Comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets : 2 méthodes rapides

Pour ajouter une liste déroulante dans Google Sheets, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où les données seront saisies, puis choisissez Insertion > Liste déroulante . Dans l'éditeur de règles, choisissez Liste déroulante à partir d'une plage pour utiliser les valeurs stockées dans les cellules, ou choisissez Liste déroulante pour saisir directement une courte liste d'options. Les instructions ci-dessous concernent l'interface de bureau actuelle.

Choisissez la bonne méthode

Les deux méthodes utilisent une règle de validation des données. Sélectionner la plage de destination complète avant de créer la règle permet de couvrir plusieurs cellules simultanément. Google documente également d'autres points d'entrée, notamment un clic droit sur une cellule ou l'ouverture de Données > Validation des données .

Méthode 1 : Créer une liste déroulante à partir d’une plage

Utilisez cette méthode lorsque les choix sont stockés dans des cellules de la feuille de calcul. Par exemple, les noms des tâches se trouvent dans la colonne A et les listes déroulantes d'état dans la colonne B.

1. Saisissez chaque option autorisée dans une cellule distincte d'une colonne. Placez les valeurs dans les cellules A2 à A4 : « Brouillon », « Version finale » et « Page de publication ». Conservez l'en-tête de la cellule A1 en dehors de la plage source. Sélectionnez les cellules de destination, par exemple B2 à B100 . Vous pouvez sélectionner une plage plus restreinte si la règle ne s'applique qu'à quelques lignes.
2. Choisissez Insertion > Liste déroulante . Le menu Insertion vous permet d'accéder directement à l'éditeur de règles.

3. Sous Critères , choisissez Liste déroulante à partir d'une plage . Dans le champ Plage source, saisissez $A$2:$A$4 ou utilisez le sélecteur de plage pour sélectionner les cellules de la feuille. Si la liste se trouve sur un autre onglet, utilisez le sélecteur pour choisir cet onglet et ses cellules de valeurs.

4. Vérifiez la plage de destination affichée sous « Appliquer à » afin d'éviter d'appliquer la règle par erreur à la liste source. Si la règle doit couvrir un nombre différent de cellules, ajustez la plage de destination avant d'enregistrer.
5. Choisissez comment Google Sheets doit gérer une saisie qui ne figure pas dans la liste. L'option « Rejeter la saisie » la bloque ; l'option « Afficher un avertissement » permet de la conserver tout en affichant un avertissement. Dans les options avancées , vous pouvez également choisir un style d'affichage : puce, flèche ou texte brut.
6. Cliquez sur Terminé , puis ouvrez la liste déroulante d'une cellule et choisissez une valeur. Lorsque les cellules sources changent, les options de plage sont mises à jour automatiquement.

Cette méthode est idéale pour les feuilles de calcul partagées, car elle permet de centraliser la gestion des choix sans avoir à modifier chaque règle de validation. Sélectionnez uniquement les cellules contenant des choix valides ; les en-têtes ou les lignes inutilisées peuvent apparaître comme des entrées de menu supplémentaires ou vides.

Méthode 2 : Saisir directement les options du menu déroulant

Utilisez une liste déroulante manuelle pour une liste concise qui change rarement. Une colonne d'audit indiquera si chaque tâche a été vérifiée.

1. Sélectionnez les cellules de destination, par exemple C2:C100 sous un en-tête d'état d'audit.
2. Choisissez Insertion > Liste déroulante , puis définissez Critères sur Liste déroulante . Il s'agit de l'option manuelle, et non de la sélection d'une liste déroulante à partir d'une plage.
3. Saisissez la première valeur dans le champ « Élément ». Cliquez sur « Ajouter un élément » pour chaque valeur supplémentaire, en indiquant « Audité » , « Non audité » et « Livrables en attente » comme options distinctes. Utilisez les commandes de l’élément pour corriger l’orthographe ou modifier l’ordre avant d’enregistrer.

4. Choisissez si vous souhaitez rejeter les valeurs hors liste ou afficher un avertissement, et sélectionnez un style d'affichage si vous voulez modifier la présentation des choix dans les cellules. Cliquez sur Terminé pour enregistrer la règle.

Cliquez sur la flèche dans une cellule de destination pour appliquer un statut d'audit. La liste est désormais associée à la plage sélectionnée ; il n'est pas nécessaire de copier la cellule de règle dans la feuille. Si les options d'audit changent ultérieurement, modifiez la règle et mettez à jour ses éléments.

Modifier, supprimer ou dépanner un menu déroulant

• La flèche ou le menu est manquant : sélectionnez une cellule de destination et vérifiez Données > Validation des données . Assurez-vous que la plage « Appliquer à » de la règle couvre bien cette cellule et que le menu déroulant est activé.
• Il manque une option : pour une règle basée sur une plage, vérifiez que la plage source inclut la cellule contenant cette valeur et ne s’arrête pas avant la dernière option. Conservez les en-têtes en dehors de la plage. Pour une règle manuelle, ouvrez la règle et ajoutez ou corrigez l’élément.
• Les utilisateurs peuvent saisir d'autres valeurs : modifiez le paramètre « données invalides » en « Rejeter la saisie » . Si les exceptions sont utiles, conservez l'option « Afficher un avertissement » .
• Vous devez modifier la liste : sélectionnez une cellule de la liste déroulante, ouvrez Données > Validation des données , modifiez les critères ou la plage de destination, puis cliquez sur Terminé . Pour supprimer la règle, sélectionnez Supprimer la règle dans l’éditeur.

Pour connaître les commandes actuelles exactes et les étapes spécifiques aux appareils mobiles, consultez les instructions de Google pour la création d'un menu déroulant intégré . Pour plus de détails sur le style d'affichage, consultez la présentation des menus déroulants de Google .