如何在 Outlook.com 中設定電子郵件簽名

若要在 Outlook.com 中設定電子郵件簽名，請開啟「設定」>「帳戶」>「簽名」，新增並命名簽名，選擇簽名是自動顯示在新郵件中還是回覆和轉寄郵件中，然後選擇「儲存」。您也可以關閉自動插入功能，僅在需要時新增已儲存的簽名。

Outlook.com 簽章可以包含格式化文字、連結和圖片。以下步驟適用於網頁版 Outlook.com；Outlook 桌面應用程式的設定可能有所不同。微軟目前的網頁版說明使用「帳戶」>「簽署」路徑。如果您的“設定”窗格顯示不同，請在“設定”中搜尋“簽名”，然後按照您版本中顯示的標籤進行操作。

建立您的 Outlook.com 簽名

1. 開啟“設定”。登入 Outlook.com，然後選擇右上角的齒輪圖示。
2. 前往簽名設定。選擇「帳戶」，然後選擇「簽名」。如果關聯了多個帳戶，請確保您正在編輯用於傳送郵件的帳戶。

3. 新增並命名簽名。選擇“新增簽名”。給它一個便於日後識別的名稱，例如“工作”或“個人”。此名稱僅用於 Outlook 設定，不會取代收件者看到的文字。
4. 填寫簽名。輸入您希望收件人了解的詳細信息，例如您的姓名、職位、電話號碼或網站。使用格式工具列新增強調和連結。如果編輯器支援插入圖片，您可以新增小型標誌或其他相關圖片。保持訊息區塊簡潔明了，方便在手機上閱讀；避免依賴顏色或圖片傳達重要的聯絡訊息。
5. 選擇 Outlook 插入簽名的時機。您可以選擇「新郵件」、「回覆和轉寄」或「兩者都選」。如果您想手動為該類型的郵件插入簽名，請取消選取任何選項。設定好文字和預設值後，點選「儲存」 。

新郵件和回覆/轉寄郵件的簽名選項是分開的。例如，您可以在新郵件中新增完整簽名，而在回覆郵件時不使用自動簽名，因為簡短的簽名可能更合適。您可以稍後返回“設定”>“帳戶”>“簽名”來編輯已儲存的文字或變更這些預設設定。

在撰寫電子郵件時插入簽名

如果您沒有設定預設值，或者您想要為某則訊息選擇不同的簽名，您可以從郵件編輯器插入一個簽名：

1. 開始撰寫新郵件、回覆郵件或轉寄郵件。
2. 在「訊息」標籤上，選擇「簽名」。
3. 選擇您想要儲存的簽名。 Outlook 會將其放置在郵件的插入點，因此請在傳送前檢查位置。

如果草稿中已經存在自動簽名，除非您需要兩個簽名，否則請勿插入另一個副本。當您有多個簽名時，選單可讓您選擇適合收件者或用途的簽名。發送郵件前請務必檢查郵件內容，尤其是在新建郵件和回覆郵件之間切換時。

確保簽名實用且易於閱讀。

僅包含有助於他人識別或聯絡您的資訊。簡單的個人簽名可能包含您的姓名和電子郵件地址；工作簽名可能包含您的職位、單位以及直接聯絡資訊。使用描述性文字連結網站或個人資料，而不是貼上冗長的網址；僅在需要提供更多資訊時才使用圖片，例如公司標誌。

保持佈局簡潔。過大的橫幅、多種字體顏色和過多的社交圖示會讓簽名難以瀏覽，或在對話中佔用過多空間。儲存後，給自己發送測試郵件，檢查文字、連結和圖片是否顯示正常。如果您設定了不同的預設設置，請分別檢查新郵件和回覆郵件，以便了解 Outlook 在不同情況下新增的簽名。

常見問題

我可以建立多個 Outlook.com 簽名嗎？

是的。在同一設定區域中新增每個簽名，並為每個簽名指定不同的名稱。為新郵件和回覆/轉寄郵件選擇一個預設簽名，或在撰寫郵件時從「簽名」選單中選擇所需的簽名。

為什麼郵件中缺少我的簽名？

返回“設定”>“帳戶”>“簽名”，確認已選擇正確的自動選項，然後儲存設定。如果您之前未選取該選項，請從「郵件」>「簽名」插入簽名。此外，請確認您正在使用建立該簽名的 Outlook 帳戶撰寫郵件。

此簽章是否也會出現在所有 Outlook 應用程式中？

不一定。瀏覽器中的 Outlook.com 和已安裝的 Outlook 應用程式的控制項可能有所不同。微軟針對 Outlook.com、新版 Outlook 和經典版 Outlook 提供了特定版本的操作步驟；請使用您希望簽署顯示的應用程式對應的部分。

有關 Microsoft 提供的螢幕截圖和步驟，請參閱「如何在 Outlook 中新增和變更電子郵件簽名」和「在 Outlook.com 中自訂電子郵件」。