Comment configurer labsence du bureau dans Gmail

La fonctionnalité d'absence du bureau de Gmail est idéale à configurer si vous êtes absent du bureau et que vous ne voulez pas laisser vos prospects en attente sans réponse. Vous pouvez le configurer à l'aide de la bascule dans les paramètres de Gmail. En tant que propriétaire d'entreprise, engager des prospects/prospects aussi rapidement que possible est vital car leur capacité d'attention est minimale.

La fonction de réponse automatique en cas d'absence du bureau sur Gmail fournit aux expéditeurs des informations indispensables sur votre disponibilité, et la bonne nouvelle est que vous pouvez la configurer sur l'application mobile Gmail ou sur votre ordinateur de bureau. Ce guide vous expliquera tout ce dont vous aurez besoin pour le faire.

Comment définir "Absent du bureau" dans Gmail Desktop

Vous pouvez configurer le message automatisé sur votre PC à l'aide de votre navigateur Web. Pour faire ça,

1. Ouvrez Gmail sur votre navigateur préféré
2. Connectez-vous si vous n'êtes pas déjà connecté
3. Accédez au coin supérieur droit de votre écran (vers votre profil) et cliquez sur l'icône d'engrenage, qui représente les paramètres

       4. Ensuite, sélectionnez la  barre Voir tous les paramètres

       5. Faites défiler vers le bas pour trouver la section de répondeur de vacances  en bas

       6. Une fois trouvé, cliquez sur le cercle à côté de Vacation Responder On

       7. Vous verrez l'option de définir la date de début et de fin du répondeur automatique. Remplissez-les à l'aide du calendrier déroulant qui y est fourni

       8. Ensuite, remplissez la réponse automatique d'absence du bureau que vous souhaitez utiliser dans la section message

       9. Ajoutez un sujet ou un titre

       10. Pour personnaliser le répondeur automatique, cochez la case à côté de N'envoyer une réponse qu'aux personnes de mes contacts  pour l'activer.

       11. Enfin, cliquez sur Enregistrer les modifications  pour terminer la configuration

Comment configurer l'absence du bureau sur l'application mobile Gmail

La configuration du répondeur automatique d'absence du bureau est tout aussi simple sur un téléphone mobile, quel que soit le système d'exploitation (OS). Faire cela,

1. Ouvrez l'application Gmail sur votre smartphone ou iPhone Android
2. Appuyez sur le bouton hamburger dans le coin supérieur gauche de l'écran

       3. Appuyez sur Paramètres  dans le menu

       4. Sélectionnez l'adresse e-mail dans laquelle vous souhaitez activer la réponse automatique d'absence du bureau

       5. Sur l'écran suivant, faites défiler vers le bas et appuyez sur Répondeur de vacances

       6. Allumez le répondeur de vacances à l'aide du curseur

       7. Définissez l'heure de début et de fin du répondeur automatique

       8. Tapez le message et la ligne d'objet à l'aide des zones de texte fournies

       9. Comme disponible sur la version de bureau, si vous souhaitez que seuls vos contacts reçoivent une réponse d'absence du bureau, cochez la case à côté de Envoyer uniquement à mes contacts

       10. Appuyez sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit pour enregistrer toutes les modifications.

Comment fonctionne le répondeur d'absence du bureau sur Gmail

Pour que cette fonctionnalité fonctionne aussi efficacement que possible, beaucoup de choses entrent dans les commandes du backend, que vous trouverez très pratiques. Ils sont là pour régulariser vos répondeurs automatiques afin qu'ils ne soient pas considérés comme du spam, redondants ou forcés.

Ils sont les suivants :

1. Vous ne pouvez définir que la date de début et de fin, mais pas l'heure. En tant que tel, l'heure de démarrage automatique du répondeur automatique est 12h00 à minuit et se termine à 23h49 de la date de fin.
2.  Un expéditeur ne recevra la réponse automatique qu'une seule fois lorsque vous êtes absent du bureau, à condition qu'il n'envoie pas un autre e-mail dans les quatre jours
3. Si, après quatre jours, le même expéditeur vous envoie à nouveau un message, il recevra la réponse automatique
4. Si vous modifiez votre message de réponse automatique, le minuteur de quatre jours se réinitialise pour tous les expéditeurs. Par conséquent, si l'un d'entre eux vous envoie un autre message dans le message stipulé, il recevra la nouvelle réponse automatique, quel que soit le moment où il a reçu la précédente.
5. Une fois que vous avez activé la réponse automatique en cas de vacances, les autres utilisateurs de Gmail peuvent voir votre statut d'absence du bureau lorsqu'ils rédigent leurs messages. Malheureusement, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour ceux qui vous envoient des messages à partir d'applications telles qu'Outlook
6. Tout e-mail qui se retrouve dans votre dossier spam ou votre liste de diffusion à laquelle vous vous êtes abonné ne recevra pas de réponse automatique

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Comment partager votre statut "Absent du bureau"

Les autres utilisateurs peuvent voir votre statut d'absence, comme indiqué ci-dessus, uniquement lorsque vous l'autorisez sur votre calendrier Google. Voici comment cela fonctionne : vous devrez créer un événement d'absence du bureau sur Google Agenda et le partager avec vos collègues ou toute personne à qui vous souhaitez voir votre statut. 

Il y a un hic, cependant; l'événement d'absence du bureau doit s'étendre au-delà de vos heures de travail ou s'étaler sur une journée entière. Une fois cela fait, les personnes que vous autorisez verront votre statut lorsqu'elles vous enverront un e-mail.

Comment obtenir une réponse plus efficace en cas d'absence du bureau sur Gmail

La réponse d'absence du bureau est plus intelligente que vous ne le pensez. En approfondissant les paramètres et en activant certains filtres, vous pouvez créer des réponses plus personnalisées avec différents messages pour des expéditeurs spécifiques. Pour faire ça,

1. Composez la réponse automatique dans un nouvel e-mail
2. Ce faisant, cliquez sur les trois points verticaux dans le coin inférieur droit
3. Sélectionnez  des modèles
4. Ensuite, cliquez sur  Enregistrer le brouillon en tant que modèle  , puis sur  Enregistrer en tant que nouveau modèle
5. Nommez le modèle dans la fenêtre qui apparaît ensuite
6. Maintenant, allez dans les paramètres Gmail
7. Accédez à l'   onglet Filtres et adresses bloquées
8. Faites défiler cette page et cliquez sur  Créer un nouveau filtre

       9. Dans le champ De  , saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer une réponse automatique personnalisée.

       10. Ensuite, cliquez sur Créer un filtre

       11. Maintenant, dans la fenêtre Créer un filtre, cochez la case à côté de Envoyer un modèle

       12. Sélectionnez le destinataire que vous avez entré à l'étape 9

       13. Enfin, cliquez sur Créer un filtre  pour enregistrer toutes les modifications

Désormais, chaque fois que l'expéditeur de l'étape 9 vous envoie un e-mail, il reçoit l'e-mail automatique enregistré en tant que modèle à l'étape 4.

Comment désactiver la réponse automatique dans Gmail

Vous voudrez peut-être désactiver la réponse automatique lorsque vous retournerez au travail. Google a simplifié les choses car vous pouvez voir votre statut juste au-dessus de votre boîte de réception et la possibilité de le désactiver. Cliquez simplement sur  Terminer maintenant  pour le désactiver.

Si vous préférez le désactiver dans les paramètres ou si vous êtes sur l'application mobile Gmail, ouvrez les paramètres dans Gmail . Faites défiler jusqu'à la section Vacation Responder et désactivez-la.