ما هو مستندات جوجل؟ وكيفية استخدامه للكتابة والتعاون

مستندات جوجل هي معالج نصوص جوجل عبر الإنترنت لإنشاء المستندات وتعديلها ومشاركتها. يحفظ التغييرات في جوجل درايف أثناء العمل، بحيث يكون الملف نفسه متاحًا من المتصفح أو تطبيق مستندات جوجل على الهاتف. يمكن للمتعاونين مراجعة مستند مشترك واحد بدلاً من تبادل المسودات ذهابًا وإيابًا.

يمكن لأي شخص يملك حسابًا على جوجل إنشاء مستندات في مستندات جوجل. الاستخدام الشخصي مجاني، بينما يمكن للمؤسسات اختيار باقات جوجل ورك سبيس المدفوعة التي تختلف ميزاتها باختلاف الباقة. تتناول الخطوات التالية الأدوات الأساسية التي تجعل مستندات جوجل مفيدة للكتابة والعمل الجماعي.

ما يفعله جوجل دوكس

يُعدّ تطبيق مستندات جوجل جزءًا من مساحة عمل جوجل، إلى جانب جوجل درايف، وجيميل، وجداول البيانات، والعروض التقديمية. وهو يُسهّل الكتابة اليومية مثل التقارير، والواجبات، ومحاضر الاجتماعات، والمقترحات، مع توفير قوالب، وخيارات تنسيق، وتعليقات، وأدوات مشاركة، وسجلّ الإصدارات. ابدأ من docs.google.com أو اطّلع على نظرة عامة رسمية على مستندات جوجل .

12 طريقة لتحقيق أقصى استفادة من مستندات جوجل

1. أنشئ مستندًا. من الشاشة الرئيسية لتطبيق المستندات، اختر "فارغ" أو حدد قالبًا مثل السيرة الذاتية أو محاضر الاجتماعات. على الهاتف أو الجهاز اللوحي، افتح تطبيق المستندات وانقر على "إنشاء". يُظهر دليل البدء السريع من جوجل طريقة العمل الحالية على سطح المكتب.

   

2. قم بتسمية الملف، واكتب، وراجع. انقر على "مستند بدون عنوان" في الأعلى لتسمية الملف، ثم ابدأ الكتابة. يحفظ تطبيق المستندات التغييرات تلقائيًا في Google Drive. استخدم التراجع أو الإعادة لإجراء تصحيحات سريعة، والبحث والاستبدال لتحديث المصطلحات المتكررة.

   

3. قم بتنظيم المستندات الطويلة باستخدام العناوين. حدد عنوان القسم، ثم استخدم "تنسيق" > "أنماط الفقرات" لإضافة عنوان. تُنشئ أنماط العناوين مخطط المستند ويمكن استخدامها لإنشاء جدول المحتويات؛ استخدم "عنوان 1" للأقسام الرئيسية و"عنوان 2" للأقسام الفرعية. راجع إرشادات جوجل الخاصة بالعناوين وجداول المحتويات.

   

4. أضف عناصر مفيدة. تتيح لك قائمة "إدراج" إضافة الجداول والصور والروابط وأرقام الصفحات والعناوين وغيرها. استخدم جدولًا للمقارنة الموجزة ونصًا وصفيًا للرابط ليعرف القراء وجهته. تأكد من إعداد الصفحة قبل الطباعة أو مشاركة النشرة.

   

5. راجع النص مع التعليقات والاقتراحات. حدد النص لإضافة تعليق أو سؤال. انتقل من وضع التحرير إلى وضع الاقتراحات لاقتراح تغييرات دون استبدال النص الأصلي؛ يمكن للمالك قبول أو رفض كل اقتراح. تعرّف على كيفية عمل وضع الاقتراحات.

   

6. شارك الملف بمستوى الوصول المناسب. انقر على "مشاركة"، وادعُ الأشخاص عبر البريد الإلكتروني، واختر "مشاهد" أو "معلق" أو "محرر". أبقِ مستوى الوصول العام مُقيّدًا للعمل الخاص. يتيح خيار "أي شخص لديه الرابط" لأي شخص يتلقى الرابط فتح الملف، وقد يُقيّد مسؤول العمل أو المدرسة المشاركة. راجع إرشادات المشاركة في Google Drive.

   

7. استخدم سجل الإصدارات. على سطح المكتب، افتح ملف > سجل الإصدارات > عرض سجل الإصدارات لمراجعة الحالات المحفوظة سابقًا واستعادة إصدار سابق عند الحاجة. تسمية المراحل المهمة تسهل العثور عليها. راجع مساعدة سجل الإصدارات من جوجل.

   

8. قم بإعداد الوصول دون اتصال بالإنترنت. فعّله أثناء اتصالك بالإنترنت من إعدادات Google Drive. يتطلب استخدام سطح المكتب دون اتصال بالإنترنت متصفح Chrome أو Microsoft Edge، وجلسة تصفح غير خاصة، وإضافة Google Docs Offline. لحفظ ملف واحد، افتح قائمة "المزيد" واختر "متاح دون اتصال"؛ تتم مزامنة التغييرات بعد إعادة الاتصال. راجع متطلبات Google للوصول دون اتصال بالإنترنت.

   

9. استخدم ميزة الإملاء الصوتي. على سطح المكتب، اختر أدوات > الكتابة الصوتية ، ثم فعّل الوصول إلى الميكروفون، وتحدث بوضوح. راجع النتيجة للتأكد من صحة الأسماء وعلامات الترقيم والمصطلحات المتخصصة. تعمل هذه الميزة مع أحدث إصدارات متصفحات Chrome وEdge وSafari. يمكنك الاطلاع على قائمة المتصفحات والأوامر المدعومة من Google.

   

10. لترجمة مستند، اختر على جهاز الكمبيوتر أدوات > ترجمة مستند ، ثم سمِّ الملف الجديد، واختر اللغة. سيفتح برنامج Docs نسخة مترجمة منفصلة، ​​مع الإبقاء على النص الأصلي دون تغيير. إذا لم تجد هذا الخيار، فقد يكون الملف لا يزال في وضع التحرير في Office ويحتاج إلى تحويل أولًا. راجع إرشادات ترجمة Google.

    

11. قم بتنزيل نسخة. اختر ملف > تنزيل، ثم حدد Microsoft Word (.docx) أو PDF أو أي تنسيق آخر مدعوم. يُعد Word مفيدًا لمواصلة التحرير فيه، بينما يُعد PDF مناسبًا لمشاركة تصميم ثابت. التنزيل منفصل عن ملف Docs الأصلي. راجع خيارات ملفات Google.

    

12. تحقق من عدد الكلمات. اختر أدوات > عدد الكلمات لمعرفة طول المستند. حدد فقرة أولاً إذا كنت ترغب في حساب هذا الجزء فقط. يُفيد هذا في الواجبات والملخصات والمسودات ذات الحد الأقصى للطول.

    

استمر في المشاركة والوصول العملي

تُعدّ مستندات جوجل أكثر فائدة عندما يتمكن المستخدمون من العثور على الملف نفسه ومراجعته. استخدم أسماءً واضحة، وأضف عناوين للمسودات الطويلة، وتحقق من إمكانية مشاركة الملفات قبل إرسال أي رابط. بالنسبة للملفات الحساسة المتعلقة بالعمل، اجعل الوصول العام مقيدًا، واطلع على نظرة عامة على سياسة الخصوصية والمشاركة في جوجل .