Come salvare un messaggio di posta elettronica

La posta elettronica è un servizio online; questo significa che un server online è responsabile dell'invio/consegna dei messaggi e che i tuoi messaggi risiedono sul server. Quando leggi la posta elettronica, il messaggio viene scaricato nel tuo lettore di posta elettronica. La copia che ottieni potrebbe essere temporanea e potrebbe essere caricata solo quando si accede al messaggio. Potrebbe anche essere una copia offline, il che significa che rimarrà sul tuo dispositivo a meno che non la elimini, ma può essere letta solo tramite l'app/client che stai utilizzando.

Il concetto può essere un po' confuso, ma se hai bisogno di salvare un messaggio di posta elettronica, ci sono alcuni metodi che puoi usare.

Salva messaggio di posta elettronica

Esistono quattro modi diversi per salvare un messaggio di posta elettronica. Tutti questi metodi possono essere utilizzati per quasi tutti i tipi di account di posta elettronica, a condizione che tu sia disposto a utilizzare un'app diversa per il lavoro se/quando necessario.

Archiviazione: l' archiviazione ti consente di conservare un'email ma di spostarla comunque fuori dalla tua casella di posta principale. Questa funzione è disponibile su Gmail e Outlook anche se altri servizi potrebbero averlo. La maggior parte dei client di posta elettronica desktop avrà una funzione di archiviazione. Un'e-mail archiviata è ancora presente sui server del servizio. Per accedere a un'e-mail archiviata, devi avere accesso al tuo account di posta elettronica. Tutti gli allegati e le intestazioni di posta elettronica vengono salvati.

Salva HTML: funziona per qualsiasi email a cui puoi accedere nel tuo browser. In pratica stai salvando la visualizzazione web dell'e-mail. Gli allegati e le informazioni sull'intestazione dell'e-mail potrebbero non essere salvate con esso. Puoi aprire il file salvato in qualsiasi browser.

Scarica offline: questo metodo funziona con client di posta come Outlook 365, Thunderbird, Mail ecc. L'e-mail verrà salvata sul disco locale ma sarà accessibile solo tramite il client di posta in cui è stata salvata. Non è necessario accedere al account di posta elettronica poiché il file è già sul tuo sistema.

Salva come EML: un file EML è un'e-mail che è stata esportata, allegati e tutto il resto. Il file può essere facilmente spostato su altri sistemi e letto su di essi. Non è necessario accedere al proprio account di posta elettronica per leggere un file EML.

1. Archivia un'e-mail

1. Apri l'e-mail che desideri archiviare nel tuo client di posta preferito o nel tuo browser.
2. Cerca un pulsante di archivio e fai clic su di esso. L'e-mail verrà archiviata. A seconda di come funziona il tuo servizio di posta/cliente, potrebbe non essere spostato fuori dalla posta in arrivo.

2. Salva HTML

1. Accedi al tuo messaggio di posta elettronica nel tuo browser web.
2. Aprire il messaggio nella propria finestra individuale se il servizio Web ha l'opzione per farlo. Consenti il ​​caricamento dell'e-mail e, se le immagini sono bloccate in un messaggio, caricale prima.
3. Tocca Ctrl+S nella finestra/scheda del browser in cui è aperta l'e-mail e salva il file.
4. Puoi visualizzare il messaggio in qualsiasi momento facendo doppio clic sul file HTML e aprendolo nel browser di tua scelta.

3. Scarica offline

Questa è fondamentalmente un'impostazione che viene applicata a tutte le e-mail in arrivo in un client di posta elettronica. Il client di posta elettronica che utilizzi può o non può avere questa funzione, ma la maggior parte dei client di posta elettronica desktop lo fa.

1. Apri il tuo client di posta elettronica e vai alle sue impostazioni.
2. Cerca un'opzione per salvare le email o tenerle offline.
3. Per Outlook 365, puoi andare su File>Informazioni>Impostazioni account>Impostazioni account.
4. Seleziona il tuo account e -mail nella scheda e-mail e fai clic su Modifica.
5. Utilizza il dispositivo di scorrimento " Mantieni la posta offline" e impostalo su "Tutto".

4. Salva come EML

Un'e-mail può essere salvata in formato EML da un client desktop e da un portale web. Per le email che visualizzi tramite un portale web, ad esempio Gmail, devi capire come visualizzare il messaggio originale e non la versione HTML che vedi normalmente.

1. Apri il messaggio originale nel tuo browser. In Gmail, puoi fare clic sul pulsante Altre opzioni e selezionare Mostra originale.
2. Nella visualizzazione del messaggio originale, cerca e fai clic sull'opzione "Scarica originale" per salvare l'e-mail come EML.
3. Se la tua e-mail basata sul Web non ha un'opzione per visualizzare o scaricare il messaggio originale, configura l'e-mail su un client di posta elettronica desktop . Su Windows 10, puoi usare Mail.
4. Apri il messaggio in Mail e fai clic sul pulsante Altre opzioni (tre punti) e seleziona Salva con nome.
5. Seleziona dove vuoi salvare il messaggio e verrà salvato come file EML.

Conclusione

Salvare i messaggi di posta elettronica offline è facile e aprirli è altrettanto facile. In molti casi, questo è il metodo più semplice che puoi utilizzare per allegare un'e-mail a un'altra e-mail. Se c'è un'e-mail importante che pensi ti servirà in seguito, salvarla offline o sul disco locale potrebbe essere una buona idea. Se stai salvando e-mail da un account e-mail di lavoro, assicurati di non violare alcuna politica sul posto di lavoro che ti impedisce di farlo.