆ อุปกรณ์ใดก็ตามที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและสามารถพิมพ์ได้ควรอนุญาตให้คุณใช้งานได้ ไม่ว่าจะเป็นแล็ปท็อป แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่โทรศัพท์ของคุณ

Google Docs มีอะไรมากกว่าเอกสารข้อความทั่วไป เป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace ซึ่งเป็นชุดแอปที่มี Sites, ไดรฟ์, ปฏิทิน, Chat, ชีต, สไลด์, ฟอร์ม, Keep, Gmail และ Meet แอปเหล่านี้ล้วนเป็นแอปบนระบบคลาวด์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน การใช้งานส่วนตัว หรือแม้แต่ธุรกิจ ซึ่งสามารถซื้อบริการในระดับต่างๆ ได้ เมื่อพูดถึงการซื้อ สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า แม้ว่า Google เอกสารจะให้บริการฟรี เช่นเดียวกับ Google Meet, Gmail และแอปอื่นๆ สองสามแอป แต่ Google Workspaceไม่เป็นเช่นนั้น ให้ขอบเขตที่มากขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกันในสเกลที่ใหญ่ขึ้น และมีระดับราคาที่แตกต่างกัน ดังนั้นโปรดทราบความต้องการของคุณเพื่อค้นหาว่าผลิตภัณฑ์ Google ใดเหมาะกับคุณที่สุด

Google เอกสารมาพร้อมกับคุณสมบัติที่น่าทึ่ง เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างคนหลายคนในเอกสารเดียวกัน ประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว การบันทึกอัตโนมัติและประวัติเวอร์ชัน การเชื่อมต่อกับแอปอื่นๆ ของ Google ที่ราบรื่น ส่วนเสริมของบุคคลที่สาม การเข้าถึงแบบออฟไลน์ ระบบอัจฉริยะในตัวสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ไวยากรณ์และการสะกดคำ และความสามารถในการแก้ไขมากมายเพื่อให้เป็นเรื่องง่าย เพื่อทำงานในโครงการกลุ่ม

วิธีใช้ Google เอกสาร

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Google เอกสาร ในตอนแรกอาจรู้สึกหนักใจ แต่แอปนี้ใช้งานง่ายและเรียนรู้ได้ง่าย ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นใช้งาน

การเข้าถึง Google เอกสาร

ขั้นตอนในการเข้าถึง Google เอกสารอาจแตกต่างกันเล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่คุณใช้ นี่คือขั้นตอนพื้นฐานสำหรับอุปกรณ์ต่างๆ โปรดทราบว่าคุณจะต้องมีบัญชี Google ซึ่งสมัครได้ฟรี

การเข้าถึงเว็บเบราว์เซอร์ Google เอกสาร:

1. ในอุปกรณ์ของคุณ (อุปกรณ์ใดก็ตามที่มีเว็บเบราว์เซอร์) ให้ไปที่ drive.google.com หากคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ระบบจะนำคุณไปที่ " ไดรฟ์ของฉัน "
2. จากที่นั่น คุณสามารถอัปโหลด สร้าง แชร์ หรือจัดระเบียบไฟล์

อีกวิธีหนึ่งของเบราว์เซอร์คือ:

1. อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึง Google เอกสารคือการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail หรือ Google จากเว็บเบราว์เซอร์ใดก็ได้

1. จากนั้น ที่ด้านขวาบน คุณจะเห็นเมนู Google Apps คลิก จากนั้นเลื่อนลงไปที่ Google ไดรฟ์และเข้าถึงเอกสารที่นั่น หรือคุณสามารถเลื่อนลงไปอีกและเข้าถึง Google เอกสารทีละรายการ

เดสก์ท็อปและแล็ปท็อปพีซี การเข้าถึง Google เอกสาร:

1. ไปที่ https://www.google.com/drive/download/ และติดตั้ง Google Drive สำหรับ Mac หรือ PC ของคุณ
2. เปิด Google ไดรฟ์จากเดสก์ท็อปของคุณ โดยให้ความสนใจกับตำแหน่งที่บันทึกโฟลเดอร์ไว้ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย จากนั้นคุณสามารถไปที่เอกสาร

* โปรดทราบว่าอุปกรณ์ที่ใช้ Linux จะต้องเข้าถึง Google เอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์แทนการดาวน์โหลด Google ไดรฟ์ เนื่องจากไม่พร้อมใช้งานสำหรับระบบปฏิบัติการนั้น

การเข้าถึง Google เอกสารบนมือถือ/แท็บเล็ต

1. คุณสามารถติดตั้งแอป Google ไดรฟ์จาก Play Store สำหรับ Android หรือ App Store สำหรับ iOS ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณ
2. เปิดแอปไดรฟ์จากอุปกรณ์ของคุณ
3. เข้าถึง Google เอกสารจากไดรฟ์

การสร้างและแก้ไขเอกสารใน Google Docs

เหตุผลสำคัญประการหนึ่งในการใช้ Google เอกสารคือการสร้างและแก้ไขเอกสาร อุปกรณ์ที่แตกต่างกันจะมีวิธีการที่แตกต่างกัน ซึ่งทั้งหมดจะกล่าวถึงด้านล่าง

การสร้างเอกสารด้วยพีซี

1. จากหน้าจอหลักของเอกสาร (เปิดผ่านคอมพิวเตอร์ของคุณ) ให้มองหา “เริ่มเอกสารใหม่” ที่ด้านซ้ายบน
2. คลิกตัวเลือก "ว่าง" เพื่อสร้างเอกสารใหม่ หมายเหตุ: ทางด้านขวาของตัวเลือกนี้มีเทมเพลตหลายแบบให้เลือก เช่น โบรชัวร์และข้อเสนอโครงการ
3. จากที่นั่น คุณสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารโดยใช้แถบเครื่องมือและตัวเลือกแบบเลื่อนลงเพื่อปรับแต่งหรือเปลี่ยนแปลง มันจะบันทึกโดยอัตโนมัติตลอดกระบวนการ

มีการปรับแต่งมากมายเมื่อสร้างเอกสาร ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับง่ายๆ ในการตั้งค่า ขนาด หน้าที่กำหนดเองใน Google เอกสาร

การสร้างเอกสารผ่านมือถือ/แท็บเล็ต

1. ไปที่แอพของคุณแล้วเปิด ลงชื่อเข้าใช้หากได้รับแจ้ง
2. ที่ด้านล่าง ให้แตะตัวเลือก “สร้าง +” สิ่งนี้จะสร้างไฟล์ใหม่ คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อเปิดเทมเพลต เช่น เรซูเม่หรือจดหมายเพื่อทำงาน

คุณสมบัติการแก้ไขในพีซี

ความเป็นไปได้ในการแก้ไขใน Google เอกสารนั้นมีมากมายเพียงพอที่จะรับประกันบทความของพวกเขาเอง อย่างไรก็ตาม ข้อมูลเบื้องต้นบางส่วนอยู่ด้านล่าง ไปที่เอกสารเพื่อสำรวจสิ่งเหล่านี้

• เลิกทำ/ทำซ้ำ : ไปที่“แก้ไข”ในแถบเครื่องมือเพื่อเข้าถึง เลิกทำหรือทำซ้ำการกระทำล่าสุด
• คัดลอก/วางค้นหาและแทนที่ : ทั้งหมดภายใต้"แก้ไข"การคัดลอกและวางมีประโยชน์สำหรับข้อความและรูปภาพ การค้นหาเหมาะสำหรับการค้นหาคำหลัก และแทนที่ เป็นวิธีที่ประหยัดเวลาในการแทนที่คำเฉพาะเจาะจงภายในเอกสารทั้งหมด

• ตัว เลือก "มุมมอง"จะแสดงสิ่งต่างๆ เช่น ไม้บรรทัดและรูปแบบการพิมพ์ เพื่อให้คุณทราบได้ว่าเอกสารของคุณจะมีลักษณะอย่างไร

• เมนู แบบเลื่อนลง “แทรก”ที่ด้านซ้ายบนมีคุณลักษณะทั้งหมด เช่น การแทรกตาราง หมายเลขหน้า รูปภาพ แผนภูมิ สารบัญ ลิงก์ และอื่นๆ

• “รูปแบบ”มีคุณสมบัติย่อหน้า เช่น ระยะห่าง จุดแสดงหัวข้อย่อย ข้อความ ฯลฯ

• หมายเหตุ: การคลิกขวาจะเปิดตัวเลือกการแก้ไขที่ใช้บ่อย เช่นวาง แสดงความคิดเห็น แทรกลิงก์เป็นต้น ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลา ยิ่งไปกว่านั้น คุณลักษณะเหล่านี้ส่วนใหญ่มีแป้นพิมพ์ลัดที่คุณสามารถดูและเรียนรู้เพื่อแก้ไขเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น

คุณสมบัติการแก้ไขในมือถือ / แท็บเล็ต

แอพมือถือยังคงมีความสามารถในการแก้ไขมากมาย แม้ว่าจะมีความแตกต่างจากเวอร์ชั่น PC อยู่บ้าง

• ที่มุมขวาบน: ปุ่มเลิกทำและทำซ้ำ แทรก + แถบเครื่องมือและ ตัวเลือกการจัดรูป แบบข้อความ/ย่อหน้าหากคุณแตะที่Aด้านล่างของเวอร์ชันมือถือมีตัวเลือกแบบอักษร เช่นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้คุณลักษณะการเน้นข้อความ การจัดตำแหน่งข้อความ และแม้แต่ สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและหมายเลข

• แท็บแทรกมีลักษณะเหมือน " + " และประกอบด้วย: ไฮเปอร์ลิงก์ ความคิดเห็น รูปภาพ ตาราง ตัวแบ่งหน้า เส้นแนวนอน หมายเลขหน้าและตัวเลือกการแทรกอื่นๆ อีกหลายตัวเลือก

• การคลิกจุดแนวนอนสามจุดจะเปิดตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น การเปลี่ยนธีมสว่างจำนวนคำตั้งค่าหน้าค้นหาและแทนที่และอื่นๆ
• หมายเหตุ: หากคุณพยายามแก้ไขเอกสารผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณอาจต้องแตะสองครั้งหรือแตะที่ไอคอนดินสอเพื่อให้เอกสารเข้าสู่โหมดแก้ไข เนื่องจากค่าเริ่มต้นจะอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว

การทำงานร่วมกันและแบ่งปันเอกสารใน Google เอกสาร

การแชร์เอกสารผ่านพีซี

ไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google Drive สามารถแชร์กับใครก็ได้ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้บุคคลอื่นแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือเพียงแค่ดูไฟล์ นี่คือขั้นตอน:

1. เปิดไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
2. คลิกปุ่ม "แบ่งปัน" สีฟ้า

1. เพิ่มคนที่คุณต้องการแชร์ด้วยโดยพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมล หากไม่มีบัญชี Google เอกสาร พวกเขาจะได้รับเชิญให้ตั้งค่าบัญชีฟรีก่อนที่จะดูไฟล์

1. เลือกสิทธิ์การแบ่งปันของคุณ เช่นผู้ดู (อ่านอย่างเดียว—ไม่สามารถแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นได้) ผู้แก้ไข (สิทธิ์การแก้ไขเต็มรูปแบบ) หรือผู้แสดงความคิดเห็น (ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ แต่สามารถดูและแสดงความคิดเห็นได้) คุณมีตัวเลือกในการส่งข้อความพร้อมกับไฟล์
2. คลิกช่อง "แจ้งบุคคล" เพื่อส่งทางอีเมล หรือคุณสามารถคัดลอกและวางลิงก์ก่อนที่จะกด "ส่ง" ในที่สุด หมายเหตุ:คุณสามารถเลือกแชร์ไฟล์กับใครก็ได้ที่มีลิงก์ ซึ่งคุณจะทำผ่านเมนูแบบเลื่อนลง“การเข้าถึงทั่วไป” แต่ถ้าคุณทำเช่นนั้นเอกสารของคุณจะไม่ปลอดภัยมากนัก ทุกคนสามารถแบ่งปันกับคนอื่นและพวกเขาจะสามารถเห็นได้

การแชร์เอกสารผ่านมือถือ/แท็บเล็ต

1. เข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์มือถือหรือแท็บเล็ตของคุณ
2. แตะไอคอนแชร์ที่มุมขวาบนของหน้าจอ (คนที่มีสัญลักษณ์ +)

1. ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแบ่งปันเอกสารด้วย หากไม่มีบัญชี Google เอกสาร พวกเขาจะได้รับเชิญให้ตั้งค่าบัญชีฟรีก่อนที่จะดูไฟล์

1. เลือกสิทธิ์การแบ่งปันของคุณ เช่นผู้ดู (อ่านอย่างเดียว—ไม่สามารถแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นได้) ผู้แก้ไข (สิทธิ์การแก้ไขเต็มรูปแบบ) หรือผู้แสดงความคิดเห็น (ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ แต่สามารถดูและแสดงความคิดเห็นได้)
2. พิมพ์ข้อความถึงผู้รับ (ไม่บังคับ) โปรดทราบว่า Google เอกสารจะส่งอีเมลแจ้งเตือนถึงบุคคลนั้นโดยอัตโนมัติ เว้นแต่คุณจะแตะวงกลมสามวงเพื่อเข้าถึงตัวเลือก " ข้ามการส่งการแจ้งเตือน "

1. เมื่อพร้อมส่ง ให้แตะปุ่ม " ส่ง " เครื่องบินกระดาษที่มุมล่างขวา

เพื่อส่งเอกสารผ่านลิงก์ไปยังทุกคนผ่านมือถือ/แท็บเล็ต

1. เข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ของคุณ
2. แตะไอคอนแชร์ (บุคคลและเครื่องหมาย +)
3. แตะจัดการการเข้าถึง (ภาพเงา 2 คน) จากนั้นจำกัด > เพื่อเปิดตัวเลือก

1. แตะจำกัด> อีกครั้งแล้วแตะตัวเลือกใหม่ “ ทุกคนที่มีลิงก์ ” ซึ่งคุณสามารถแตะปุ่มลิงก์เพื่อคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณได้ เมื่อถึงจุดนั้น คุณจะสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงของบุคคลที่มีลิงก์ได้ เช่น ผู้ดู ผู้แก้ไข ผู้แสดงความคิดเห็น

1. วางลิงก์ไปยังบุคคลอื่นผ่านทางข้อความหรืออีเมล

คุณสมบัติการทำงานร่วมกันขั้นสูง

ต่อไปนี้คือเครื่องมือและฟีเจอร์บางอย่างที่จะทำให้การแชร์และทำงานบนไฟล์ร่วมกันง่ายขึ้น:

• สนทนาผ่านเอกสารกับผู้ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• โหมดคำแนะนำสำหรับการแก้ไขเพื่อให้คำแนะนำที่ได้รับอนุมัติเท่านั้นที่จะกลายเป็นการเปลี่ยนแปลงจริง
• ประวัติเวอร์ชันของเอกสารเพื่อให้คุณทันการเปลี่ยนแปลงและเวอร์ชันที่ผ่านมา
• การสร้างความคิดเห็นผ่าน เครื่องหมาย +ที่ด้านบนของเอกสาร เพื่อเก็บบันทึกสำหรับตัวคุณเองหรือผู้อื่นในประเด็นเฉพาะของเอกสาร
• @-mentionsช่วยติดตามผู้ติดต่อและผู้ร่วมให้ข้อมูลอื่นๆ ในโครงการ
• ระดับ การเข้าถึงและสิทธิ์ช่วยให้โครงการปลอดภัย
• เชิญให้คนอื่นดูหรือแก้ไขเอกสาร

คุณลักษณะเด่นของ Google เอกสาร

นอกเหนือจากเครื่องมือการทำงานร่วมกันและความสามารถที่ Google Docs มอบให้แล้ว ต่อไปนี้คือคุณลักษณะที่มีประโยชน์บางอย่างของแอปที่คุณอาจไม่รู้จัก

ความสามารถในการแปล

เมื่อใช้Tools-Translate document -option ความสามารถนี้เหมาะอย่างยิ่งในการสร้างไฟล์เวอร์ชันแปล หรือแม้แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการอ่านเอกสารในภาษาอื่น เนื่องจากคุณสามารถคัดลอกและวางข้อความลงใน Google Doc เพื่อสร้างตัวคุณเอง เวอร์ชันในภาษาแม่ของคุณเพื่ออ่าน

การพิมพ์ด้วยเสียง

เมื่อเข้าถึงได้อีกครั้งผ่านเครื่องมือคุณจะใช้ไมโครโฟนเพื่อเขียนข้อความตามคำบอกใน Google เอกสารได้ นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่อาจมีปัญหาเรื่องความคล่องแคล่ว สายตาเลือนราง หรือความท้าทายอื่นๆ หรือแม้กระทั่งผู้ที่ชื่นชอบการเปล่งเสียงในเอกสารมากกว่าการเขียน

สำรวจแถบด้านข้าง

เครื่องมืออื่นซึ่งจะเปิดแถบด้านข้างพร้อมฟังก์ชันการค้นหา คุณสามารถพิมพ์หัวเรื่องเพื่อค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณ คุณสามารถค้นหาผ่านเว็บ รูปภาพ หรือแม้แต่ Google Drive ของคุณเอง

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะดูจำนวนคำใน Google เอกสารได้อย่างไร

ไปที่แถบเมนู คลิกเครื่องมือคลิกจำนวนคำ หากคุณต้องการข้อมูลเฉพาะของย่อหน้า ให้ไฮไลท์ก่อนแล้วจึงทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้

Google เอกสารฟรีจริงหรือ

ใช่. ทุกคนที่มีบัญชี Google (ฟรี) สามารถเข้าถึงได้

ฉันจะนำเข้าไฟล์ Word ไปยัง Google Doc ได้อย่างไร

ไปที่ Google ไดรฟ์ของคุณ

คลิก"ใหม่"จากนั้น คลิก "อัปโหลดไฟล์"

ไปที่ไฟล์ของคุณและคลิก"เปิด"

เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว ให้คลิกขวาแล้วเลือก"เปิดด้วย Google เอกสาร"

ฉันจะส่งออก Google เอกสารเป็น Microsoft Word ได้อย่างไร

เปิด Google เอกสารของคุณ

ไปที่ไฟล์ แล้ววางเมาส์เหนือตัวเลือก "ดาวน์โหลด"

จากนั้นเลื่อนเคอร์เซอร์ไปทางขวาแล้วเลือก "Microsoft Word" เอกสารเวอร์ชันคำจะถูกดาวน์โหลดเพื่อใช้งาน

ต้องการทราบเคล็ดลับดีๆ เพิ่มเติม เช่นวิธีบันทึก Google เอกสารเป็น PDFหรือไม่ เราช่วยคุณได้ เช่นเดียวกับวิธีนี้ในการแทรกกล่องข้อความ

บทสรุป

Google Docs เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างเอกสาร ตลอดจนทำงานร่วมกัน แบ่งปัน และปรับแต่งเอกสารเหล่านั้น มันเชื่อมต่อกับแอพและส่วนเสริมอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น เข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคน และมีฟีเจอร์ที่ทรงพลัง เช่น การแปล การนำเข้าและส่งออก และแม้กระทั่งการแชทในเอกสาร มีหลายวิธีที่จะทำให้โครงการของคุณถูกต้อง ทั้งหมดนี้ไม่มีค่าใช้จ่าย

คุณชอบคุณลักษณะใดของ Google เอกสาร มีอะไรที่คุณต้องการทราบเพิ่มเติมหรือกำลังจะตายเพื่อให้ Google เพิ่มหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น!