Preparare il documento Word 2010 per la distribuzione [Menu Prepara]

Microsoft Word 2010 include la funzionalità "Prepara documento" per offrire un controllo più efficace sul contenuto del documento. Utilizzando le sue varie opzioni, come la protezione del documento, l'inserimento della firma digitale nel documento, l'aggiunta di metadati, la verifica della compatibilità con le versioni precedenti di Word e la crittografia, è possibile rendere il documento più resiliente e protetto. Questa funzionalità prepara il documento per la distribuzione o la pubblicazione in tutto il mondo, offrendo opzioni per applicare diverse azioni al documento. Per utilizzarla in Word 2010, è necessario seguire una procedura complessa, poiché è nascosta per impostazione predefinita. Questo articolo spiegherà come rendere visibili queste opzioni e spiegherà l'utilizzo di base di ciascuna di esse.

Per iniziare, dobbiamo rendere visibili i comandi Prepara in Word 2010. Per farlo, avvia Microsoft Word 2010, vai al menu File , fai clic su Opzioni e nel riquadro sinistro fai clic su Personalizzazione barra multifunzione. Nel riquadro destro seleziona Tutti i comandi dal menu a discesa Scegli comandi e cerca il comando Prepara . Ora, dal riquadro sinistro, fai clic su Nuova scheda, cambia il nome in Prepara, quindi fai clic su Nuovo gruppo per creare un gruppo nella scheda appena creata, assegnandogli un nome appropriato. Ora fai clic sul pulsante Aggiungi >> per aggiungere il comando Prepara al gruppo appena creato. Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di Word .

Vedrai la scheda Prepara appena creata . Fai clic sul pulsante a discesa Prepara per visualizzare altre opzioni, come mostrato nello screenshot qui sotto.

Preparare il documento Word 2010 per la distribuzione [Menu Prepara]

Esamineremo brevemente ogni opzione disponibile in questo menu a discesa.

Proprietà:

Fai clic su Proprietà per aggiungere metadati e descrivere il documento in modo più dettagliato. Come mostrato nello screenshot qui sotto, puoi aggiungere Autore, Titolo, Oggetto, parole chiave, Categoria, Stato e Commenti.

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Fare clic su Proprietà documento per ulteriori opzioni, fare clic su Proprietà avanzate per aggiungere altri metadati al documento.

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Ispezionare:

Questa funzionalità consente di ispezionare l'intero documento abilitando diverse opzioni. Verifica che non vi sia nulla di nascosto che l'utente possa scoprire in seguito e verifica se sono stati specificati metadati all'interno del documento che non si desidera rendere noti al lettore. Verifica inoltre la presenza di testo invisibile, XML (eXtensible Markup Language) memorizzati nel documento, commenti, intestazioni, piè di pagina, filigrane, revisioni, versioni e annotazioni.

Cliccando su "Ispeziona documento", apparirà una finestra di dialogo che ti chiederà quale tipo di contenuto desideri ispezionare. Se hai a che fare con un documento di grandi dimensioni, l'ispezione completa potrebbe richiedere del tempo.

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Crittografa documento:

Permette all'utente di proteggere i documenti, inserendo una password che li protegge da qualsiasi utilizzo non autorizzato, mitigando così la probabilità di qualsiasi tipo di vulnerabilità esterna. Questa password, se dimenticata, non potrà mai essere recuperata.

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Limita autorizzazione:

Questa opzione consente all'utente di limitare l'utilizzo del documento. È possibile concedere diritti specifici agli utenti/lettori di questo documento, limitandone la sola lettura, vietandone la stampa, impedendone qualsiasi modifica o il salvataggio con qualsiasi altro mezzo.

Questa funzionalità funziona in sinergia con RMS (Rights Management Services) per Windows, previa configurazione delle credenziali. Tuttavia, senza RMS è comunque possibile definire delle restrizioni utilizzando la versione di prova di Microsoft. Se la si utilizza per la prima volta, è necessario registrarsi.

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Aggiungi una firma digitale:

Come suggerisce il nome, è identica alla firma tradizionale. La piccola differenza è che richiede l'inserimento di cifre per contrassegnare il documento come esclusivo. Permette all'utente di verificare l'integrità e la riservatezza di un documento. Firmando digitalmente il documento, è possibile proteggerlo da qualsiasi utilizzo esterno non autenticato e furto, riducendo in definitiva il rischio di qualsiasi tipo di plagio.

È anche possibile creare una firma digitale autonomamente, ma il processo di verifica non viene eseguito da alcuna terza parte o ente certificato, motivo per cui verificare l'autenticità del documento potrebbe risultare un po' complicato per l'utente finale. È comunque possibile verificarlo sul proprio computer. Il modo migliore per aggiungere una firma digitale è ottenere un ID digitale da un partner Microsoft.

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Segna come finale:

Questa funzione consente di contrassegnare il documento come versione finale. Contrassegnandolo come Finale , la modifica è completata. Il documento viene quindi impostato in sola lettura e salvato, i comandi di digitazione e modifica vengono eventualmente disattivati e i segni di correzione vengono disattivati.

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Controlla la compatibilità

Questa funzionalità consente all'utente di verificare la compatibilità del documento con le versioni precedenti di Microsoft Word. Tramite questa opzione, è possibile verificare se il documento verrà caricato correttamente sulle versioni precedenti di Word.

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Puoi anche dare un'occhiata ai nostri articoli Ricorda e torna all'ultima riga modificata in Word 2010 e Inserisci audio in Word 2010, già recensiti .

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