如何在 Microsoft Word 中建立和列印標籤

無需單獨的標籤設計應用程序，Microsoft Word 即可建立地址標籤、出貨標籤、歸檔標籤、姓名標籤和其他可列印標籤。在桌面版 Word 中，依序點選「郵件」>「標籤」，輸入標籤文本，選擇與紙張相符的紙張類型，然後列印整頁或單一標籤。為了確保標籤對齊，請使用標籤包裝上列印的供應商和產品編號，而不是猜測尺寸。

這些步驟適用於桌面版 Word。微軟表示，網頁版 Word 無法直接建立標籤；在網頁版 Word 中，需要先使用標籤範本。請參閱微軟的建立和列印標籤說明。

如何在 Word 中建立和列印標籤

1. 開啟標籤工具

開啟 Word 並建立空白文件。在功能區中選擇「郵件」選項卡，然後選擇「標籤」。 Word 會在「標籤」標籤上開啟「信封和標籤」對話方塊。

2. 輸入標籤文字

在「地址」方塊中輸入地址或其他資訊。內容也可以是名稱、文件代碼、儲存描述或其他簡短文字。若要變更其外觀，請選擇文字並使用可用的字體或段落格式控制項。

3. 選擇正確的標籤紙

選擇“選項”。選擇合適的印表機類型，然後選擇與您的標籤包裝相符的標籤供應商和產品編號。可用選項可能因市場而異，因此請使用您庫存標籤上的標識符，而不是依賴 Word 中顯示的範例。

4. 如有需要，建立自訂標籤尺寸

如果您的庫存未列出，請選擇「新標籤」。輸入名稱並複製製造商提供的尺寸：上下邊距、標籤高度和寬度、水平和垂直間距、橫向和縱向標籤數量以及頁面尺寸。水平間距是指相鄰標籤左側邊緣到左側邊緣的距離；垂直間距是指相鄰標籤頂部到頂部的距離。

即使是微小的測量誤差也會在一張紙上累積，因此，如果能提供製造商的規格說明，請務必使用。

5. 選擇整頁或可編輯文檔

如果所有標籤都應包含相同的文本，請選擇「整頁相同標籤」。您可以立即選擇「列印」，但如果您想在列印前檢視、儲存或編輯頁面，「新文件」功能會更實用。

6. 製作一張印有不同標籤的紙

在「選項」中選擇正確的標籤類型，然後選擇「新文件」。 Word 會建立一個表格，其儲存格佈局與標籤佈局相符。在每個儲存格中輸入不同的內容。如果表格邊界難以辨認，請啟用表格網格線；網格線在螢幕上顯示清晰，但在列印時無效。

建立標籤文件後，您還可以新增徽標或其他圖形。微軟文件中提供了插入圖像的方法，選擇“圖片格式”>“文字環繞”>“正方形”，並將其放置在標籤內。因此，先前關於 Word 標籤不能包含圖像的說法已經過時。請參閱微軟關於向標籤添加圖形的指南。

7. 預覽並列印測試題

前往「檔案」>「列印」，選擇正確的印表機和紙張來源，然後檢查預覽。微軟建議在裝入標籤紙之前先在普通紙上列印。將預覽結果與標籤紙進行比較，確認文字位於標籤邊界內。如果文字超出邊界，請重新檢查產品編號、頁面尺寸、印表機縮放比例和自訂尺寸。

8. 只列印一個標籤

對於單一標籤，請返回「郵件」>「標籤」，選擇「單一標籤」，然後設定所需位置的行和列。依照印表機要求的方向放入紙張，然後列印。微軟的單一標籤說明中也使用了這種行列式方法來處理部分已使用的紙張。

使用郵件合併功能處理多個不同的地址

如果您在 Excel 或其他受支援的資料來源中擁有地址列表，請使用「郵件」>「開始郵件合併」>「標籤」。連接收件者列表，新增合併網域，更新標籤，預覽結果，然後完成合併。 Microsoft 的郵件合併標籤指南涵蓋了整個工作流程，並說明如何選擇標籤大小。

列印前

• 將供應商編號和產品編號與包裝標籤進行核對。
• 僅當您擁有精確的尺寸時才使用“新建標籤”。
• 當您需要不同的標籤、圖形或可重複使用的檔案時，請選擇「新文件」。
• 使用不乾膠標籤材料前，請先列印一張普通紙進行測試。
• 對於收件者較多的情況，請使用郵件合併功能。