Перерыв — это отказ от работы, в том числе и от электронной почты. Сообщение об отсутствии на рабочем месте информирует любого, кто пишет вам, о вашем отсутствии на рабочем месте.
Знание того, как включить функцию ответов об отсутствии на рабочем месте в Outlook, крайне важно по двум причинам: это сэкономит вам время на ответы всем, кто пытается с вами связаться, и никто не будет ждать вашего ответа, поскольку в электронном письме будет указана точная причина вашего отсутствия.
В этой статье объясняется, как добавить сообщение об отсутствии на работе в электронную почту и как добавить статус «нет на работе» в календарь. Инструкции применимы как для пользователей настольных компьютеров, так и для мобильных устройств.
Отправьте сообщение об отсутствии на рабочем месте в приложении Outlook
Outlook доступен как в виде настольного, так и мобильного приложения. Давайте рассмотрим, как это работает на обеих платформах:
- Нажмите значок настроек/шестеренки в верхней части приложения на рабочем столе.
- Когда откроются настройки, выберите слева «Учетные записи» , а затем «Автоматические ответы» .
- Выберите Включить автоматические ответы .
- Установите флажок рядом с опцией Отправлять ответы только в течение определенного периода времени , а затем выберите даты и время, когда вы будете отсутствовать на работе.
- Введите текст ответа об отсутствии на рабочем месте в текстовое поле и при желании отметьте галочками все поля на этой странице, которые вы хотите включить.
- Нажмите « Сохранить» .
Совет : электронные письма, отправляемые при отсутствии на рабочем месте, отличаются от запланированных электронных писем, хотя вы также можете легко запланировать отправку электронных писем в Outlook .
Чтобы настроить функцию ответа на электронное письмо об отсутствии на работе в мобильном приложении Outlook, выполните следующие действия. Мы используем приложение Outlook для Android , но оно должно работать аналогично на iOS и iPadOS:
- Нажмите кнопку меню в левом верхнем углу.
- Выберите настройки/ значок шестеренки в нижней части выдвижного меню.
- Нажмите на свою учетную запись в разделе «Учетные записи почты» .
- Выберите «Автоматические ответы» , а затем нажмите на него еще раз.
- Установите флажок рядом с опцией Ответить в течение определенного периода времени .
- Напишите ответное письмо об отсутствии на работе и выберите дату и время, когда вы хотите, чтобы был отправлен ответ об отсутствии на работе.
- Чтобы сохранить, нажмите на галочку вверху.
Отправка ответа об отсутствии на работе в Outlook из веб-браузера
Если вы используете Outlook.com , настроить ответы OOO так же просто, но шаги немного отличаются от тех, что вы делаете в приложении. Вот как включить функцию «Нет на месте» в Outlook:
- Нажмите на значок настроек/шестеренки в правом верхнем углу.
- В левом столбце выберите «Почта» , а в правом — «Автоматические ответы» .
- Нажмите на переключатель рядом с опцией Включить автоматические ответы .
- Установите флажок рядом с опцией Отправлять ответы только в течение определенного периода времени .
- Укажите время начала и окончания, а также при желании включите любые другие интересующие вас параметры. Например, вы можете автоматически отклонять приглашения на встречи, пока вас нет, и отправлять сообщения только своим контактам.
- Напишите ваше ООО-сообщение в текстовом поле.
- Нажмите «Сохранить» , чтобы настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook.
Совет : Ответы на сообщения об отсутствии на рабочем месте носят профессиональный характер, поэтому обязательно настройте соответствующую подпись в электронной почте .
Как добавить функцию «Нет на работе» в календарь Outlook
Если вы предоставляете доступ к своему календарю Outlook своему руководителю, сотрудникам или кому-либо ещё, кому нужно знать, где вы находитесь, разумно настроить событие для вашего отсутствия. Таким образом, когда люди планируют встречи в ваше отсутствие, они будут легко видеть, что вы в отпуске. Вот как включить функцию «Нет на месте» в календаре Outlook:
- Откройте календарь Outlook .
- Выберите Новое событие .
- Как назвать своё мероприятие, которое вы проведёте вне офиса. Неважно, что вы напишете — это полностью ваше дело.
- Выберите время начала, время окончания и конкретные часы вашего отсутствия в офисе.
- Измените свой статус на «Нет на месте» или «Занят» .
- Нажмите « Сохранить» .
Как настроить другие сообщения об отсутствии на работе
Крайне важно настроить автоответчик там, где люди, скорее всего, будут писать вам, пока вас нет на работе, например, в электронной почте и Teams . Но знаете ли вы, что другие приложения тоже поддерживают сообщения типа «нет на работе»? Если вы ими пользуетесь, было бы разумно настроить автоответчик и там, на случай, если с вами попытаются связаться на этих платформах.
Например, есть приложение для Android, которое позволяет делать это, если вам не хочется отвечать вручную с телефона или планшета. Или, может быть, вы управляете страницей в Facebook; настро��те функцию «Отсутствие на работе» в Facebook, чтобы ваши пользователи были там. Есть также приложение для Twitter и, конечно же, для других почтовых клиентов, таких как Gmail.