Googleスプレッドシートにドロップダウンリストを追加する方法：2つの簡単な方法

Google スプレッドシートにドロップダウンリストを追加するには、データを入力するセルまたは範囲を選択し、[挿入] > [ドロップダウン]を選択します。ルールエディタで、セルに保存されている値を使用するには[範囲からドロップダウン]を選択するか、短いオプションを直接入力するには[ドロップダウン]を選択します。以下の手順は、現在のデスクトップインターフェイスを使用しています。

適切な方法を選択してください

どちらの方法もデータ検証ルールを使用します。ルールを作成する前に適用範囲全体を選択すると、1回の設定で多数のセルを一度にカバーできます。Google では、セルを右クリックするか、[データ] > [データの検証]を開くなど、他の入力方法も説明しています。

方法1：範囲からドロップダウンを作成する

選択肢がワークシートのセルに格納されている場合は、この方法を使用してください。この例では、タスク名はA列に、ステータスのドロップダウンリストはB列に配置されます。

1. 許可された選択肢をそれぞれ別のセルに、1つの列に入力します。A2 :A4に「下書き概要」、「レビュー原稿」、「発行ページ」などの値を入力し、A1 のヘッダーはソース範囲外に残します。B2 :B100などの宛先セルを選択します。ルールを適用する行が数行しかない場合は、より狭い範囲を選択できます。
2. 「挿入」＞「ドロップダウン」を選択してください。「挿入」メニューからルールエディタに直接アクセスできます。

3. 「条件」で「範囲からのドロップダウン」を選択します。「ソース範囲」ボックスに「$A$2:$A$4」と入力するか、範囲選択ボタンを使用してシート上のセルを選択します。リストが別のタブにある場合は、選択ツールを使用してそのタブとその値セルを選択します。

4. 「適用範囲」に表示されている宛先を確認し、誤ってルールをソースリストに適用しないようにしてください。ルールの適用対象となるセル数を増やしたり減らしたりする必要がある場合は、保存する前に宛先範囲を調整してください。
5. リストにないエントリをスプレッドシートでどのように処理するかを選択します。「入力を拒否」を選択すると、エントリはブロックされます。 「警告を表示」を選択すると、警告を表示しながらエントリを保持できます。詳細オプションでは、チップ、矢印、プレーンテキストなどの表示スタイルを選択することもできます。
6. 「完了」をクリックし、セルのドロップダウン矢印を開いて値を選択します。ソースセルが変更されると、範囲に基づく選択肢もそれに合わせて更新されます。

この方法は、共有スプレッドシートに最適です。なぜなら、すべての検証ルールを編集することなく、選択肢を1か所で管理できるからです。実際の選択肢が含まれているセルのみを選択してください。ヘッダーや未使用の行を含めると、それらが余分なメニュー項目または空白のメニュー項目として表示される可能性があります。

方法2：ドロップダウンオプションを直接入力する

変更頻度の低いコンパクトなリストには、手動ドロップダウンメニューを使用してください。ここでは、監査列に各タスクがチェックされたかどうかが記録されます。

1. 監査ステータスのヘッダーの下にある宛先セル（例：C2:C100）を選択してください。
2. 「挿入」＞「ドロップダウン」を選択し、「条件」を「ドロップダウン」に設定します。これは、範囲からドロップダウンを選択するのではなく、手動で選択する方法です。
3. 最初の値を項目フィールドに入力します。追加の値ごとに「項目を追加」をクリックし、 「監査済み」、「監査未実施」、 「保留中の成果物」をそれぞれ別のオプションとして入力します。保存する前に、項目コントロールを使用してスペルを修正したり、順序を変更したりしてください。

4. リスト外の値を拒否するか、警告を表示するかを決定し、セル内の選択肢の表示方法を変更する場合は表示スタイルを選択します。[完了]をクリックしてルールを保存します。

監査ステータスを適用するには、宛先セルの矢印をクリックします。これでリストが選択した範囲に紐付けられます。ルールセルをシート全体にコピーする必要はありません。後で監査の選択肢が変わった場合は、ルールを編集して項目を更新してください。

ドロップダウンメニューの編集、削除、またはトラブルシューティング

• 矢印またはメニューが表示されない場合：宛先セルを選択し、[データ] > [データの検証]をチェックします。ルールの [適用範囲] がそのセルをカバーしていること、およびセル内のドロップダウンが有効になっていることを確認してください。
• 選択肢が不足しています。範囲ベースのルールの場合、ソース範囲にその値を含むセルが含まれていること、および最後のオプションより前に停止していないことを確認してください。ヘッダーは範囲外に保持してください。手動ルールの場合、ルールを開いて項目を追加または修正してください。
• ユーザーが他の値を入力することも可能です。その場合は、無効なデータ設定を「入力を拒否」に変更してください。例外処理が有用な場合は、「警告を表示」のままにしてください。
• リストを修正する必要があります。ドロップダウンリストのセルを選択し、「データ」>「データの検証」を開いて、条件または範囲を編集し、「完了」をクリックします。ルールを削除するには、エディターで「ルールの削除」を選択します。

正確な現在のコントロールとモバイル固有の手順については、Google の「セル内ドロップダウンの作成」に関する説明を参照してください。表示スタイルの詳細については、Google の「ドロップダウンチップの概要」を参照してください。