Mola vermek, işinizi geride bırakmak anlamına gelir ve buna e-postalarınız da dahildir. Ofis dışında olduğunuza dair bir yanıt, size e-posta gönderen herkese masanızda olmadığınızı bildirir.
Outlook'ta ofis dışında yanıtlarını nasıl açacağınızı bilmek iki nedenden dolayı önemlidir: Size ulaşmaya çalışan herkese yanıt vermek için zaman kazanmanızı sağlar ve e-postada tam olarak neden ofis dışında olduğunuzun belirtilmesi sayesinde kimse yanıtınızı beklemek zorunda kalmaz.
Bu makalede, e-postanıza ofis dışında mesajının nasıl ekleneceği ve OOO durumunuzun takviminize nasıl ekleneceği açıklanmaktadır. Talimatlar masaüstü ve mobil kullanıcılar için geçerlidir.
Uygulamada Outlook'ta Ofis Dışında Yanıtı Gönderme
Outlook hem masaüstü uygulaması hem de mobil uygulama olarak mevcuttur. Her iki platformda da nasıl çalıştığına bakalım:
- Masaüstü uygulamasının üst kısmındaki ayarlar/dişli simgesine tıklayın .
- Ayarlar açıldığında sol tarafta Hesaplar'ı ve ardından Otomatik yanıtlar'ı seçin .
- Otomatik yanıtları aç seçeneğini seçin .
- Yalnızca belirli bir zaman aralığında yanıt gönder seçeneğinin yanındaki kutuyu işaretleyin ve ardından işten uzakta olacağınız tarihleri ve saatleri seçin.
- Ofis dışında olduğunuza dair cevabınızı metin kutusuna yazın ve isteğe bağlı olarak bu sayfadaki etkinleştirmek istediğiniz kutuları işaretleyin.
- Kaydet'e basın .
İpucu : Ofis dışındayken gönderilen e-postalar, planlanmış e-postalardan farklıdır; ancak Outlook'ta da e-postaları kolayca planlayabilirsiniz .
Outlook mobil uygulamasında ofis dışında e-posta yanıtınızı ayarlamak için şu adımları izleyin. Biz Outlook Android uygulamasını kullanıyoruz , ancak iOS ve iPadOS'ta da benzer şekilde çalışması gerekir:
- Sol üst taraftaki menü butonuna dokunun .
- Açılan menünün alt kısmındaki ayarlar/dişli simgesini seçin .
- E-posta hesapları altında hesabınıza dokunun .
- Otomatik yanıtlar'ı seçin ve ardından bir kez daha dokunun.
- Belirli bir zaman aralığında Yanıtla seçeneğinin yanındaki kutuyu işaretleyin .
- Ofis dışında olduğunuza dair e-posta yanıtınızı yazın ve OOO yanıtınızın yayınlanmasını istediğiniz tarih ve saati seçin.
- Kaydetmek için üst taraftaki onay işaretine dokunun.
Outlook'ta Web Tarayıcısından Ofis Dışında Yanıtı Gönderme
Outlook.com kullanıyorsanız , OOO yanıtlarını ayarlamak da aynı derecede kolaydır, ancak adımlar uygulamada olduğunuzdan biraz farklıdır. Outlook'ta ofis dışında olma özelliğini şu şekilde açabilirsiniz:
- Sağ üst taraftaki ayarlar/dişli simgesine tıklayın .
- Sol sütundan Posta'yı , sağ sütundan Otomatik yanıtlar'ı seçin .
- Otomatik yanıtları aç seçeneğinin yanındaki geçiş düğmesine tıklayın .
- Yalnızca belirli bir zaman aralığında yanıt gönder seçeneğinin yanındaki kutuyu işaretleyin .
- Başlangıç ve bitiş saatlerini doldurun ve isteğe bağlı olarak ilgilendiğiniz diğer seçenekleri etkinleştirin. Örneğin, uzaktayken toplantıları otomatik olarak reddedebilir ve mesajınızı yalnızca kişilerle sınırlayabilirsiniz.
- OOO mesajınızı metin kutusuna yazın.
- Outlook'ta ofis dışında mesajınızı ayarlamak için Kaydet'e basın .
İpucu : Ofis dışındayken gönderilen yanıtlar profesyoneldir, bu nedenle buna uygun bir e-posta imzası ayarladığınızdan emin olun.
Outlook Takvimime "Ofis Dışında" Nasıl Eklenir?
Outlook takviminizi patronunuz, çalışanlarınız veya nerede olduğunuzu bilmesi gereken herhangi biriyle paylaşıyorsanız, ofis dışında olduğunuza dair bir etkinlik düzenlemeniz akıllıca olacaktır. Böylece, siz yokken başkaları toplantı planladığında, tatilde olduğunuzu kolayca görebilirler. Outlook Takvim'de ofis dışında olma özelliğini şu şekilde açabilirsiniz:
- Outlook takviminizi açın .
- Yeni etkinlik'i seçin .
- Ofis dışı etkinliğinize bir isim verin. Ne yazdığınız önemli değil; tamamen size kalmış.
- Ofisten uzakta olacağınız başlangıç saatini, bitiş saatini ve belirli saatleri seçin.
- Durumunuzu Uzakta veya Meşgul olarak değiştirin .
- Kaydet'e basın .
Diğer Ofis Dışı Mesajları Nasıl Ayarlanır?
E-posta ve Teams gibi, siz yokken insanların size ulaşma olasılığının en yüksek olduğu yerlerde ofis dışında yanıtları ayarlamak çok önemlidir . Peki, diğer uygulamaların da OOO mesajlarını desteklediğini biliyor muydunuz? Bunları kullanıyorsanız, insanlar bu platformlardan size ulaşmaya çalışırsa diye orada da otomatik yanıt yapılandırmanız akıllıca olacaktır.
Örneğin, telefonunuzdan veya tabletinizden manuel olarak yanıt göndermek istemiyorsanız, Android'de bunu yapabilen bir uygulama mevcut . Ya da belki bir Facebook Sayfası yönetiyorsunuz; kullanıcılarınızı Facebook'ta yakalamak için ofis dışında bir yanıt ayarlayabilirsiniz . Twitter ve elbette Gmail gibi diğer e-posta istemcileri için de bir uygulama mevcut .