Outlookで添付ファイルを保存、抽出、削除する方法

Outlook では、1 つのメッセージ内の添付ファイルを 1 つだけ保存することも、すべての添付ファイルを保存することもできます。削除できる内容はバージョンによって異なります。Windows 版の従来の Outlook では、受信または送信したメッセージからファイルを切り離してメール本体を保持できますが、新しい Outlook および Outlook on the web ではできません。まずファイルを保存してから、新しい場所からコピーが開くことを確認してください。

このガイドでは、「抽出」とは添付ファイルをコンピューターまたはOneDriveにダウンロードすることを意味します。Outlookの組み込みコマンドは一度に1つのメッセージに対してのみ機能します。フォルダー全体を一度に保存するには、別途互換性のあるツールまたはワークフローが必要です。

1通のメールから添付ファイルを保存または抽出する

Windows 版の新しい Outlook または Web 版 Outlook

1. ファイルが含まれているメッセージを開いてください。
2. 添付ファイルの横にあるメニューを開きます。1つのファイルだけをダウンロードする場合は「ダウンロード」を選択し、メッセージ内のすべての添付ファイルを保存する場合は「すべてダウンロード」を選択します。クラウドにコピーを保存したい場合は、「OneDriveに保存」を選択できます。
3. プロンプトが表示されたら、保存先のフォルダーを選択し、「保存」をクリックします。Outlookは通常、最後に使用したフォルダーから起動します。

「すべてダウンロード」は1通のメールに適用されます。添付ファイルも必要な場合は、別のメッセージに対しても同じ手順を繰り返してください。添付ファイルを保存するためだけに開かないでください。ファイルを開かずにコピーが必要な場合は、ダウンロードコマンドを使用してください。

Windows 版クラシック Outlook

1. メールを開くか、閲覧ウィンドウで選択してください。
2. 添付ファイルの横にあるドロップダウン矢印を選択します。「名前を付けて保存」を選択するとそのファイルが保存され、「すべての添付ファイルを保存」を選択するとメッセージ内のすべてのファイルが保存されます。
3. 保存ダイアログでフォルダーを選択し、確定します。クラシック版Outlookではデフォルトで「ドキュメント」フォルダーが選択されますが、別の場所を選択することもできます。

report.pdfのような一般的なファイル名でファイルを保存する前に、保存先を確認してください。Windows が既存のファイルを上書きするかどうかを尋ねてきた場合は、まずファイル名と日付を比較してください。どちらのファイルが新しいか不明な場合は、新しいフォルダーまたはファイル名を選択してください。

メール本文は残したまま添付ファイルを削除

従来のWindows版Outlookでは、送信済みまたは受信したメッセージを閲覧ウィンドウまたは専用ウィンドウで開きます。添付ファイルの横にあるメニューを開き、 「添付ファイルの削除」を選択します。後でファイルが必要になる可能性がある場合は、先にコピーを保存してください。メッセージを閉じ、Outlookから変更内容の保存を求められたら保存します。

同じメッセージから複数の添付ファイルを削除するには、最初の添付ファイルを選択し、Shift キーを押しながら最後の添付ファイルを選択して、[添付ファイルの削除]を選択します。Outlook には、複数のメッセージから添付ファイルを一度に削除する組み込みコマンドはありません。画像やファイルがヘッダーではなくメッセージ本文内に表示されている場合は、メッセージを別のウィンドウで開き、[その他の移動操作] > [メッセージの編集]を選択し、アイテムを選択して Delete キーを押します。プロンプトが表示されたら、メッセージを保存します。

新しいOutlookとOutlook on the webでは、どのような変更点がありますか？

送信前に下書きから添付ファイルを削除できます。下書きを開き、ファイル名の横にある矢印を選択して、「添付ファイルを削除」を選択してください。これで、ファイルは削除された状態で下書きだけが残ります。

既に送信または受信したメッセージの場合、新しい Outlook、Outlook on the web、および Outlook.com では、メール全体を削除した場合にのみ添付ファイルが削除されます。メールの内容が重要な場合は、まずファイルをダウンロードしてください。テキストを保持する必要がある場合は、ファイルを含まないメッセージのコピーを転送してから、元のメッセージを削除できます。削除済みアイテムからも削除するには、そこからも削除してください。これによりメッセージ全体が削除されるため、意図した場合にのみ使用してください。

フォルダ全体を処理する必要がありますか？

この記事の以前のバージョンでは、サードパーティ製のKopf Outlook Attachment Removerについて説明しました。これには、フォルダーレベルの抽出機能や、削除したファイルをリンクに置き換えるオプションなどが含まれています。これらはベンダー固有の機能であり、Outlook コマンドではありません。インストールする前に、発行元の最新バージョンとサポートされている Outlook クライアントを確認し、組織のソフトウェア規則に従ってください。Microsoft は、新しい Outlook では COM および VSTO アドインがサポートされていないことを指摘しています。ユーティリティがこれらのタイプに依存している場合は、互換性のある代替手段が必要になります。Microsoft のOutlook アドイン互換性ガイダンスを参照してください。

日常的な使用においては、Outlookに組み込まれている保存オプションが、個々のメッセージからファイルを抽出する最も簡単な方法です。サードパーティ製の一括ツールを使用する場合は、まず少量のメールでテストを行い、保存されたファイルとメッセージレコードが破損していないことを確認してから、より大きなフォルダを処理してください。

添付ファイルを開く前に

ファイルを保存したからといって、安全になるわけではありません。Outlook は、潜在的に危険なファイルの種類をブロックする場合があります。また、Microsoft は、見知らぬ送信者からのファイルには注意するよう推奨しています。予期しない添付ファイルについては、信頼できるチャネルを通じて送信者に確認し、セキュリティ ソフトウェアを常に最新の状態に保ってください。最新のメニューの詳細については、Microsoft のOutlook 添付ファイルの保存方法と添付ファイルの削除方法に関するガイドを参照してください。