Comment configurer le transfert automatique des e-mails dans Outlook 365

Pour configurer le transfert automatique des e-mails dans Outlook 365 , la méthode la plus rapide consiste à ouvrir Paramètres > Courrier > Transfert , activer le transfert, saisir l'adresse de destination et enregistrer. Utilisez plutôt une règle Outlook si vous souhaitez transférer uniquement les messages provenant de certains expéditeurs ou ceux qui répondent à des critères spécifiques.

Transfert automatique de tous les e-mails dans Outlook 365

Dans les nouvelles versions d'Outlook pour Windows et d'Outlook sur le web , Microsoft propose une option de transfert automatique dédiée. Microsoft décrit le chemin d'accès actuel dans son guide officiel sur le transfert automatique .

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez l' icône Paramètres .
2. Accédez à Courrier > Transfert . Il se peut que vous deviez vous reconnecter avant que ces paramètres ne s'affichent.

Ouvrez les paramètres de messagerie et choisissez Transfert.

3. Activer le transfert .
4. Veuillez saisir l'adresse électronique qui doit recevoir votre courrier entrant.
5. Si vous souhaitez également que les messages restent dans la boîte aux lettres d'origine, sélectionnez « Conserver une copie des messages transférés » .
6. Sélectionnez Enregistrer .

Activez le transfert, saisissez l'adresse de destination et choisissez si Outlook doit conserver une copie.

Cette méthode est idéale si vous souhaitez que tous les messages entrants soient envoyés vers le même compte. Pour la désactiver ultérieurement, retournez dans Réglages > Courrier > Transfert , désactivez le transfert et enregistrez.

Transférer automatiquement uniquement les e-mails sélectionnés selon une règle

Les règles sont plus flexibles car elles permettent de transférer uniquement les messages correspondant à des critères tels que l'expéditeur, l'objet ou d'autres propriétés du message. Microsoft propose les options « Transférer vers » , « Transférer en pièce jointe » et « Rediriger vers » parmi les actions de transfert disponibles dans les règles Outlook actuelles. Consultez les instructions de Microsoft relatives au transfert basé sur des règles .

1. Ouvrez Paramètres > Courrier > Règles .
2. Sélectionnez Ajouter une règle .

Utilisez la fonction Courrier > Règles lorsque seuls certains messages entrants doivent être transférés.

3. Donnez à la règle un nom clair, tel que « Transmettre les factures » .
4. Choisissez une condition. Par exemple, sélectionnez un expéditeur si vous souhaitez transférer uniquement les messages provenant d'une seule personne. Choisissez « Appliquer à tous les messages » si la règle doit s'appliquer à tous les messages.
5. Dans la section Actions, sélectionnez Transférer à et saisissez le destinataire. Ajoutez une autre action ou une exception si nécessaire.
6. Utilisez la fonction « Arrêter le traitement des règles suivantes » uniquement si vous ne souhaitez pas que les règles ultérieures soient exécutées après que cette règle ait été appliquée.
7. Sélectionnez Enregistrer .

Une règle de transfert peut utiliser des conditions, des actions de transfert, des exceptions et des contrôles d'ordre des règles.

Avancer versus rediriger : quelle est la différence ?

Transférer et rediriger ne sont pas identiques. Lors d'un transfert, le message apparaît comme ayant été transféré par vous, et les réponses sont envoyées à l'adresse d'origine. Lors d'une redirection, le message apparaît comme provenant de l'expéditeur initial, et les réponses sont donc renvoyées à cet expéditeur. S'il est important de préserver l'identité de l'expéditeur initial, choisissez « Rediriger vers » dans une règle plutôt que « Transférer vers ».

Qu'en est-il d'Outlook classique ?

Outlook classique pour Windows utilise l'assistant Règles au lieu de l'écran Courrier > Transfert pour le transfert automatique. Accédez à Accueil > Plus de commandes > Règles > Gérer les règles et les alertes , sélectionnez Nouvelle règle , choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois , définissez des conditions si nécessaire, puis sélectionnez une action de transfert ou de redirection et terminez la règle.

Si le transfert externe ne fonctionne pas

Les comptes Microsoft 365 professionnels et scolaires peuvent être soumis aux stratégies de sécurité de l'organisation. Microsoft indique que les administrateurs peuvent bloquer le transfert automatique vers des destinataires externes via les stratégies anti-spam sortant. Lorsqu'une telle stratégie bloque un transfert externe automatique, Exchange Online peut renvoyer l'erreur 5.7.520, indiquant que l'organisation n'autorise pas le transfert externe. Le transfert interne au sein de l'organisation n'est pas concerné par ce paramètre. Le guide d'utilisation d'Exchange Online relatif au transfert externe explique ces contrôles.

Si le transfert vers une adresse externe échoue, vérifiez l'adresse de destination, effectuez un nouveau test avec un nouveau message, consultez le dossier Courrier indésirable ou Spam du compte destinataire et contactez votre administrateur Microsoft 365 si le compte est géré par une organisation. Ne tentez pas de contourner la politique de l'entreprise, surtout si les messages contiennent des informations confidentielles ou réglementées.

Comment transférer un message manuellement

Si l'automatisation n'est pas nécessaire, sélectionnez le message, choisissez Plus d'actions > Transférer dans Outlook sur le web, saisissez le destinataire, ajoutez une note si vous le souhaitez, puis envoyez le message. Le transfert manuel est également la solution la plus sûre lorsque seuls quelques messages doivent quitter une boîte mail professionnelle.