Outlookで不在時の自動返信を設定する方法

自動返信機能を開き、オンにしてメッセージを入力し、スケジュールを設定します。終了時刻を選択するか、手動で自動返信をオフにすることもできます。

Outlookは通常、この機能が有効になっている間、メールを送信してきた相手に一度だけ自動返信を送信します。以下の手順に従って、お使いのバージョンのOutlookで不在の詳細を共有する前に、送信者設定を確認してください。

適切なOutlookの手順を選択してください

Windows版の新しいOutlookでは、右上隅付近に設定アイコン（歯車マーク）が表示されます。一方、従来のOutlookでは、リボンの左端にファイルタブがあります。Microsoftは、個人用アカウント向けのOutlook.comと、職場や学校用アカウント向けのOutlook on the webを区別しています。アカウントの種類も重要です。Outlookの自動返信機能は、Microsoft 365、Exchange、Outlook.comアカウントではサポートされていますが、Gmail、Yahoo!、その他のPOP/IMAPアカウント（Outlookに追加した場合）ではサポートされていません。

新しいOutlook for Windowsで自動返信を設定する

1. リボンで、[表示]を選択し、[表示設定] を選択します。
2. 設定で、[アカウント] > [自動返信]を選択します。
3. 自動返信をオンにしてください。不在を予定するには、「特定の期間のみ返信を送信する」を選択し、開始日時と終了日時を入力してください。

スケジュールを使用して、不在期間全体をカバーしてください。期間オプションをオフにした場合は、戻ってから自動返信を手動でオフにすることを忘れないでください。

4. 職場や学校のメールボックスの場合、組織外への返信を行うかどうかを選択できます。このオプションが利用可能な場合は、外部への返信を連絡先に限定することで、ニュースレターや迷惑メールフォルダに振り分けられるメッセージを減らすことができます。
5. 同僚へのメッセージを入力し、有効になっている場合は、外部送信者へのメッセージを別途入力します。[保存]を選択します。

従来のOutlook for Windowsで返信を設定する

1. ファイル > 自動応答を選択します。
2. 「自動返信を送信する」を選択します。送信日時をスケジュールするには、「この時間帯のみ送信する」を選択し、開始時刻と終了時刻を設定します。
3. 組織内タブにメッセージを入力してください。職場または学校のアカウントの場合は、組織外タブを使用して別のメッセージを作成し、連絡先のみに返信するか、すべての外部送信者に返信するかを選択できます。[OK]を選択してください。

「ファイル」メニューに「自動応答」が表示されない場合、アカウントが Exchange の自動応答をサ​​ポートしていない可能性があります。Microsoft は、従来の Outlook 向けのルールベースの回避策を文書化していますが、この方法では、不在時に Outlook アプリが起動したままになっている必要があります。この方法を使用する前に、 Microsoft が提供する不在時ルールの作成手順を確認してください。

Outlook on the web または Outlook.com で返信を設定する

1. 設定アイコン（歯車マーク）を選択し、アカウント > 自動返信を選択します。
2. 自動返信をオンにし、必要に応じて「特定の期間のみ返信を送信する」を選択してください。不在となる日時を設定してください。
3. メッセージを入力してください。仕事用または学校用のアカウントの場合は、外部に返信するかどうか、および返信先を連絡先に限定するかどうかを選択してください。[保存]を選択します。

アカウントによっては、カレンダーをブロックしたり、新規招待を自動的に拒否したり、期間中の会議をキャンセルしたりできる場合があります。有効にする前に各オプションを確認してください。会議を拒否またはキャンセルすると、既にカレンダーに登録されている招待にも影響する可能性があります。

終了時刻を設定しなかった場合は、設定 > アカウント > 自動返信に戻り、再度アクセスしたときにこの機能をオフにしてください。Outlook on the web の旧バージョンでは、コントロールや表示が異なる場合があります。Microsoft は、Outlook.com および Web 版の自動返信ガイドで、従来の Web インターフェイス向けの手順を別途提供しています。

iOSまたはAndroid版Outlookで不在通知を設定する

1. Outlookを開き、「設定」をタップします。
2. 更新したいアカウントをタップし、次に「自動返信」をタップします。
3. 自動返信をオンにします。「特定の期間に返信する」を有効にし、スケジュールを設定したい場合は日付と時刻を入力してください。
4. カレンダーをブロックするかどうかを選択し、送信先を設定してメッセージを作成します。「保存」をタップします。

モバイルサポートは、Microsoft 365、Exchange、Exchange Hybrid、およびOutlook.comアカウントに対応しています。

Outlook for Macとカレンダーのステータス

Macでは、メール > ツール > 自動返信を開き、アカウントを選択して自動返信を有効にし、メッセージを入力します。スケジュール設定や外部返信のオプションはアカウントによって異なります。詳しくは、MicrosoftのMac向け手順書をご覧ください。

自動送信メールではカレンダーがブロックされない場合があります。必要に応じて、「不在」とマークした別のイベントを作成し、同僚に不在時間を確認してください。Microsoft のカレンダーに関するガイダンスを参照してください。

明確な不在通知メッセージを作成する

帰国予定日と代替連絡先を記載してください。ただし、機密性の高い旅行情報は避けてください。例：

メッセージありがとうございます。[日付]まで不在のため、戻り次第返信いたします。緊急の場合は、[名前]まで[連絡先]にご連絡ください。

外部からの返信は、メーリングリストや迷惑メールに届く可能性があります。可能な場合は、「連絡先のみ」を選択してください。

簡単なトラブルシューティング

• 従来のOutlookにはボタンがありません。アカウントがPOP/IMAPかどうかを確認してください。ルールによっては、Outlookを開いたままにしておく必要がある場合があります。
• 返信は続きます。終了時刻を追加するか、手動で返信をオフにしてください。
• 外部からの返信がありません。外部送信者オプションと連絡先制限を確認してください。
• メニューはバージョンによって異なります。使用しているOutlookのバージョンを確認し、上記の該当セクションの手順に従ってください。

アカウント固有の詳細については、まずマイクロソフトのOutlook自動返信ガイドを参照してください。