如何在網頁和桌面端下載 Microsoft Outlook 電子郵件

您無需將 Microsoft Outlook 電子郵件轉發給自己或使用第三方轉換器即可下載它們。目前的 Outlook Web 應用程式提供直接的「下載」指令，Windows 版 Outlook 提供「另存為」功能，而經典版 Outlook 可以透過「檔案」>「另存為」儲存郵件。如果您只想保留一封包含郵件頭和附件的郵件，請使用郵件檔案；如果您需要更大的郵箱備份，請使用 PST 匯出。

從 Outlook 網頁版下載電子郵件

微軟現在在 Outlook 網頁版和 Outlook.com 中提供了直接下載選項，因此不再需要像以前那樣將郵件作為附件新增至新郵件。微軟在其Outlook 郵件保存指南中詳細說明了目前的做法。

1. 在網頁版 Outlook 中打開，登入，然後選擇要儲存的電子郵件。在郵件標題中，選擇「更多動作」（三點選單），然後選擇「下載」。您也可以在郵件清單中右鍵點選郵件，然後選擇「下載」。
2. 讓瀏覽器將檔案儲存到其預設的下載位置，或者如果瀏覽器提示，請選擇一個資料夾。微軟表示，下載的 Outlook 郵件可以儲存為EML 或 MSG文件，取決於 Outlook 的設定。

下載郵件檔案與僅儲存附件不同。下載郵件檔案會保留郵件本身，包括郵件內容和郵件頭訊息，附件也仍然與郵件關聯。

在新的 Outlook for Windows 中儲存電子郵件

新版 Outlook 使用「另存為」而不是 Web 應用程式的「下載」標籤。

3. 開啟新的 Outlook，在閱讀窗格中選擇郵件，或雙擊郵件在單獨的視窗中開啟。
4. 選擇「更多操作」>「另存為」，選擇要儲存郵件的資料夾或雲端位置，如果需要，重新命名文件，然後選擇「儲存」。微軟還允許您右鍵單擊郵件並選擇“另存為”。

請勿變更檔案副檔名以使郵件看起來像是另一種格式。如果您稍後需要重新開啟已儲存的郵件，新版 Outlook 可以開啟受支援的 EML 和 MSG 檔案；微軟在其開啟 EML 和 MSG 檔案指南中詳細說明了相關選項。

在經典 Outlook 中儲存電子郵件

經典版 Outlook 仍然使用傳統的「另存為」視窗。當您需要儲存 Outlook 原生的 MSG 格式檔案或「另存為」對話方塊中提供的其他檔案類型時，此功能非常有用。

5. 雙擊郵件，使其在單獨的經典 Outlook 視窗中開啟。
6. 選擇“檔案”>“另存為”。選擇目標資料夾並輸入一個清晰的檔案名稱。
7. 勾選「儲存類型」。預設格式通常為 Outlook 郵件格式，例如.msg；選擇適當的可用類型，然後選擇「儲存」。

將多封 Outlook 電子郵件匯出到 PST 文件

如果您的目標是備份而非單封郵件，請將郵箱或選定的資料夾匯出至 Outlook 資料檔案 ( .pst )。 PST 檔案可以包含電子郵件，並且根據 Outlook 版本和匯出選項，還可以包含其他 Outlook 資料。微軟指出，匯出電子郵件時會包含附件。請參閱微軟最新的PST 匯出說明。

8. 在新版 Outlook中，前往「設定」>「檔案」>「匯出」，啟動匯出工作流程，然後選擇所需的信箱或資料夾。在經典版 Outlook中，選擇「檔案」>「開啟與匯出」>「匯入/匯出」。
9. 對於經典版 Outlook，請選擇「匯出至檔案」，然後選擇「Outlook 資料檔案 (.pst)」，選擇帳戶或資料夾，必要時包含子資料夾，然後選擇 PST 檔案的儲存位置。如果您需要完整的經典版 Outlook 郵箱，請確保在匯出之前已下載舊郵件；微軟的支援頁面特別警告，否則快取帳戶可能只會匯出本機快取的項目。

應該使用哪一種Outlook下載方式？

對於大多數只需要單封郵件本機副本的使用者來說，可以使用 Outlook 內建的「下載」或「另存為」命令。如果需要更大規模的備份或移轉文件，請使用 PST 匯出。這樣可以避免不必要的轉發，更完整地保留原始郵件，並且無需將私人郵件上傳到線上轉換服務。