什麼是 Google 文檔以及如何充分利用它

Google Docs 是最受歡迎的在線文字處理程序之一。專業人士和業餘愛好者都可以使用它，您可以創建、編輯、保存、共享甚至與隊友實時處理文檔。另外，我們有沒有提到它是免費的？以下是 Google 文檔的簡介以及它可以為您做什麼。

什麼是 Google 文檔？

Google Docs 是一種在線文字處理器，無需任何特殊軟件即可免費創建文本文檔。任何具有互聯網連接和打字能力的設備都應該允許您使用它，無論是筆記本電腦、平板電腦、電腦，甚至是手機。

不過，Google 文檔的功能遠不止常規文本文檔。它是 Google Workspace 的一部分，而 Google Workspace 是一套應用，其中包括協作平台、雲端硬盤、日曆、聊天、表格、幻燈片、表單、Keep、Gmail 和 Meet。這些都是基於雲的應用程序，非常適合協作、個人使用，甚至可以購買不同級別的服務的企業。說到購買，需要注意的是，雖然 Google文檔以及 Google Meet、Gmail 和其他一些此類應用程序是免費的，但 Google Workspace卻不是免費的。它為更大規模的協作提供了更大的範圍，並且具有不同的定價等級，因此請注意您的需求，以找到最適合您的 Google 產品。

Google Docs 具有令人驚嘆的功能，例如多人實時協作處理同一文檔。其他好處包括安全和隱私、自動保存和版本歷史記錄、與其他 Google 應用程序的無縫連接、第三方插件、離線訪問、語法和拼寫等內置智能以及大量編輯功能，以便輕鬆使用從事小組項目。

如何使用谷歌文檔

如果您是 Google 文檔的新手，一開始可能會感到不知所措，但該應用程序非常直觀且易於學習。以下是幫助您入門的一些步驟。

訪問 Google 文檔

根據您使用的設備，訪問 Google 文檔的步驟可能略有不同。以下是針對不同設備的基本步驟。請注意，所有這些都要求您擁有一個可以免費註冊的谷歌帳戶。

Google 文檔網絡瀏覽器訪問：

1. 在您的設備（任何具有網絡瀏覽器的設備）上，訪問drive.google.com。如果您登錄了 Google 帳戶，它將帶您進入“我的雲端硬盤”。
2. 從那裡，您可以上傳、創建、共享或組織文件。

另一種瀏覽器方法是：

1. 訪問 Google 文檔的另一種方法是從任何網絡瀏覽器登錄您的 Gmail 或 Google 帳戶。

1. 從那裡，您將在右上角看到谷歌應用程序菜單。單擊它，然後向下滾動到 Google 雲端硬盤並訪問其中的文檔，或者您可以進一步向下滾動並單獨訪問 Google 文檔。

台式機和筆記本電腦 Google 文檔訪問：

1. 轉至 https://www.google.com/drive/download/ 並安裝適用於您的 Mac 或 PC 的 Google 雲端硬盤。
2. 從桌面打開 Google 雲端硬盤，注意文件夾的保存位置，以便您可以輕鬆訪問它。從那裡您可以訪問文檔。

* 請記住，基於 Linux 的設備需要通過網絡瀏覽器訪問 Google 文檔，而不是下載 Google Drive，因為它不適用於該操作系統。

手機/平板電腦 Google 文檔訪問

1. 根據您的設備，您可以從 Android 版 Play 商店或 iOS 版 App Store 安裝 Google 雲端硬盤應用程序。
2. 從您的設備打開雲端硬盤應用
3. 從雲端硬盤訪問 Google 文檔

在 Google 文檔中創建和編輯文檔

使用 Google 文檔的主要原因之一是創建和編輯文檔。不同的設備將有不同的方法來執行此操作，所有這些都將在下面介紹。

使用 PC 創建文檔

1. 在文檔主屏幕（通過計算機打開）中，查找左上角的“開始新文檔”。
2. 單擊“空白”選項以創建新文檔。注意：右側還有幾個可供選擇的模板，例如小冊子和項目提案。
3. 從那裡，您可以創建和編輯文檔，使用工具欄和下拉選項來自定義或進行更改。整個過程都會自動保存。

創建文檔時可以進行很多自定義。以下是有關如何在 Google 文檔中設置自定義頁面大小的便捷提示。

通過手機/平板電腦創建文檔

1. 轉到您的應用程序並打開它。如果出現提示，請登錄。
2. 點擊底部的“創建+”選項。這將創建一個新文件。您還可以使用此選項打開模板（例如簡歷或信件）進行處理。

PC 中的編輯功能

Google Docs 中的編輯可能性足夠多，足以保證其自己的文章。然而，一些基礎知識如下。轉到文檔來探索這些內容。

• 撤消/重做：轉到工具欄中的“編輯”進行訪問。它撤消或重做上次執行的操作。
• 複製/粘貼、查找和替換：全部位於“編輯”下複製和粘貼對於文本和圖像很有用，查找在查找關鍵字時非常有用，而替換是替換整個文檔中特定單詞的一種節省時間的方法。

• “查看”選項將顯示標尺和打印佈局等內容，以便您了解文檔的外觀。

• 左上角的“插入”下拉菜單具有各種功能，例如插入表格、頁碼、圖像、圖表、目錄、鏈接等。

• “格式”具有段落特徵，例如間距、項目符號、文本等。

• 注意：右鍵單擊會打開一些更常用的編輯選項，例如粘貼、評論、插入鏈接等。這可以節省您的時間。此外，這些功能中的大多數都具有鍵盤快捷鍵，您可以查看和學習這些快捷鍵，以便更快地編輯文檔。

手機/平板電腦中的編輯功能

儘管與 PC 版本存在一些差異，但移動應用程序仍然具有大量編輯功能。

• 右上角：撤消和重做按鈕、插入+工具欄以及文本/段落格式選項（如果您點擊A）。移動版本的底部有字體選項，例如粗體或下劃線、突出顯示功能、文本對齊方式，甚至要點和編號。

• 插入選項卡看起來像一個“ + ”，包括：超鏈接、註釋、圖像、表格、分頁符、水平線、頁碼和其他幾個插入選項。

• 單擊三個水平點可打開更多選擇，例如更改淺色主題、字數統計、頁面設置、查找和替換等。
• 注意：如果您嘗試通過移動應用程序編輯文檔，您可能需要雙擊或點擊鉛筆圖標才能進入編輯模式，因為默認情況下它處於只讀模式。

在 Google 文檔中協作和共享文檔

通過PC共享文檔

Google 雲端硬盤上的文件和文件夾可以與任何人共享。您可以控制其他人是否可以編輯、評論或只是查看文件。步驟如下：

1. 打開您要共享的文件
2. 單擊藍色的“共享”按鈕

1. 通過輸入姓名或電子郵件地址來添加您想要與之共享的人員。如果他們沒有 Google 文檔帳戶，系統會邀請他們在查看文件之前免費設置一個帳戶。

1. 選擇您的共享權限，例如查看者（只讀 - 無法編輯或評論）、編輯者（完全編輯權限）或評論者（無法更改文件，但可以查看和發表評論）。您可以選擇隨文件一起發送消息。
2. 單擊“通知人員”框以通過電子郵件發送，或者您可以復制並粘貼鏈接，然後最後單擊“發送”。注意：您可以選擇與任何有鏈接的人共享文件，您可以通過“常規訪問”下拉菜單來完成此操作。但是，如果您這樣做，您的文檔將不會很安全。任何人都可以與其他人分享，並且他們能夠看到它。

通過手機/平板電腦共享文檔

1. 從您的移動設備或平板電腦訪問文檔
2. 點擊屏幕右上角的共享圖標（帶有+號的人）

1. 輸入您想要與其共享文檔的人員的姓名或電子郵件地址。如果他們沒有 Google 文檔帳戶，他們會被邀請在查看文件之前免費設置一個帳戶。

1. 選擇您的共享權限，例如查看者（只讀 - 無法編輯或評論）、編輯者（完全編輯權限）或評論者（無法更改文件，但可以查看和發表評論）。
2. 輸入給收件人的消息（可選）。請記住，除非您點擊三個圓圈以訪問“跳過發送通知”選項，否則 Google 文檔將自動通過電子郵件向該人發送通知。

1. 準備發送時，點擊右下角的“發送”紙飛機按鈕。

通過手機/平板電腦通過鏈接向任何人發送文檔

1. 從您的設備訪問文檔
2. 點擊共享圖標（人物和+號）
3. 點擊“管理訪問”（2 人剪影），然後點擊“受限”> 以打開選項。

1. 再次點擊“受限>”，然後點擊新選項“知道鏈接的任何人”，此時您還可以點擊鏈接按鈕將其複製到剪貼板。此時，您將能夠確定擁有該鏈接的人員所擁有的訪問級別，例如查看者、編輯者、評論者。

1. 通過文本或電子郵件將鏈接粘貼給其他人。

高級協作功能

以下是一些可以更輕鬆地共享和處理文件的工具和功能：

• 與協作者實時聊天文檔
• 編輯建議模式，只有批准的建議才能成為實際的更改
• 記錄版本歷史記錄，讓您及時了解更改和過去的版本
• 通過文檔頂部的+號創建註釋，以便為您自己或其他人記錄文檔的特定方面
• @-提及有助於跟踪項目的其他聯繫人和貢獻者
• 訪問和權限級別有助於確保項目安全
• 邀請其他人查看或編輯文檔

Google 文檔的主要功能

除了 Google 文檔備受推崇的明顯協作工具和功能之外，以下是該應用程序的一些您可能不知道的有用功能。

翻譯能力

使用“工具”-“翻譯文檔”選項，此功能非常適合創建文件的翻譯版本，甚至可以用於閱讀另一種語言的文檔，因為您可以將文本複制並粘貼到 Google 文檔中，以便自己製作您的母語版本可供閱讀。

語音輸入

再次通過“工具”訪問，您可以使用麥克風向 Google 文檔口述文本。對於那些可能有靈活性問題、視力低下或其他此類挑戰的人，甚至是那些只喜歡用聲音表達文檔而不是書寫文檔的人來說，這是一個很好的選擇。

探索側邊欄

另一個工具，這會打開一個帶有搜索功能的側欄。您可以輸入主題來查找文檔的相關內容。您可以通過網絡、圖像甚至您自己的 Google 雲端硬盤來查找。

經常問的問題

如何查看 Google 文檔中的字數統計？

轉到菜單欄，單擊“工具”，然後單擊“字數統計”。如果您需要特定段落的信息，請先突出顯示它，然後按照相同的步驟操作。

Google 文檔真的免費嗎？

是的。任何擁有谷歌帳戶（也是免費的）的人都可以訪問它。

如何將 Word 文件導入 Google 文檔？

轉到您的 Google 雲端硬盤

單擊“新建”，然後單擊“文件上傳”

導航到您的文件並單擊“打開”。

文件上傳後，右鍵單擊，然後選擇“使用 Google 文檔打開”。

如何將 Google 文檔導出到 Microsoft Word？

打開您的 Google 文檔

轉到文件，然後將鼠標懸停在“下載”選項上

從那裡，將光標移動到右側並選擇“Microsoft Word”。將下載該文檔的Word版本以供使用。

想要了解更多精彩技巧，例如如何將 Google 文檔另存為 PDF？我們已經為您提供了幫助，例如使用此方法插入文本框。

結論

Google 文檔是一款出色的文檔創建以及協作、共享和微調這些文檔的工具。它與其他應用程序和附加組件無縫連接，每個人都可以輕鬆訪問，並且具有強大的功能，如翻譯、導入和導出，甚至文檔內聊天。有數十種方法可以讓您的項目順利進行，而且無需任何代價。

您喜歡 Google 文檔的哪些功能？您有什麼希望了解更多或迫切希望 Google 添加的內容嗎？請在評論部分告訴我們！