Quest-ce que Google Docs et comment en tirer le meilleur parti

Google Docs est l'un des traitements de texte en ligne les plus appréciés. Utilisé par les professionnels comme par les amateurs, vous pouvez créer, modifier, enregistrer, partager et même travailler sur des documents avec vos coéquipiers en temps réel. De plus, avons-nous mentionné sa gratuité? Voici une introduction à Google Docs et ce qu'il peut faire pour vous.

Qu'est-ce que Google Documents ?

Google Docs est un traitement de texte en ligne qui vous permet de créer gratuitement des documents texte sans logiciel spécial. Tout appareil doté d'une connexion Internet et de la capacité de taper devrait vous permettre de l'utiliser, qu'il s'agisse d'un ordinateur portable, d'une tablette, d'un ordinateur ou même de votre téléphone.

Cependant, Google Docs est bien plus que de simples documents texte. Il fait partie de Google Workspace, qui est une suite d'applications comprenant Sites, Drive, Agenda, Chat, Sheets, Slides, Forms, Keep, Gmail et Meet. Ce sont toutes des applications basées sur le cloud qui sont idéales pour les collaborations, l'utilisation personnelle ou même les entreprises, qui peuvent acheter différents niveaux de services. En parlant d'achat, il est important de noter que, bien que Google Docs soit gratuit, ainsi que Google Meet, Gmail et quelques autres applications similaires, Google Workspace ne l'est pas. Il offre une plus grande gamme pour les collaborations à plus grande échelle et propose différents niveaux de tarification. Soyez donc conscient de vos besoins pour trouver les produits Google qui vous conviennent le mieux.

Google Docs est livré avec des fonctionnalités étonnantes, telles que la coopération en temps réel entre plusieurs personnes sur les mêmes documents. Les autres avantages incluent la sécurité et la confidentialité, l'enregistrement automatique et l'historique des versions, une connexion transparente avec d'autres applications Google, des modules complémentaires tiers, un accès hors ligne, une intelligence intégrée pour des choses comme la grammaire et l'orthographe, et des tonnes de capacités d'édition pour que c'est facile pour travailler sur des projets de groupe.

Comment utiliser Google Documents

Si vous êtes nouveau sur Google Docs, cela peut sembler écrasant au début, mais l'application est très intuitive et facile à apprendre. Voici quelques étapes pour vous aider à démarrer.

Accéder à Google Documents

Selon l'appareil que vous utilisez, les étapes pour accéder à Google Docs peuvent être légèrement différentes. Voici les étapes de base pour les différents appareils. Notez que tous nécessiteront que vous ayez un compte Google, auquel vous pouvez vous inscrire gratuitement.

Accès au navigateur Web Google Docs :

1. Sur votre appareil (tout appareil doté d'un navigateur Web), accédez à drive.google.com. Si vous êtes connecté à votre compte Google, vous serez redirigé vers " Mon Drive ".
2. À partir de là, vous pouvez télécharger, créer, partager ou organiser des fichiers.

Une autre méthode de navigateur est :

1. Une autre façon d'accéder à Google Docs consiste à vous connecter à votre compte Gmail ou Google à partir de n'importe quel navigateur Web.

1. À partir de là, en haut à droite, vous verrez un menu Google Apps. Cliquez dessus, puis faites défiler jusqu'à Google Drive et accédez à Docs là-bas, ou vous pouvez faire défiler plus bas et accéder à Google Docs individuellement.

Ordinateur de bureau et ordinateur portable Accès à Google Docs :

1. Accédez à https://www.google.com/drive/download/ et installez Google Drive pour votre Mac ou PC.
2. Ouvrez Google Drive à partir de votre bureau, en faisant attention à l'emplacement où le dossier est enregistré afin de pouvoir y accéder facilement. De là, vous pouvez accéder à Docs.

* Gardez à l'esprit que les appareils basés sur Linux devront accéder à Google Docs via leur navigateur Web au lieu de télécharger Google Drive, car il n'est pas disponible pour ce système d'exploitation.

Accès mobile/tablette à Google Docs

1. Selon votre appareil, vous pouvez installer l'application Google Drive à partir du Play Store pour Android ou de l'App Store pour iOS.
2. Ouvrez l'application Drive depuis votre appareil
3. Accéder à Google Docs depuis Drive

Création et modification de documents dans Google Docs

L'une des principales raisons d'utiliser Google Docs est de créer et de modifier des documents. Différents appareils auront différentes méthodes pour le faire, qui seront toutes couvertes ci-dessous.

Création de documents avec des PC

1. À partir de l'écran d'accueil de Docs (ouvert via votre ordinateur), recherchez "Démarrer un nouveau document" en haut à gauche.
2. Cliquez sur l'option "Vierge" pour créer un nouveau document. Remarque : à droite de celui-ci se trouvent également plusieurs modèles parmi lesquels choisir, tels que des brochures et des propositions de projet.
3. À partir de là, vous pouvez créer et modifier un document, en utilisant les barres d'outils et les options déroulantes pour personnaliser ou apporter des modifications. Il sera sauvegardé automatiquement tout au long du processus.

De nombreuses personnalisations sont disponibles lors de la création de documents. Voici une astuce pratique pour définir une taille de page personnalisée dans Google Docs .

Création de documents via mobile/tablette

1. Accédez à votre application et ouvrez-la. Connectez-vous si vous y êtes invité.
2. En bas, appuyez sur l'option "Créer +". Cela créera un nouveau fichier. Vous pouvez également utiliser cette option pour ouvrir un modèle, tel qu'un CV ou une lettre, sur lequel travailler.

Fonctionnalités d'édition sur PC

Les possibilités d'édition dans Google Docs sont suffisamment nombreuses pour justifier leur propre article. Certaines des bases, cependant, sont ci-dessous. Accédez à un document pour les explorer.

• Annuler/Rétablir : Allez dans "Modifier" dans la barre d'outils pour y accéder. Il annule ou rétablit la dernière action effectuée.
• Copier/Coller , Rechercher et Remplacer : Tout sous "Modifier" Copier et coller est utile pour le texte et les images, Rechercher est parfait pour rechercher des mots-clés, et Remplacer est un moyen rapide de remplacer des mots spécifiques dans l'ensemble du document.

• L' option "Afficher" affichera des éléments tels que la règle et la mise en page afin que vous ayez une idée de l'apparence de votre document.

• Le menu déroulant "Insérer" en haut à gauche contient toutes sortes de fonctionnalités, telles que l'insertion de tableaux, de numéros de page, d'images, de graphiques, de table des matières, de liens, etc.

• "Format" a des fonctionnalités de paragraphe telles que l'espacement, les puces, le texte, etc.

• Remarque : un clic droit ouvrira certaines des options d'édition les plus fréquemment utilisées, telles que coller, commenter, insérer un lien , etc. Cela vous fera gagner du temps. De plus, la plupart de ces fonctionnalités ont des raccourcis clavier que vous pouvez voir et apprendre pour une édition de document encore plus rapide.

Modification des fonctionnalités sur mobile/tablette

L'application mobile dispose toujours de nombreuses fonctionnalités d'édition, même s'il existe quelques différences par rapport à la version PC.

• En haut à droite : boutons Annuler et Rétablir , Insérer + barre d'outils et options de mise en forme du texte/paragraphe si vous appuyez sur le A. Le bas de la version mobile propose des options de police telles que le gras ou le souligné , les fonctions de surbrillance, l'alignement du texte et même puces et numérotation.

• L' onglet d'insertion ressemble à un « + » et comprend : un lien hypertexte, un commentaire, une image, un tableau, un saut de page, une ligne horizontale, un numéro de page et plusieurs autres options d'insertion.

• Cliquer sur les trois points horizontaux ouvre plus de choix, tels que changer le thème de la lumière, le nombre de mots , la mise en page, rechercher et remplacer , etc.
• Remarque : Si vous essayez de modifier un document via une application mobile, vous devrez peut-être appuyer deux fois ou appuyer sur l'icône du crayon pour le mettre en mode d'édition, car par défaut, il est en mode lecture seule.

Collaboration et partage de documents dans Google Docs

Partage de documents via PC

Les fichiers et dossiers sur Google Drive peuvent être partagés avec n'importe qui. Vous pouvez contrôler si l'autre personne peut modifier, commenter ou simplement afficher le fichier. Voici les étapes :

1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez partager
2. Cliquez sur le bouton bleu "Partager"

1. Ajoutez les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail. S'ils n'ont pas de compte Google Doc, ils seront invités à en créer un gratuitement avant de consulter le fichier.

1. Choisissez vos autorisations de partage telles que lecteur (lecture seule, impossible de modifier ou de commenter), éditeur (droits d'édition complets) ou commentateur (ne peut pas modifier le fichier mais peut afficher et laisser des commentaires). Vous avez la possibilité d'envoyer un message avec le fichier.
2. Cliquez sur la case "Notifier les personnes" pour envoyer par e-mail, ou vous pouvez copier et coller le lien avant de cliquer sur "Envoyer". Remarque : Vous pouvez choisir de partager le fichier avec toute personne disposant du lien, ce que vous feriez via le menu déroulant "Accès général" . Mais, si vous faites cela, votre document ne sera pas très sécurisé. N'importe qui pourrait le partager avec n'importe qui d'autre et ils pourraient le voir.

Partage de documents via mobile/tablette

1. Accédez au document depuis votre appareil mobile ou votre tablette
2. Appuyez sur l'icône de partage dans le coin supérieur droit de l'écran (la personne avec le symbole +)

1. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le document. S'ils n'ont pas de compte Google Doc, ils seront invités à en créer un gratuitement avant de consulter le fichier.

1. Choisissez vos autorisations de partage telles que lecteur (lecture seule, impossible de modifier ou de commenter), éditeur (droits d'édition complets) ou commentateur (ne peut pas modifier le fichier mais peut afficher et laisser des commentaires).
2. Tapez un message au destinataire (facultatif). Gardez à l'esprit que Google Docs enverra automatiquement une notification par e-mail à la personne, sauf si vous appuyez sur les trois cercles pour accéder à l'option « Ignorer l'envoi des notifications ».

1. Lorsque vous êtes prêt à envoyer, appuyez sur le bouton " envoyer " un avion en papier dans le coin inférieur droit.

Pour envoyer un document via un lien à n'importe qui via mobile/tablette

1. Accédez au document depuis votre appareil
2. Appuyez sur l'icône de partage (personne et signe +)
3. Appuyez sur Gérer l'accès (la silhouette de 2 personnes) puis sur Restreint > pour ouvrir les options.

1. Appuyez à nouveau sur Restreint>, puis appuyez sur la nouvelle option « Toute personne disposant du lien », auquel cas vous pouvez également appuyer sur le bouton du lien pour le copier dans votre presse-papiers. À ce stade, vous pourrez déterminer le niveau d'accès dont disposera la personne disposant du lien, tel que spectateur, éditeur, commentateur.

1. Collez le lien vers l'autre personne par SMS ou par e-mail.

Fonctionnalités de collaboration avancées

Voici quelques outils et fonctionnalités pour faciliter le partage et la collaboration sur des fichiers :

• Discutez à travers le document avec des collaborateurs en temps réel
• Mode de suggestion pour les modifications afin que seules les suggestions approuvées deviennent des modifications réelles
• Documentez l'historique des versions pour vous tenir au courant des modifications et des versions antérieures
• Créer des commentaires via le signe + en haut du document, afin de conserver des notes pour vous-même ou pour d'autres sur des aspects spécifiques du document
• Les @-mentions aident à garder une trace des autres contacts et contributeurs du projet
• Les niveaux d'accès et d'autorisation permettent de sécuriser les projets
• Invite d'autres personnes à afficher ou à modifier des documents

Principales fonctionnalités de Google Documents

Outre les outils de collaboration évidents et les capacités pour lesquelles Google Docs est apprécié, voici quelques fonctionnalités utiles de l'application que vous ne connaissez peut-être pas.

Capacités de traduction

En utilisant Tools-Translate document -option, cette possibilité est idéale pour créer une version traduite d'un fichier ou même dans le but de lire un document dans une autre langue, car vous pouvez copier et coller le texte dans un document Google pour le plaisir de vous faire une version dans votre langue maternelle à relire.

Saisie vocale

Encore une fois accessible via Tools , cela vous permet d'utiliser votre microphone pour dicter du texte à Google Doc. C'est une excellente option pour ceux qui pourraient avoir des problèmes de dextérité, une basse vision ou d'autres problèmes similaires, ou même ceux qui préfèrent simplement vocaliser leurs documents plutôt que de les écrire.

Explorer la barre latérale

Un autre outil , cela ouvre une barre latérale avec une fonction de recherche. Vous pouvez taper le sujet pour trouver du contenu connexe pour votre document. Vous pouvez le rechercher via le Web, des images ou même votre propre Google Drive.

Questions fréquemment posées

Comment voir le nombre de mots dans Google Docs ?

Allez dans la barre de menus, cliquez sur Outils , cliquez sur Nombre de mots . Si vous souhaitez obtenir les informations d'un paragraphe spécifique, mettez-le d'abord en surbrillance, puis suivez ces mêmes étapes.

Google Docs est-il vraiment gratuit ?

Oui. Toute personne disposant d'un compte Google (également gratuit), peut y accéder.

Comment importer un fichier Word dans Google Doc ?

Accédez à votre Google Drive

Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Téléchargement de fichier »

Accédez à votre fichier et cliquez sur "Ouvrir".

Lorsque votre fichier est téléchargé, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez "Ouvrir avec Google Docs".

Comment exporter un Google Doc vers un Microsoft Word ?

Ouvrez votre document Google

Allez dans Fichier, puis survolez l'option "télécharger"

De là, déplacez le curseur vers la droite et sélectionnez "Microsoft Word". Une version Word du document sera téléchargée pour être utilisée.

Vous voulez en savoir plus sur les bons conseils, comme comment enregistrer Google Docs au format PDF ? Nous avons ce qu'il vous faut, comme avec cette méthode pour insérer une zone de texte .

Conclusion

Google Docs est un excellent outil pour la création de documents ainsi que pour la collaboration, le partage et la mise au point de ces documents. Il se connecte facilement à d'autres applications et modules complémentaires, est facilement accessible à tous et dispose de fonctionnalités puissantes, telles que la traduction, l'importation et l'exportation, et même le chat intégré au document. Il existe des dizaines de façons de réaliser votre projet correctement, le tout pour le prix de rien.

Quelles fonctionnalités de Google Docs aimez-vous ? Y a-t-il quelque chose que vous souhaiteriez en savoir plus ou que Google mourrait d'envie d'ajouter ? Faites-nous savoir dans la section des commentaires!