如何修復或恢復損壞的 Microsoft Word 和 Excel 文件

如果Word 文件或Excel 工作簿無法打開，請先備份文件，然後使用 Office 內建的復原工具。在目前 Windows 桌面版 Word 和 Excel 中，選擇「文件」>「開啟」>「瀏覽」，選擇文件，點擊「開啟」按鈕旁的箭頭，然後選擇「開啟並修復」。如果完全修復失敗，Excel 還可以提取數值和公式。 Mac 版 Word 提供了一個單獨的「恢復文字」選項來恢復文字。這些方法可以恢復文件的部分或大部分內容，但無法保證其原始格式、公式、圖表或嵌入物件都能完全恢復。

1. 保護原始文件

如果文件仍處於開啟狀態，請先將其關閉，然後在檔案總管或 Finder 中建立副本。在副本上進行操作，並保留未修改的原始文件，直到您檢查恢復的副本為止。如果檔案位於可移動磁碟機或網路位置，且問題發生在傳輸過程中，請在嘗試復原之前將其複製到正常的本機磁碟機。微軟特別建議，如果工作簿因錯誤而無法打開，請將其從磁碟或網路位置移出。

2. 在 Windows 系統中修復 Word 文檔

1. 開啟 Word，選擇「檔案」>「開啟」>「瀏覽」。瀏覽到包含副本的資料夾。從「最近使用」清單中選擇檔案不會開啟用於此復原命令的完整「瀏覽」對話方塊。
2. 選取文檔，點選「開啟」旁邊的箭頭，然後選擇「開啟並修復」。如果 Word 彈出復原提示，請依照指示操作，並在儲存前檢查文件。
3. 選擇「檔案」>「另存為」，為復原的文件取一個新名字，例如「報表-已復原.docx」。關閉文檔，然後重新開啟新副本，確認它仍然可以開啟。

微軟介紹了在文件損壞錯誤後如何開啟和修復文件。檢查的內容不僅限於第一頁：還要檢查表格、圖像、頁首、腳註和最後一頁，因為即使文件可以打開，也可能仍然存在內容缺失或損壞的情況。

3. 在 Mac 上恢復損壞的 Word 文件中的文本

如果 Mac 版 Word 無法修復文檔，且內容比佈局更重要，請嘗試使用「恢復文字」選項。在 Word 中，開啟「Word」>「首選項」，在「創作與校對工具」下選擇「一般」，啟用「開啟時確認檔案格式轉換」，然後關閉「首選項」。接下來，選擇「檔案」>「開啟」，從「開啟」選單中選擇「復原文字」 ，然後開啟損壞的檔案。微軟在其Word 文件恢復指南中對此步驟有詳細說明。

這是一種文字搶救方法，並非文件完整修復：格式和非文字元素可能會遺失。如果出現可讀文本，請立即將其另存為新的 Word 文件。下面的「另存為」對話方塊說明了為什麼恢復的副本應該使用單獨的檔案名稱。

4. 修復 Excel 工作簿

1. 在 Excel 中，選擇「檔案」>「開啟」>「瀏覽」，找到重複的工作簿。
2. 選擇工作簿，按一下「開啟」旁邊的箭頭，然後選擇「開啟並修復」。
3. 首先選擇“修復”來嘗試恢復工作簿。如果無法恢復可用數據，請重複上述步驟並選擇「提取數據」。微軟表示，此選項可以從損壞的工作簿中檢索值和公式。

請參閱微軟關於修復損壞的 Excel 工作簿的最新說明。如果您使用「提取資料」功能，請仔細檢查結果：工作簿的內容不僅包含可見的儲存格值，因此在將復原的檔案視為完整檔案之前，請檢查公式、任何重要的工作表、格式、圖表、連結或巨集。

工作簿開啟後，使用「檔案」>「另存為」建立新的.xlsx檔案。不要覆蓋原文件。重新開啟已儲存的副本，檢查每個工作表，並將重要的總和和公式與可靠的副本或來源資料進行核對。

5. 檢查版本歷史記錄和未儲存的恢復設定

如果檔案儲存在 OneDrive 或 SharePoint 中，請檢查「檔案」>「資訊」>「版本歷史記錄」以尋找早期版本。您也可以在 OneDrive 中使用版本歷史記錄。還原版本會取代目前版本，因此請先下載或複製目前檔案中您仍然需要的內容。 Microsoft 提供如何還原 OneDrive 檔案先前版本的說明。

應用程式崩潰後，Word 重新啟動時可能會顯示「文件恢復」窗格。您也可以依序點選「檔案」>「資訊」>「管理文件」 >「恢復未儲存的文件」。在 Excel 中，請依序點選「檔案」>「資訊」>「管理工作簿」>「還原未儲存的工作簿」。特定的標籤和可用的復原副本取決於您的 Office 版本和自動復原設定；微軟的Office 復原指南涵蓋了早期版本和未儲存的檔案。

如果修復和版本歷史記錄都無法產生可用的副本，請在嘗試其他復原方法之前，保留損壞的檔案及其所有備份。將第一次成功恢復的文件儲存為單獨的文件，然後在確認恢復成功後再與原始文件進行比較。