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Outlookで不在時の自動返信を有効にする方法
休憩を取るということは、仕事から離れることを意味します。メールも例外ではありません。不在通知は、メールを送信してきた相手に、あなたがデスクにいないことを知らせることになります。
Outlook で不在時の返信を有効にする方法を知っておくことは、2 つの理由で重要です。連絡を取ろうとしているすべての人に返信する時間が節約され、不在の理由が電子メールで正確に伝えられるため、誰も返信を待つ必要がなくなるからです。
この記事では、メールに不在通知を設定する方法と、カレンダーに不在通知ステータスを表示する方法について説明します。この手順は、デスクトップ版とモバイル版の両方に適用されます。
アプリの Outlook で不在時の返信を送信する
Outlookはデスクトップアプリとモバイルアプリの両方で利用できます。両方のプラットフォームでどのように機能するかを見てみましょう。
- デスクトップ アプリの上部にある設定/歯車アイコンをクリックします。
- 設定が開いたら、左側の「アカウント」を選択し、 「自動返信」を選択します。
- [自動返信をオンにする]を選択します。
- [一定期間のみ返信を送信する]の横にあるボックスをオンにして、仕事を休む日時を選択します。
- 不在時の返信をテキスト ボックスに入力し、必要に応じてこのページで有効にするボックスにチェックを入れます。
- [保存]を押します。
ヒント: 不在通知メールはスケジュール設定されたメールとは異なりますが、Outlook でもメールを簡単にスケジュール設定できます。
Outlookモバイルアプリで不在時の返信メールを設定するには、以下の手順に従ってください。ここではAndroid版Outlookアプリを使用していますが、iOSおよびiPadOSでも同様に動作するはずです。
- 左上のメニューボタンをタップします。
- スライドアウト メニューの下部にある設定/歯車アイコンを選択します。
- [メール アカウント]の下のアカウントをタップします。
- [自動返信]を選択し、もう一度タップします。
- [期間内に返信]の横にあるボックスをオンにします。
- 不在時の電子メール返信を書いて、不在時の返信を実行する日時を選択します。
- 保存するには、上部のチェックマークをタップします。
Web ブラウザから Outlook で不在時の返信を送信する
Outlook.com をご利用の場合も、不在通知の設定は同様に簡単ですが、アプリの場合とは手順が少し異なります。Outlook で不在通知を有効にする方法は次のとおりです。
- 右上の設定/歯車アイコンをクリックします。
- 左側の列から「メール」を選択し、右側の「自動返信」を選択します。
- [自動返信をオンにする]の横にあるトグルをクリックします。
- [一定期間のみ返信を送信する]の横にあるボックスにチェックを入れます。
- 開始時刻と終了時刻を入力し、必要に応じてその他の必要なオプションを有効にします。たとえば、不在時に会議を自動的に辞退し、メッセージを連絡先のみに制限することができます。
- テキストボックスに OOO メッセージを入力します。
- Outlook で不在時メッセージを設定するには、[保存]を押します。
ヒント: 不在時の返信はプロフェッショナルな印象を与えるので、それに合わせたメール署名を設定するようにしてください。
Outlook カレンダーに不在通知を追加する方法
Outlook の予定表を上司や従業員、その他あなたの居場所を把握する必要がある人と共有している場合は、不在通知を設定するのが賢明です。そうすれば、あなたが不在中に会議を予定しているときに、あなたが休暇中であることが簡単にわかります。Outlook の予定表で不在通知を有効にする方法は次のとおりです。
- Outlook カレンダーを開きます。
- 新しいイベントを選択します。
- 不在通知に名前を付けましょう。何を書いても構いません。完全にあなた次第です。
- 開始時刻、終了時刻、およびオフィスを離れる具体的な時間を選択します。
- ステータスを「離席中」または「取り込み中」に変更します。
- [保存]を押します。
その他の不在通知メッセージの設定方法
不在時に連絡が来る可能性が最も高い場所、例えばメールやTeamsなどに不在時の返信を設定することが最も重要です。しかし、他のアプリでも不在通知メッセージに対応していることをご存知でしたか？もしそれらのアプリを使っているなら、それらのプラットフォームで連絡が来た場合に備えて、自動返信も設定しておくと良いでしょう。
例えば、スマートフォンやタブレットから手動で返信するのが面倒な場合は、Androidでこれを行うアプリがあります。あるいは、Facebookページを運営している場合は、 Facebookで不在時の返信を設定して、ユーザーをそのページに誘導することもできます。Twitterや、もちろんGmailなどの他のメールクライアントでも利用できるアプリがあります。
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