如何在 Windows 11 和網頁版 Outlook 中加密電子郵件

在Windows 11 系統中，如果您使用 Outlook 的桌面應用程式或網頁版，可以使用加密功能為傳送給他人的電子郵件增加一層額外的安全性，以保護您的敏感資訊和檔案。本指南將向您展示如何完成此操作。

雖然您使用「Outlook.com」位址發送的電子郵件使用不同類型的安全層（例如傳輸層安全協定 (TLS)）來加密您的裝置和微軟伺服器之間的連接，以保護傳輸中的數據，但這些只是基本的安全功能。

如果您訂閱了 Microsoft 365 個人版或家用版，Microsoft 還提供加密功能，可加密電子郵件傳輸中和儲存時的內容。這意味著電子郵件正文和附件將被加密成無法讀取的格式，只有擁有正確解密金鑰的收件者才能閱讀。

在本指南中，我將向您展示如何使用 Outlook.com、Hotmail.com、Live.com 或 MSN.com 電子郵件地址在 Outlook 應用程式或 Microsoft 服務的網頁版上傳送加密電子郵件。

使用 Outlook 應用程式和網頁版傳送加密電子郵件

若要透過 Outlook 應用程式或網頁傳送完全加密的電子郵件，請依照下列步驟操作：

1. 開啟Outlook應用程式（或網頁版）。

    

    

2. 點選「新建」按鈕撰寫新郵件。

3. 點選“選項”標籤。

4. 點擊“加密”按鈕。

5. （選項 1）選擇「不轉送」選項以加密郵件和附件。

   簡單說明：使用此選項，Microsoft 365（Office）文件（包括 Word、Excel、PowerPoint 等）下載後仍將保持加密狀態。但是，接收者可以下載其他文件，例如 PDF 和圖像，這些文件將保持未加密狀態。

6. （選項 2）選擇「加密」選項，對郵件和附件進行加密。

   

   簡要說明：使用此選項後，郵件將保持加密狀態，並且不會離開 Microsoft 365 容器。收件者可以從 Outlook.com 或行動應用程式下載未加密的附件。但是，如果他們使用第三方電子郵件用戶端，則需要輸入密碼才能從 Microsoft 365 郵件加密網站下載檔案。

7. 撰寫您的訊息。

8. （可選）設定檔附件。

9. 點擊“發送”按鈕。

完成這些步驟後，收件者可以使用 Outlook 應用程式或 Outlook.com 網站正常閱讀和回覆加密郵件。

您可以在發送郵件前點擊「移除加密」按鈕來停用特定郵件的安全功能。如果您已經發送了郵件，則無法移除加密，但您可以隨時發送另一封未加密的郵件。

針對不同收件者的電子郵件加密

當您發送加密電子郵件且收件者使用第三方電子郵件應用程式時，他們會收到一條單獨的訊息，其中包含存取加密內容的說明。要繼續操作，他們必須使用 Microsoft 帳戶或 Microsoft 365 帳戶登入。

如果收件者使用的是 Gmail 或 Yahoo Mail，他們可以透過登入各自的帳戶來存取郵件。或者，他們也可以使用郵件中提供的臨時密碼。

對於 AOL 或其他不太常見的電子郵件提供者，收件者必須使用臨時密碼才能閱讀加密郵件。

附件存取權限

如果您選擇「加密」選項，使用 Outlook.com、Hotmail.com、Live.com 或 MSN.com（透過 Outlook 網頁版或桌面應用程式）的收件者可以下載附件而無需額外加密。

但是，使用其他電子郵件服務或用戶端的收件者需要使用密碼才能從 Microsoft 下載入口網站下載附件。

選擇「禁止轉送」選項後，即使收件者下載了 Word、Excel 和 PowerPoint 文件，這些文件仍將保持加密狀態。如果收件者將文件轉發給其他人，新收件者將無法開啟該文件，因為他們沒有權限。

但是，Outlook.com 使用者可以使用 Windows 11 上的桌面應用程式開啟加密的 Office 檔案。此外，Microsoft 365 使用者可以在任何受 Microsoft Office 應用程式支援的平台上開啟這些檔案。

這些限制僅適用於 Microsoft 365（Office）檔案格式，例如 Word、Excel 和 PowerPoint。其他文件類型，例如 PDF、圖像或視頻，通常可以不加密下載，除非另有配置。